مهارات السكرتير الناجح، الذي له دور فعال وحيوي في أي مؤسسة أو شركة، حيث أن السكرتير هو الشخص المسؤول عن تنظيم جميع الأمور الإدارية مثل ترتيب جدول الأعمال، وحفظ أسرار العمل، وترتيب وتنظيم الوثائق والكتب المهمة، وتجدر الإشارة إلى أنه من أجل السكرتير يمكن أن يقال إنه سكرتير ناجح، ويجب أن يكون لدى الشخص عدد من المهارات والسمات المحددة.
تعرف علي
مهارات السكرتير الناجح .. مهارات التعامل مع الآخرين
مهارات السكرتير الناجح .. مهارات التعامل مع الآخرين
لا شك أن مهارات السكرتير الناجح كثيرة جدًا، ومن أهم هذه المهارات مجموعة من المهارات الشخصية، وهي
1- الاهتمام بالمظهر الخارجي وارتداء ملابس أنيقة ونظيفة ويفضل أن تكون رسمية ومناسبة قدر الإمكان مع جو العمل والإدارة.
2- امتلاك شخصية قوية ودرجة عالية من الثقة بالنفس.
3- حسن السلوك والمعاملة، والتمتع بأدب لائق.
4- التحدث بطلاقة ولكن بلغة مفهومة وواضحة وطبعًا بصوت معتدل بعيدًا عن الصراخ وليس بصوت منخفض أيضًا.
5- الالتزام بكافة القوانين المؤسسية وعدم مخالفتها بأي حال من الأحوال، مثل عدم الضحك بصوت عالٍ، والأكل في المكتب، والتدخين، وغيرها من القوانين المؤسسية المتفق عليها.
6- التمتع بقدر كاف من التوازن وتهدئة الأعصاب والابتعاد عن التوتر أو العصبية.
7- الولاء للمؤسسة أو الشركة.
8- التحلي بالمرونة الكافية في التعامل مع الآخرين.
قد تكون مهتمًا بـ
مهارات السكرتير الناجح … مهارات عملية
مهارات السكرتير الناجح … مهارات عملية
بالإضافة إلى المهارات الشخصية للسكرتير الناجح، هناك عدد من المهارات العملية التي يجب أن يمتلكها السكرتير الناجح، ولعل أهم هذه المهارات هي
1- وجود عدد لا بأس به من اللغات التي يمكن أن تساعدك على التعامل بشكل جيد مع الشركات المختلفة في العالم.
2- أن يكون لديه القدرة على التعامل مع كافة تطبيقات الحاسب الآلي المتعلقة بتنظيم العمل والوثائق وغيرها.
3- امتلاك المهارات العامة التي تساعد على حسن التعامل مع المراجعين والموظفين وضيوف المؤسسة.
4- أن يكون حاصلاً على مؤهل علمي عالٍ في مجال عمل المؤسسة.
5- القدرة على أرشفة أي قدر من المعلومات والقدرة على الرجوع إليها في أي وقت بسهولة وسرعة.
6- امتلاك مهارات التفاوض مع الآخرين والقدرة على قبول الآراء الأخرى.
7- امتلاك مهارات إعداد التقارير والقدرة على إعداد أي تقرير قد يطلبه المدير.
8- القدرة على تنفيذ إجراءات البريد الوارد والصادر ومعرفة كيفية إدارة المراسلات الداخلية وتعميمها بين الإدارات بالمنظمة.
9- القدرة على التعامل مع الأدوات المختلفة الموجودة في المكتب مثل برامج الإنترنت والفاكس والطابعة، بالإضافة إلى امتلاك خلفية ولو بسيطة عن كيفية إصلاح هذه الأشياء بسرعة عند الضرورة.
تعرف علي
مهارات السكرتير الناجح … المهارات الأخلاقية
مهارات السكرتير الناجح … المهارات الأخلاقية
تعتبر المهارات الأخلاقية من أهم مهارات السكرتير الناجح. يجب أن يمتلك السكرتير الناجح عددًا من المهارات الأخلاقية الضرورية، مثل
1- الصدق إلى أقصى حد ممكن، حيث يكون الصدق من أهم مهارات السكرتير الناجح.
2- الصدق الشديد وعدم إفشاء أي أسرار عمل لأي شخص أو كيان أو مؤسسة.
3- النزاهة التامة والعمل بإخلاص.
4- الالتزام بالمواعيد وعدم التأخر عن العمل.
5- معاملة الآخرين بموضوعية تامة وحيادية.
6- تحمل المسؤولية.
قد تكون مهتمًا بـ
واجبات السكرتير
واجبات السكرتير
1- تنظيم المواعيد والمقابلات.
2- إدارة البريد والفاكس وجميع الرسائل والمكالمات التي تربط المنشأة أو الشركة بعملائها، وإرسال جميع الرسائل الواردة إلى المدير لمراجعتها، ثم إرسال الرد.
3- الإلمام بكافة المواعيد والجداول الزمنية لعمل المدير وتنظيم مواعيد المقابلات والاجتماعات حسب جدوله، بالإضافة إلى اختيار أماكن الاجتماعات.
4- تجميع وتنظيم كافة مستندات العمل بشكل يسهل الرجوع إليها في أي وقت.
5- التعامل مع جميع الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ جميع الوظائف والمعاملات.
6- إعداد التقارير اللازمة عن جميع الموظفين في المؤسسة وأعمالهم التي قاموا بها على مدار الشهر.
7- التواجد في الاجتماعات وتدوين كافة المعلومات والمذكرات الخاصة واستخراج أهم النقاط التي دار حولها الاجتماع ثم عرضها على المدير فيما بعد.
8- التعاقد مع شركات مختلفة لغرض تحسين العمل ودمجها مع باقي الشركات.
9- الإلمام بكافة العمليات المصرفية التي تمت في الشركة ورفع تقارير مفصلة عنها للمدير بشكل دوري.
10- التعرف على اقتراحات الموظفين وتجميعها وتدوين شكاواهم وعرضها على المدير فيما بعد.
11- اعداد عمليات السفر مثل الحجز واختيار محل الاقامة ونحو ذلك.
12- التواصل المستمر مع جميع وحدات الشركة ومتابعة أعمالها بشكل مستمر والتأكد من قيام الجميع بعملهم على أكمل وجه.
تعرف علي
أنواع السكرتارية
أنواع السكرتارية
1- سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري
سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري
وهو مسؤول عن سلسلة كاملة من المهام الإدارية لمسؤول في الإدارة العليا ويتولى مهامه على شكل مشاريع متكاملة بحيث يكون هو الشخص المسؤول عن إنجازها في الوقت المحدد، ولعل أبرز مثال على هذا النوع من السكرتارية هي الشخص الذي يتولى مهمة إعداد وإعداد التقارير السنوية للمؤسسة، وتجدر الإشارة إلى أن من يتولى هذا المنصب يجب أن يكون على دراية بل ومتعمقة في جميع تعاملات المنظمة وهيكلها التنظيمي، ويمتلك درجة عالية من المهارات الفنية المتخصصة.
2- الأمين العام
الأمين العام
مسؤول عن عدد من الخدمات والأعمال المكتبية لعدد من الإدارات المنظمة، حيث يقدم الأمين العام للمنظمة خدمات مكتبه لقسم شؤون الموظفين، وكذلك قسم التدريب، والإدارة المالية، ووحدة الصيانة، إلخ.
3- سكرتير خاص
في هذا النوع، يكون الشخص مسؤولاً عن جميع الأعمال المكتبية المتعلقة بمهام السكرتارية لقسم معين أو لشخص معين.
4- سكرتير متخصص
أما بالنسبة لهذا النوع، فالشخص مسؤول عن تقديم جميع خدمات العمل المكتبي لنشاط تخصصي محدد في المؤسسة، ولعل أبرز الأمثلة على هذا النوع هي السكرتارية الطبية، والسكرتارية التربوية، وما إلى ذلك.
قد تكون مهتمًا بـ
5- سكرتير مؤقت
هي وحدة تم إنشاؤها لفترة معينة لتتولى عددًا من المهام المكتبية المخصصة لمساعدة قسم معين في الشركة أو شخص في المؤسسة، مثل أن لدى المنظمة مشروعًا معينًا سيتم تنفيذه خلال فترة زمنية معينة ولهذا المشروع عدد من الوحدات، بما في ذلك وحدة السكرتارية.
وهكذا تعرفنا على المهارات العملية والشخصية والأخلاقية لسكرتير ناجح، كما تعرفنا على أهم مهام الوظيفة وأنواع السكرتارية.