بالطبع، تختلف رسائل البريد الإلكتروني للأساتذة عن رسائلك النصية مع الأصدقاء (أو حتى رسائل البريد الإلكتروني مع الزملاء وزملاء الدراسة). انظر دائمًا إلى المرحلة التعليمية باعتبارها حجر الزاوية في حياتك المهنية ومستقبلك الشخصي، وبالتالي يجب عليك الالتزام بقدر كبير من الاحتراف في جميع تعاملاتك، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، بغض النظر عن محتواها. يجب أن تلتزم دائمًا بالبريد الإلكتروني الأكاديمي (الجامعة الرسمية) وأن تبدأ وتختتم رسائلك بتحية رسمية. بالطبع، لا خلاف على أن الأسئلة والطلبات – وحتى الشكاوى – يجب أن تصاغ بقدر كبير من الاحترام والمهنية. تعامل مع رسالتك الموجهة إلى أستاذك في الجامعة أو المدرسة كرسالة إلى رئيس الجمهورية أو كوثيقة اتصال رسمية بين مؤسستين ؛ اكتب بطريقة رسمية وبليغة، وتذكر دائمًا أهمية التدقيق الإملائي والنحوي للحرف للتأكد من عدم احتوائه على أي أخطاء.
خطوات
انطباع جيد في الرسالة الأولى
1 قم بالبحث بنفسك للعثور على الإجابة التي تبحث عنها أولاً. في كثير من الحالات، قد يكون السؤال الذي تريد الاستفسار عنه قد تمت الإجابة عليه بالفعل في المنهج أو المواد التعليمية التي أعطاك إياها الأستاذ في بداية الفصل الدراسي، وبغض النظر عن مدى كسلك بشأن إجراء البحث بنفسك أو أنك تشعر بالميل إلى ذلك. تواصل مباشرة مع الأستاذ، يجب عليك بذل جهد. يكفي أولاً وأن المعلم ليس مضطرًا إلى شرح ما هو واضح، أو يفترض أنه كذلك. ستظهر نفسك كطالب كسول يزعج أستاذك إلى أقصى حد، ناهيك عن تضييع وقته في رسالة بريد إلكتروني طويلة وواسعة تطلب شيئًا ما قد أجاب عنه بالفعل، هناك مباشرة على مكتبك أو في مستند العرض التقديمي الخاص بك . X مصدر البحث
- من المفترض أن يحتوي المنهج الدراسي أو دليل الموضوع على مهام الدورة التدريبية المتعلقة بالموضوع، وكيفية تنسيق البحث، والأوراق، والمهام، والمواعيد النهائية، وغيرها من القوانين والأخلاق المنظمة.
- إذا حصلت فقط على قائمة قراءات من أستاذك أو لم تتمكن من العثور على إجابة لما تبحث عنه في المنهج الدراسي، فلا بأس من الاتصال بأستاذك مباشرة عبر البريد الإلكتروني.
2 استخدم بريدك الإلكتروني للدراسة. تمتلئ صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بأساتذة الجامعات بمئات الرسائل كل يوم، مما يجبرك على التفكير في الكتابة إلى أستاذك باستخدام حساب البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بجامعتك أو مدرستك. في الرسالة وتأكد من أن الأستاذ يميز الرسالة وصاحبها، وبالتالي يتفاعل معها بمزيد من العناية، خاصة أنه من المؤكد أن الرسالة تحمل اسمك واسم مدرستك / جامعتك، وبالتالي سيعطيها الأستاذ. من الاهتمام المطلوب. X مصدر البحث
3 اكتب عنوانًا واضحًا ومميزًا. يجب أن يشرح سطر الموضوع مباشرة لمتلقي الرسالة موضوعها ومحتواها دون الحاجة حتى إلى فتح الرسالة، مما يضمن أن الأستاذ سيولي اهتمامًا كافيًا للرسالة وربما يرد على الفور أو يخصص الوقت اللازم لاحقًا لفحصها و يرد عليك. وفقًا لما سبق، لا بديل عن التفكير في اختيار عنوان واضح ومباشر ومعبّر. X مصدر البحث
- على سبيل المثال، يمكن أن يكون سطر الموضوع للرسالة “سؤال بخصوص الدراسة البحثية” أو “الاختبار النهائي”.
4 ابدأ رسالتك بتحية باستخدام لقب الأستاذ واسمه. عند الكتابة إلى أستاذ جامعي، يجب أن تعامل نفسك بقدر كبير من الجدية والكرامة. اختر لغة الأطروحة حسب ما هو متعارف عليه في الاتصال الإلكتروني في جامعتك أو حسب تفضيل أستاذك الجامعي ؛ استخدم اللغة الإنجليزية إذا كان هذا هو الأسلوب الشائع، في حين أن كتابة خطاب باللغة الإنجليزية إلى أستاذ اللغة العربية الخاص بك لن يكون مناسبًا. يختلف الاعتماد على الاسم الأول أو اسم العائلة من دولة إلى أخرى، لذا تأكد من استخدام الأسلوب الإلزامي للخطاب المهذب في بلدك. ابدأ رسالتك بكتابة (السيد د. مهاب الدمرداش، تحياتي وبعد،) ثم تابع كتابة الرسالة. X مصدر البحث
- تأكد من استخدام العنوان الصحيح، سواء كان “أستاذ” أو “دكتور” وفقًا لأحدث درجة أستاذ.
- من المقبول الاعتماد على تنسيق أقل رسمية للترحيب، بشرط أن يكون هناك اتصال مسبق على الأرض أو مراسلات ودية بينك وبين الطرف الآخر. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “مساء الخير يا أستاذ ماجد”.
اكتب محتوى الرسالة
1 قدّم نفسك في نص الرسالة. يتعامل الأستاذ الجامعي مع عدد كبير من الطلاب، لذلك فهو بحاجة إلى تذكير نفسك بموقف أو علامة مميزة يعرف بها من أنت. اذكر اسمك والموضوع والفصل الذي يكون المعلم مسؤولاً عنه، وكأنك تقول (أنا [اسمك]أدرس معكم موضوع “الإعلام والمجتمع” الدفعة الثالثة كلية الآداب جامعة القاهرة). X مصدر البحث
2 تحدث مباشرة عن موضوع الرسالة. لدى أساتذة الجامعات مخاوف كثيرة ووقتهم ضيق للغاية، لذلك من الضروري عدم الخوض في النص غير المفيد للرسالة، ولكن بدلاً من ذلك، التحدث مباشرة عما تريده، بشكل مباشر ومختصر، مع حذف أي تفاصيل غير ضرورية يمكن الاستغناء عنها . X مصدر البحث
- على سبيل المثال إذا كنت بحاجة إلى طرح سؤال حول المهمة، فيمكنك أن تقول مباشرةً “لدي سؤال بخصوص المهمة المستحقة يوم الخميس المقبل ؛ هل تفضل العمل عليها بشكل فردي أم في مجموعات “
3 اكتب جملًا كاملة وصحيحة نحويًا ومفهومة. يختلف البريد الإلكتروني عن منشورات Facebook أو المراسلات الهاتفية مع صديقك، مما يعني أنه من المهم التمسك بالكتابة باللغة العربية القياسية أو الإنجليزية الصحيحة. اكتب جمل كاملة وبدون أي اختصارات أو كلمات عامية، فإن أيًا مما سبق قد ينتقص من مهنتك ويترك انطباعًا غير سار عن الأستاذ. X مصدر البحث
- على سبيل المثال، لا تكتب كلمات عامية، مثل “صباح الخير، سنفعل ماذا،” واستبدلها بالشكل القياسي الصحيح.
- بدلاً من ذلك، يمكنك أن تكتب “لقد ألقينا محاضرة جيدة معك صباح الماضي. ما هي مهام الغد”
4 اكتب بنبرة احتفالية. عند التواصل مع أستاذك – وخاصة في الأوقات الأولى للمراسلات الإلكترونية – يجب أن تلتزم بنبرة رسمية وأن تكتب بلغة رسمية ومهنية للغاية. مرة أخرى، تخيل أنك في مراسلات تجارية أو بين مؤسستين كبيرتين. هذا يعني عدم الكتابة بعبارات عامية، وعدم تضمين الرموز التعبيرية وما شابه ذلك. فقط من خلال التبادل المتكرر للمراسلات، ووجود حالة من المودة بينك وبين أستاذك الجامعي، يمكن تجاوز هذه الخطوط الحمراء بقليل من الحذر والكتابة إلى أستاذك الجامعي بمزيد من الحرية والراحة. هذا يعتمد بالطبع على ما يفضله أستاذك نفسه ؛ هل لديه شخصية صارمة ملتزمة بالمراسلات الرسمية فقط، أم أنه لا يمانع قليلاً في الأسلوب التبسيطي وغير الرسمي (وقد بدأ هو نفسه في إرسال الرموز التعبيرية في مراسلاته معك)
5 قل طلباتك بأدب شديد. للطلاب الحق في توجيه الطلبات، مهما كانت، إلى الأساتذة، لكن التحدث بغطرسة وبشكل إلزامي أو الاستحقاق المفرط لن يجلب لك أي شيء. X مصدر البحث
- على سبيل المثال قد تحتاج إلى فترة زمنية أطول للعمل على ورقة بحثية ؛ بدلاً من أن تقول، “لقد توفيت عائليًا، وأريد تأجيل جريدتي”، يمكنك أن تقول، “لقد مررت بأسبوع صعب بسبب وفاة جدتي، وأرجو العفو الخاص بك لمدة يومين إضافيين من أجل إنهاء بحثي “
6 التزم بعلامات الترقيم الصحيحة. لا يوجد ما يمنعك من وضع فاصلة أو نقطة بين كل كلمة في المراسلات مع أصدقائك ؛ افعل ما يحلو لك، سواء كتبت مليون علامة ترقيم أم لا على الإطلاق. ولكن عندما يتعلق الأمر بإرسال بريد إلكتروني إلى أستاذك، فليس هناك بديل عن الالتزام باستخدام علامات الترقيم بأفضل طريقة ممكنة. X مصدر البحث
7 اكتب الكلمات كاملة بدون اختصارات. يهيمن الإنترنت على المراسلات الإلكترونية، ولكن عندما يتعلق الأمر بالمراسلات المهنية والأكاديمية، يجب أن تترك كل ذلك وراءك. كتابة جمل وكلمات كاملة مع التهجئة الصحيحة ؛ لا تكتب أي اختصارات مهما كانت مألوفة طالما أنها غير مقبولة الاختصارات الرسمية، ولا تكتب بلغة فرانكو (العربية مع الحروف الإنجليزية)، إما أن تكتب رسالتك بالإنجليزية أو تكتبها بالعربية. X مصدر البحث
- تأكد من مراجعة القواعد النحوية والإملائية للحرف.
8 التزم بتنسيق النص الصحيح. ضع في اعتبارك التنسيق الإلكتروني لبريدك الإلكتروني، على سبيل المثال، لا تكتبه بخط كبير جدًا أو تجعل كل النص غامقًا أو مائلًا. في اللغة الإنجليزية، تأكد من كتابة الحرف الأول من الجمل والأسماء كحرف كبير، وتجنب استخدام الأحرف الكبيرة كما يحلو لك أو في أماكن أخرى غير أماكنها الصحيحة. تأكد أيضًا من تنظيم الفقرات وترك المساحات المناسبة لتسهيل قراءة البريد الإلكتروني وحتى كتابة كل كلماتك في قالب واحد يصعب التنقل فيه.
انتهت الرسالة
1 اذكر بوضوح ما تريده من معلمك في نهاية الأطروحة. في ختام الأطروحة أو قرب نهايتها يجب أن تذكر لأستاذك ما تريده منه بالتحديد ؛ سواء كنت تريد منه الرد على الرسالة، تريد مقابلته، أو أي شيء آخر. يجب أن تعبر عما تتوقعه من أستاذك للتأكد من أنه يفهم ما تحتاجه وتريده، وبالتالي يكون قادرًا على الاستجابة لك كما تأمل. X مصدر البحث
2 أعد قراءة الرسالة لتصحيح القواعد النحوية والإملائية. راجع كل حرف مكتوب في رسالتك للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو أخطاء نحوية أو صياغة سيئة في أي من الكلمات أو الجمل، وبغض النظر عن مدى دقتك في وقت الكتابة، فمن المرجح أن تجد خطأ أو خطأين يحتاجان إلى تصحيح. X مصدر البحث
3 انظر إلى البريد الإلكتروني من وجهة نظر الأستاذ. يساعدك هذا في الحكم على أسلوب الرسالة وصياغتها. فكر في النبرة المستخدمة وكيفية صياغتها ومحتوى رسالتك وما إذا كانت تحتوي على طلب وقح أو ما شابه. تأكد أيضًا من صياغتك للرسالة ببلاغة ودقة قدر الإمكان، حيث لا يجب أن تطرفها بتفاصيل غير مهمة، وهذا بدوره يعد نقصًا في الاحتراف في التواصل. X مصدر البحث
4 أغلق البريد الإلكتروني بتحية. تمامًا كما في بداية الرسالة، يجب أن تنهيها بطريقة رسمية وعرفية، وهي التحية الصحيحة. اكتب “مع خالص الشكر” متبوعة بفاصلة “واسمك الكامل في السطر التالي. X مصدر البحث
5 استمر في تلقي رد على رسالتك في غضون أسبوع. لا تشعر بالحاجة إلى إلحاح أستاذك للحصول على رد، لذا أرسل رسالتك واستمر في التحقق من بريدك الوارد مرة واحدة يوميًا أو نحو ذلك للتحقق من الرد. بعد أسبوع، يمكنك إعادة الاتصال بأستاذك، والذهاب إليه مباشرة، والتحدث معه عبر الهاتف، أو ربما فاته قراءة رسالتك بسبب بعض التوتر والانشغال. لاحظ أن هذا الطول الزمني المقترح يختلف اعتمادًا على ما إذا كانت الرسالة عاجلة أم لا. X مصدر البحث
6 اشكر معلمك على الرد. يجب أن تُظهر لأستاذك أنك تقدر الوقت والاهتمام بالرد على رسالتك بمجرد حصولك على رد، حتى لو لم يكن هناك مزيد من المناقشة. تأكد من الرد على الرسالة التي تقول “شكرًا جزيلاً لك” إذا كان ذلك كافيًا، أو أعد كتابة رسالة أخرى باتباع الإرشادات نفسها أعلاه للتأكد من أن الرد ليس أقل احترافية من رسالتك الأولى. ضع في اعتبارك أيضًا أن تطلب مقابلة الأستاذ شخصيًا، في حالة عدم الرد على مشكلتك أو حلها بشكل مناسب من خلال التواصل عبر البريد الإلكتروني.
- على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “شكرًا جزيلاً لك على الإجابة على سؤالي. أتمنى ألا تمانع في طرح المزيد من الأسئلة عليك خلال المحاضرة التالية.”
- إذا كنت ترغب في إجراء مقابلة شخصية مع الأستاذ، يمكنك أن تكتب “شكرًا جزيلاً لك على تعليقاتك المهمة حول هذا الموضوع. آمل أن أحظى بشرف التحدث معك وجهًا لوجه لإجراء مناقشة أكثر تفصيلاً إذا سمح وقتك بذلك “.
أفكار مفيدة
- فكر في طرح السؤال على أحد زملائك أولاً، خاصةً إذا كنت بحاجة إلى معرفة ما فاتك بسبب غيابك، أو فشلك في التركيز مع الأستاذ، أو نحو ذلك.