تعتبر كيفية كتابة طلب مكتوب للجامعة من الأمور المهمة التي يجب معرفتها وإتقانها بشكل صحيح لتقديمها إلى الجهة الرسمية المختصة بها بشكل سليم، حيث تتطلب كتابة هذا الطلب بعض المعايير والشروط التي يجب أن يتم الوفاء بها، لذلك سوف نتعلم من خلال كيفية كتابة طلب مكتوب إلى الجامعة.
كيفية كتابة طلب مكتوب للجامعة
يتميز الطلب الكتابي بأنه مستند مكتوب من أجل تقديم طلب للحصول على شيء معين، أيا كان ما يخص مقدم الطلب أو شخص آخر، حيث يتم تعريفه على أنه ورقة رسمية مقدمة إلى جهة حكومية من أجل الحصول على كمية معينة من المعلومات، وهذه المعلومات هي الموضوع الرئيسي للطلب الكتابي.
يمكن تقديم الطلب على الورق أو إلكترونيًا باستخدام الكمبيوتر. يُعرف أيضًا بالشكل القانوني المكتوب بأسلوب رسمي يستخدم في المعاملات الرسمية في الإدارات المؤسسية العامة والخاصة، على سبيل المثال تقديم طلب للحصول على إجازة من العمل، وخطوات كتابة طلب مكتوب هي أمور مهمة يجب تطويرها لأخذ بعين الاعتبار بعض الشروط والضوابط التي يجب الالتزام بها ومنها ما يلي
- كتابة الاسم الكامل للشخص المكون من أربعة مقاطع لفظية أو الاسم المعروف له ضمن بيئة العمل في حالة ارتباط الطلب بمعاملات العمل.
- اكتب عنوان الشخص بالتفصيل، والذي من المفترض أن يتضمن مكان الإقامة أو العمل، بالإضافة إلى مزيد من المعلومات التي قد تساعد في توضيح العنوان.
- كتابة الرقم الشخصي أو الأرقام الشخصية التي يمكن من خلالها التواصل مع مقدم الطلب.
- اكتب بيانات عنوان البريد الإلكتروني في الطلب الكتابي الإلكتروني أو التي تحتوي على مرفقات عبر الإنترنت.
- حدد الموضوع الرئيسي للطلب المكتوب مثل التقدم بطلب للتسجيل الجامعي، مما يدل على الغرض من تقديمه.
- كتابة تاريخ تقديم الطلب والذي يمكن اعتباره تاريخ إرساله أو استلامه وتنفيذه لما يحتويه.
مكونات طلب مكتوب للجامعة
في معظم الحالات، يحتوي الطلب الخطي على مجموعة من المكونات الأساسية، وهي
- عنوان مرسل الطلب لسهولة الوصول إليه من قبل السلطة التعليمية أو الجامعة الموجه إليها الطلب.
- موضوع الطلب الكتابي والعناصر التي يحتوي عليها التي توضح الطلب وتوضحه.
- بيانات تفصيلية أخرى مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني ورقم الحساب المصرفي إذا طلب ذلك.
- عنوان الجهة المستقبلة وفي هذه الحالة تكون الجامعة.
استمارات طلب جامعية مكتوبة
استمارة الطلب المكتوبة هي المنظمة أو شكلها وفيما يلي بعض الأمثلة عليها
1- النموذج الأول
يتضمن هذا النموذج رقم الجامعة للطالب أدناه. ونلاحظ أنه بدأ بالبسملة وبعد حصر التفاصيل تمت التحية، ثم أدخل الموضوع وحرر الاسم، وهو كالتالي
بسم الله الرحمن الرحيم
تاريخ / /
الأستاذ أ. عميد الكلية المحترم
بعد التحية
الموضوع …………….
أود أن أشير إلى أنني بحاجة إلى ……………………………………………………
………………………………………………………………………………………… ..
……………………………………………………………………………………….
وذلك ………………………
مع الاحترام الواجب، الطالب ………………………………
رقم الجامعة ……………… ..
2- النموذج الثاني
في هذا النموذج لطلب الجامعة الخطي، يوجد البريد الإلكتروني للمرسل بجوار عنوان إقامته، مما يسهل عملية الرد عليه بعد تحديد موقف طلبه، ونبين في الشكل التالي
تاريخ / /
إلى السيد / جامعة السادة …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………، بأقصى درجات التقدير والاحترام .
اسم مقدم الطلب المكتوب ……………………………………………………………………………………………… ..
التوقيع…………………………………………………
الاسم الكامل لمقدم الطلب ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………
العنوان الكامل ……………………………………………………… ..
رقم هاتف…………………………………………………..
البريد الإلكتروني…………………………………………………..
هذه هي النماذج التي يتم استخدامها في حالة رغبة الطالب في معرفة كيفية كتابة طلب مكتوب للجامعة، ويمكن للطالب تغيير التنسيق أو التنظيم حسب ما يريد، حيث أن هذه النماذج لا تعتبر نمطًا يجب الالتزام به، حيث يمكنك إضافة تقرير طبي أو إثبات حالة سفر إذا تم العثور عليها في حال كنت ترغب في تقديم مبررات لعدم حضور الفحص.
أهداف التقديم للجامعة
من خلال توضيح كيفية كتابة طلب مكتوب للجامعة، نذكر الأهداف من وراء هذه الطلبات والرسائل الرسمية، ونوضحها بالنقاط التالية
- الوصول إلى البيانات الكاملة حول شيء معين، وفي معظم الأحيان تكون هذه المعلومات مرتبطة بالموضوع الرئيسي للطلب.
- الاستجابة لمحتواها بالشكل المناسب مع الأحكام المهنية والقانونية المناسبة.
- تنفيذ الإجراءات المناسبة للطلب بما يضمن الوصول إلى نتائجه وتقديمها لمقدم الطلب في وقت محدد.
شروط الطلب الكتابي
قد تكون هناك بعض المتطلبات الخاصة بالتطبيق والتي يجب على الفرد القيام بها قبل تقديم طلبه للجامعة، حيث قد تكون هناك نسخة خاصة تحل محل الطلب، لذلك يجب أخذها في الاعتبار والحذر قبل تقديم الطلبات والاستفسارات قبل الكتابة، العرض أو الاستدعاء لهذه الجهات، ويجب أن تعرف ما هي الطوابع والرسوم. الموافقات مطلوبة لذا يجب توخي الحذر.
نصائح لكتابة الطلبات المكتوبة
لاستكمال توضيح كيفية كتابة الطلب المكتوب للجامعة، نشير إلى بعض النصائح التي يجب على الطالب أن يحرص على اتباعها أثناء تقديم الطلب، وهي كالتالي
- إعداد الخطة قبل البدء في الكتابة يجب أن تكون المنظمة معدة بحيث تتضمن أفكار الكتابة ومحتوى التطبيق من حيث الموضوع والمصادر والبيانات والكثير من المحتوى المناسب لطبيعة التطبيق المكتوب مما يؤدي إلى لتوفير الجهد والوقت أثناء الكتابة.
- تمهيد للتطبيق من المعروف أنه مطابق للشكل الأصلي للتطبيق، حيث أنه يمنح الطالب القدرة على تجنب الأخطاء اللغوية والإملائية أثناء كتابة نموذج الطلب الأصلي، حيث يمكن إنشاء عدد من الأشكال المختلفة لمسودة الطلب ثم اختر النموذج المناسب ليكون نهائيًا وأصليًا.
- كتابة الفقرات مباشرة ويقصد بذلك مراعاة التنقل بين الفقرات بشكل مباشر، لأن الغرض من الطلب هو شرح فكرة معينة، لذلك ليس من الضروري استخدام كلمات غير مفهومة أو وضع بيانات غير مفهومة. لا تتعلق بموضوع الطلب.
- تسهيل الطلب أي كتابته بطريقة يسهل فهمها عند وصولها، وبالتالي تعزيز التفاعل والرد على الرسالة في فترة زمنية قصيرة. لذلك، يجب تجنب الموضوعات أو المعلومات غير الواضحة غير المناسبة لموضوع الطلب.
- تنظيم الفقرات بعد الانتهاء من تنظيم الطلب واختيار الصيغة النهائية المناسبة لتقديمه، يجب تنظيم حجم الفقرات، والأفضل أن يحتوي التطبيق على فقرات قليلة.
من أجل الموافقة على الرسائل الرسمية والطلبات المكتوبة، يجب أن تكون في شكل مناسب بحجم هيئة أو مؤسسة كبيرة مثل جامعة، لذلك يجب عليك اتباع الخطوات اللازمة لكتابة الطلب المكتوب لتكون محترفًا.