لعقد اجتماعات فعالة، يجب عليك توصيل جدول الأعمال بوضوح ودقة لجميع الحاضرين المتوقعين، وجميع المشاركين في موضوع الاجتماع. يجب إبلاغ الحاضرين بمكان ووقت وسبب هذا الاجتماع، ويُنصح بإضافة بعض الملاحظات إذا كان هناك شيء يجب الاستعداد له قبل حضور الاجتماع. سواء كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا أو تطبيقًا مثل Outlook، تأكد من تزويد المدعوين بكل التفاصيل حتى يعرفوا ما يحدث في الاجتماع.
خطوات
اكتب عنوانًا قويًا
1 استخدم عنوانًا قصيرًا يوضح متى وما هو الاجتماع. يضمن تضمين هذه التفاصيل في العنوان أن يعرف الحاضرون وقت ومكان الاجتماع دون الحاجة إلى قراءة نص الرسالة. يمكنك كتابة “اجتماع 8/12 إرشادات جديدة”. X موارد البحث
تحذير إذا أغفلت تدوين سبب الاجتماع، فقد يؤدي ذلك إلى رد الأشخاص والتساؤل عما إذا كان السبب يتعلق بقسم العمل وما إذا كان ينبغي عليهم الحضور أم لا، لذا تأكد من صياغة سبب الاجتماع .
2 التأكيد على الالتزام بالإبلاغ عن الحضور عند كتابة العنوان. إذا كنت بحاجة إلى معرفة من سيحضر الاجتماع، فاطلب من المدعوين توضيح ما إذا كانوا سيحضرون أم لا حتى يتعين عليهم الرد قبل حتى فتح الرسالة. اكتب “الجمعة 10/16 اجتماع الموارد البشرية، تأكيد الحضور فورا”. X موارد البحث
- يمكنك أيضًا كتابة “الرجاء الرد اجتماع الموارد البشرية، 6/10”.
3 وضح ما إذا كان الاجتماع عاجلاً أم لا في سطر الموضوع. إذا كان الأمر عاجلاً ولا يمكن تأجيله، ضع في عنوان الرسالة إشارة إلى ذلك. على سبيل المثال، يمكنك كتابة شيء مثل “اجتماع طارئ يوم الاثنين 2/29 بشأن أمن المعلومات الإلكترونية.” X موارد البحث
- من المهم تحديد سبب الاجتماع وإعطائهم فكرة عما سيتم طرحه.
4 بيّن ما إذا كان الحضور إلزاميًا أم لا. إذا كنت تعمل في شركة كبيرة، فليس من الضروري أن يحضر كل من يتلقى الرسالة الاجتماع. حدد قسمًا معينًا من عنوان الخطاب أو أخبر الجمهور بمكانه. على سبيل المثال، قد تكتب “اجتماع إلزامي لقسم التسويق، 6/10”. X موارد البحث
- إذا لم يكن الاجتماع عاجلاً، يمكنك كتابة “اجتماع محتمل في 6/10 لمناقشة آليات الكفاءة”.
5.استخدم كلمات واضحة في الخطاب لتجنب أي سوء فهم. قد تكون الاختصارات كافية، لكنها ليست كلمات وصفية بدقة وقد تسبب التباسًا. على سبيل المثال، يُشار إلى بعض المصطلحات بنفس الاختصار في الكتابة، لذلك لا تجعل الموضوع يعتمد على مدى معرفة المستلم بمفرداتك في التعبير. X موارد البحث
- يمكنك استخدام الاختصارات الشائعة، مثل تلك الخاصة بأيام الأسبوع، أو لأقسام محددة فقط، مع عدم وجود أكثر من معنى واحد.
صياغة الكلام
1 اكتب ملخصًا للخطاب ومقدمة لطيفة وملاحظة قصيرة. يعد تقديم نفسك أمرًا مهمًا إذا كنت تعمل في شركة كبيرة أو إذا كنت لا تعرف جميع المستفيدين. من المهم أيضًا أن تذكر في مقدمتك ما إذا كانت هناك أية مستندات تحتاج إلى استكمالها قبل الاجتماع. X موارد البحث
- اجعل مقدمتك جذابة وذات صلة بالعمل. على سبيل المثال “مرحبًا، أتطلع إلى إطلاق برنامج جديد الأسبوع المقبل.”
تلميح أخبر المستلمين إذا كان هناك أي مهام لإكمالها أو ملفات لإحضارها إلى الاجتماع. على سبيل المثال، اكتب “تذكير، يجب إحضار 4 نسخ مطبوعة من قائمة العملاء الخاصة بك لكل موظف.”
2 قم بتضمين تاريخ وعنوان الاجتماع بشكل بارز في صياغتك. هذه هي المعلومات الأساسية التي يجب أن يمتلكها المدعوون، لذا يجب أن تكون صياغتك واضحة. اترك مسافتين قبل التاريخ والعنوان وبعدهما، واكتبهما بخط عريض. X موارد البحث
- على سبيل المثال، “6 أكتوبر، 10 30-11 45 ص”
- إذا كان الاجتماع عبر الإنترنت، فقم بتضمين التاريخ في رسالتك، مع مراعاة الفروق الزمنية بين البلدان المختلفة. على سبيل المثال، اكتب “6 أكتوبر، 10 30-11 45 صباحًا بتوقيت القاهرة”.
3 ضع قائمة بمكان الاجتماع بعد الوقت والتاريخ. تأكد من وضوح موقع الاجتماع وتاريخه ووقته، خاصة إذا كان الاجتماع في موقع جديد يصعب الوصول إليه، أو إذا كنت تعلم أن بعض المستلمين لا يعرفون المكان. لمقابلة فيديو عبر الإنترنت، قم بتضمين رابط للمنصة أو التطبيق الذي سيعقد فيه الاجتماع لتسهيل العملية. X موارد البحث
- عند وصف مكان ما، صفه بتفاصيل مملة. على سبيل المثال “اذهب إلى غرفة الاجتماعات 592 في الطابق الثاني من مبنى الإدارة. تقع الغرفة 592 في الطابق الثاني من المبنى، لذلك ستحتاج إلى استخدام المصعد على الجانب الجنوبي من المبنى على يسارك للصعود إلى الطابق الثاني “.
4 شارك الغرض من الاجتماع. دع المستلمين يعرفون موضوع هذا الاجتماع. سيساعدهم تقديم موجز لأهداف الاجتماع على فهم ما يجب القيام به قبل حضورهم. يمكنك كتابة العنوان باسم “تحديث أمن المعلومات السيبرانية” أو يمكنك تقديم جدول اجتماع على النحو التالي X مصدر بحث
- عرض تحديثات المشروع 1030 – 1045
- مقارنة العروض المطبقة 1045 – 1110
- مناقشة الأفكار والأهداف 1110 – 1130
5 راجع رسالتك المرسلة لتصحيح الأخطاء النحوية والإملائية. عادةً ما يخطئ الأشخاص في فهم تاريخ ووقت ومكان الاجتماع، لذا تأكد من إدراجهم بشكل صحيح. يمكنك مراجعة المقدمة وجدول الأعمال والملاحظات الخاصة بك للتأكد من أنك قد تجاوزت جميع جوانب الخطاب. X موارد البحث
- اقرأ الرسالة بأكملها بصوت عالٍ للتأكد من صياغتها بشكل صحيح قبل إرسالها.
استخدم Outlook أو تطبيقات التقويم المضمنة
1 انقر فوق “اجتماع جديد” ضمن علامة التبويب الرئيسية في Outlook. إذا كانت قاعدة بيانات شركتك متصلة بتطبيقات التقويم مثل Outlook، فاستخدمها لإعداد المقابلة، فهذه هي أفضل طريقة للتواصل مع الأشخاص الذين تعمل معهم. X موارد البحث
- إذا كانت شركتك لا تستخدم Outlook أو أي شيء من هذا القبيل، فيمكنك استخدام عناوين البريد الإلكتروني للعمل لإرسال دعوة الاجتماع.
2 اختر الوقت والتاريخ من نافذة الجدولة. بعد إنشاء اجتماع جديد، ستظهر نافذة التقويم، وتضغط على “جدولة” وحدد الوقت والتاريخ المناسبين للاجتماع. X موارد البحث
- تأكد من أن الوقت مناسب لك ولجميع المدعوين. اعتمادًا على التطبيق المستخدم في شركتك، قد تحتاج إلى تعديل وقت الاجتماع ليناسب مواعيد جميع الأعضاء المدعوين، وبالطبع جدولك الخاص أيضًا.
3 قم بإضافة الحاضرين عن طريق كتابة أسمائهم أو استخدام دليل عناوين البريد الإلكتروني الخاص بك. اضغط على شريط النص لإدراج جهات الاتصال يدويًا أو حدد جهات الاتصال من دليل قائمة جهات الاتصال. استخدم وظيفة الجدولة للتأكد من توفر الآخرين للاجتماع في ذلك الوقت. X موارد البحث
- إذا لم يكن بعض الأشخاص متاحين، فسيظهر اسمهم بلون مختلف، وستعرض الوظيفة أيضًا الوقت المناسب لك ولهم.
4 حدد وقت البدء والانتهاء للاجتماع. تأكد من أن تاريخ الاجتماع هو التاريخ الذي اخترته من قبل، ثم اضغط على زر التقويم لإجراء أي تغييرات إذا لزم الأمر. استخدم الأسهم الموجودة على اليمين لتعيين وقتي البدء والانتهاء للاجتماع. X موارد البحث
- يعد سرد وقت انتهاء الاجتماع أكثر دلالة على احترامك وتقديرك لوقت وتعيينات المدعوين. سيمكنهم ذلك من رؤية كيف يسير يومهم قبل الاجتماع وبعده.
5 انقر فوق “موعد” ضمن علامة التبويب “اجتماع” في أعلى الصفحة. بالضغط على هذا الزر، ستعود إلى شاشة المواعيد الرئيسية وسترى جدولك المُعد، وبعد ذلك ستتمكن من إضافة الموضوع والمكان والملاحظات. X موارد البحث
- إذا كنت لا ترى جدولك المُعد في نافذة الموعد، فارجع إلى البداية وكرر نفس الخطوات حتى تظهر.
6 كن محددًا في إدخال الموضوع والمكان والملاحظات. دع المدعوين يعرفون الغرض من الاجتماع ببضع كلمات قصيرة، مثل “فحص المنتج القادم”. كن محددًا بشأن الموقع كتفصيل إن لم يكن مكان عقد الاجتماعات السابقة. أضف بعض الملاحظات المتعلقة بالاجتماع كأي عمل يحتاج إلى التحضير مسبقًا. X موارد البحث
- اكتب عنوان الاجتماع، حتى لو كنت تعلم أنهم يعرفون ذلك.
- انقر فوق إرسال عند الانتهاء.
نصيحة تجنب الكلمات الرنانة مثل “العصف الذهني” لأن مثل هذه الكلمات لا تخبر المدعوين بما يدور حوله الاجتماع. بدلاً من ذلك، يمكنك أن تقول، “تبادل الأفكار حول تسويق المنتج الجديد.”
أفكار مفيدة
- عند مراجعة خطاب مرسل، يجب أن تكون محددًا للغاية وفي سياق ما هو مطلوب من الاجتماع.
- استخدم صياغة لطيفة ومهنية.
- تحقق من قائمة المدعوين بشكل متكرر للتأكد من دعوة كل من يجب أن يحضر الاجتماع.
- اكتب العنوان في السطر “bbc” إذا كنت تريد إخفاء القائمة الكاملة لمستلمي الرسالة من المستلمين.
تحذيرات
- لا ترسل الدعوة أو الخطاب دون كتابة التاريخ والعنوان والمكان. يمكن أن يؤدي هذا إلى إرباك المدعوين، وستتلقى سيلًا من الردود التي تطلب معلومات عن الاجتماع.
- عند الكتابة باللغة الإنجليزية، لا تستغل الخطاب بأكمله بأحرف كبيرة، وإلا سيبدو الأمر وكأنك تصرخ عليهم. هذا السلوك غير مهني للغاية.