في عالم اليوم الرقمي، اعتاد الجميع على استخدام البريد الإلكتروني لطلب تدريب. توضح لك المقالة التالية كيفية كتابة رسالة بريدية لهذا الغرض.
خطوات
الاستعداد لكتابة الرسالة
1 إنشاء بريد إلكتروني احترافي. عند التواصل بشأن المسائل التجارية، استخدم بريدًا واضحًا ومهنيًا. تجنب الأسماء المستعارة أو الرموز والأرقام غير الضرورية. لا بأس في كتابة صورة مختلفة لاسمك. على سبيل المثال اجعله [email protected]
- إذا كان بريدك الحالي متصلاً بملف تعريف الوسائط الاجتماعية الخاص بك، والذي يحتوي أيضًا على محتوى غير احترافي، فمن الأفضل إنشاء بريد جديد مختلف. قم بتغيير إعدادات الخصوصية الخاصة بك على وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا.
2 قم بإجراء بحث عن الشركة. قبل طلب التدريب، ابحث عن الشركة التي ترغب في العمل بها. قم بزيارة موقعها. اقرأ أي مقالات جديدة عنها. إذا كان لدى الشركة أي منتجات متاحة على وسائل التواصل الاجتماعي، فاستخدم منتجها لمدة أسبوع لاختبارها. استخدم بصيرتك لتصميم رسالتك. يقدر مديرو الموارد البشرية المتقدمين للوظائف الذين لديهم معلومات عن الشركة ويمكنهم التعبير عن تلك المعرفة بشكل منطقي.
3 ابحث عن المعرفة المتبادلة. من الجيد أن يكون لديك اتصال بشخص ما في الشركة. استخدم الشبكات الاجتماعية (مثل Facebook و LinkedIn) لإجراء بحث حول الشركة باستخدام الكلمات والأسماء. إذا بدا أن أحد معارفك يعمل في الشركة، فتحقق من منصبه. اطلب منه مقابلة هاتفية أو شخصية. اسأله عن نصائح حول تطبيق التدريب الخاص بك.
- على LinkedIn، يمكنك رؤية أي معارف وأصدقاء من معارفك يعملون في الشركة. لا تتردد في أن تطلب من شخص تعرفه أن يوصلك بأحد معارفه الذين يعملون هناك. تناول الطعام بلباقة أيضًا، ولا تستمر في طلب المساعدة من نفس الشخص.
- توفر العديد من الجامعات قواعد بيانات للخريجين عبر الإنترنت. يمكنك البحث عن أشخاص بوظائف معينة أو أماكن عمل من خلال هذه المواقع. عادة ما يكون الخريجون الذين يكشفون عن معلومات الاتصال الخاصة بهم مفتوحين لتلقي البريد أو المكالمات الهاتفية من الطلاب.
- عند مناقشة الشركة مع أشخاص تعرفهم، تأكد من ذكر اهتمامك بالتدريب الداخلي. اسأل عن الهيكل التنظيمي للشركة وبيئة العمل والأهداف وما شابه.
4 حدد الطرف المستقبل. هل يتضمن إعلان أو منشور التدريب اسم الشخص الذي يجب عليك الاتصال به إذا كان الأمر كذلك، فاستخدم اسم هذا الشخص والبريد الإلكتروني. إذا لم يكن هناك اسم للاتصال به، فاتصل بالشركة واسألهم عن المسؤول عن تسجيل جلسات التدريب. إذا لم يكن هناك أي شخص مسؤول عن ذلك، فأرسل البريد الإلكتروني إلى شخص في منصب رفيع في الموارد البشرية للشركة. إذا كنت تتحدث إلى أي شخص في الشركة، فيمكنك ذكر ذلك في بداية البريد الإلكتروني.
- إذا لم تتمكن من العثور على اسم أي موظف، فاكتب الرسالة، “عزيزي السيد أو السيدة”.
5 كن واضحًا في سطر موضوع الرسالة. يجب أن يتم ملاحظة رسالتك في صندوق بريد ممتلئ. على سبيل المثال، يمكنك كتابة “طلب تدريب في شركة النور محمد علي”. استخدم سطر الموضوع في الرسالة التي يطلبها مدير الموارد البشرية إذا كان ذلك متاحًا.
اكتب الفقرة الأولى
1 خاطب المستلم رسميًا. في السطر الأول، ابدأ الرسالة بـ “عزيزي السيد (أو الطبيب أو الأستاذ) / سامي” اعتمادًا على اسم ولقب وجنس الشخص الذي تتواصل معه. لا تكتب “مرحبًا سارة” أو “مرحبًا”، ولكن استخدم نفس اللهجة الرسمية التي تكتب بها خطابًا احترافيًا.
- إذا كنت لا تعرف جنس الشخص، خاطبه باسمه الكامل، مثل “عزيزي نور محمد”.
2 قدّم نفسك. أخبر المستلم باسمك وحالتك (على سبيل المثال طالب في السنة الثالثة بكلية العلوم، جامعة القاهرة). اذكر كيف علمت بمدى توفر فترة التدريب معهم، سواء كان ذلك عبر الإنترنت، أو من إحدى الصحف، أو من خلال أحد معارفك. إذا كنتما تعرفان بعضكما البعض، فاذكرهما في أقرب وقت ممكن. على سبيل المثال، يمكنك كتابة “(مدير البرنامج / أستاذي الجامعي) ثم (العنوان والاسم الأول) اقترح عليّ الاتصال بك.”
3 اذكر أنك متاح. يجب عليك كتابة التاريخ الذي تبدأ فيه ومن المحتمل أن تنتهي التدريب وما إذا كانت تلك الفترة مرنة وقابلة للتغيير. إذا كنت متاحًا على سبيل المثال للتدريب الربيعي أو التدريب الصيفي بدوام كامل، فشارك ذلك في الرسالة أيضًا. حدد عدد الساعات التي يمكنك العمل فيها في الأسبوع.
4 تحديد الغرض من هذا التدريب. هل تحتاج إلى الحصول على هذا التدريب لزيادة مؤهلاتك الأكاديمية إذا كان الأمر كذلك، فأشر إلى أنك تريد أن يكتسب ذلك الخبرة وأنك مستعد لتحمل مسؤوليات مختلفة وقبول المبلغ المدفوع لك. اكتب عن المهارات التي تأمل في اكتسابها من هذا التدريب.
5 شارك ما يعجبك في الشركة. تحدث عن شيء تعرفه تقدره المنظمة أو الشركة. تجنب إثارة أي قصص سلبية جديدة. حافظ على الإجابة إيجابية. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول (اسم الشركة) معروفة بتميزها، وأنا أقدر التزامك بـ (تمويل الرعاية المجانية للحيوانات الضالة أو الأنشطة الخيرية … إلخ).
اكتب الفقرة الثانية
1 ناقش مؤهلاتك وخبراتك. شارك المعلومات حول دوراتك وخبراتك العملية وأي مهارات لديك في عدة جمل. اشرح كيف يمكن لمعرفتك أن تفيد الشركة. قم بتضمين معلومات حول العمل والوظائف التطوعية التي أعدتك لهذا الدور. ركز على مساهماتك المحتملة في نمو الشركة. يجب أن تجعل مدير الموارد البشرية يعتقد أنك قادر على تنفيذ المهام الموكلة إليك. X موارد البحث
- صِف خبرتك في العمل بتنسيق قوي. بدلاً من كتابة “كنت متدربًا في مجال التسويق لمدة عامين،” قل، “بصفتي متدربًا في مجال التسويق، أنشأت محتوى جديدًا، وصممت كتيبات مطبوعة ورقمية، وأدرت منافذ وسائط اجتماعية لـ 50 موظفًا.”
- تشمل المهارات خبرة في الشبكات الاجتماعية وتنظيم الأحداث والمزيد.
2 ضع قائمة بنجاحاتك الأكاديمية أو اللامنهجية. اكتب عن مؤهلاتك الأكاديمية. إذا كنت قد تقلدت مناصب قيادية سابقًا، فتأكد من وصف واجباتك وإنجازاتك. هل قادت لجنة من قبل هل دربت فريق اجعل هذه التفسيرات موجزة حتى لا تفقد اهتمام القارئ.
- بدلاً من استخدام الصفات لوصف نفسك، استخدم أمثلة من العالم الواقعي لإظهار نقاط قوتك. على سبيل المثال، بدلاً من أن تقول، “أنا طالب طموح،” اكتب، “لقد كنت من بين الطلاب الأوائل في كليتي طوال سنوات دراستي.”
اختتام الرسالة
1 اذكر متى ستتواصل مرة أخرى. ناقش متى وكيف ستتصل بمدير الموارد البشرية لمتابعة حالة طلبك. قدم معلومات الاتصال الخاصة بك (اسمك، بريدك الإلكتروني، رقم هاتفك، والأوقات التي تناسبك أيضًا). يمكنك أن تكتب، “يمكنك التواصل معي عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. إذا لم تتمكن من العودة إليّ، سأتصل بك يوم الاثنين المقبل.”
2 وقع الخطاب. من الأدب أن تشكر القارئ على الوقت الذي قضاه في مراجعة طلبك. اختتم بنهاية ودية مثل “مرحبًا”. إذا كنت قد تحدثت إلى المستلم عبر الهاتف أو شخصيًا من قبل، فيمكنك ختم “قبول أحر تحياتي”. لا تستخدم كلمات مثل “شكرًا لك” لاختتام رسائلك الرسمية. وقِّع باسمك الكامل، مثل محمد علي، وليس محمد فقط.
3 قيم من الملحقات. لا ترفق سيرتك الذاتية بالبريد الإلكتروني. ما لم تكن الشركة تبحث بنشاط عن متدربين، لن يرغب قارئ الرسالة في فتح نسخة من سيرتك الذاتية المرفقة بالرسالة، خاصة إذا كانت لديهم سياسة بشأن المرفقات. إذا كان المنشور الذي تعرفه عن الشركة يطلب سيرة ذاتية، فقم بإرفاقه كملف PDF، وليس Word، حيث قد يتغير التنسيق والنصوص إذا تم تغييرها عند فتح الملف على جهاز آخر.
- يذكر بعض مديري الموارد البشرية أنهم لا يتحققون من مرفقات الرسائل، وفي هذه الحالة يقومون بتضمين صورة السيرة الذاتية ورسالة الغلاف في نص الرسالة نفسها. تأكد من ترك مسافة كافية بين أجزاء الحرف بحيث يمكن تمييزها بسهولة عن بعضها البعض.
4 متابعة طلبك. إذا لم تقم الشركة بالرد عليك، فأرسل لهم رسالة جديدة أو، ويفضل، مكالمة هاتفية. يمكنك أن تكتب، “عزيزي دكتور سامي، اسمي X، وأود أن أتابع الرسالة التي أرسلتها إليك الأسبوع الماضي حول فترة التدريب في الخريف. وأنا أقدر منحك الفرصة لي لمناقشة الموقف معك. شكرًا مع تحياتي محمد علي.
أفكار مفيدة
- إن إلحاق خطاب تغطية يجعله أكثر رسمية. تبدو رسائل البريد الإلكتروني وكأنها طريقة غير رسمية للتواصل. إذا قمت بإلحاق خطاب تغطية به، فيجب أن تكون الرسالة موجزة ومحترمة، من خلال مخاطبة مدير الموارد البشرية وذكر هويتك وما ترغب في التقدم له، وأن سيرتك الذاتية وخطاب التقديم موجودان في المرفقات. وقع الخطاب وقدم معلومات الاتصال الخاصة بك.
- لا تجعل رسالتك تبدو مبتذلة، ولكن قم بتنسيقها وتنظيمها بحيث لا تعتقد الشركة أنك ترسل عدة رسائل إلى عدة أطراف عشوائية تبحث عن تدريب داخلي.