تعتبر عملية إرسال الدعوات الرسمية – سواء كانت مكتوبة أو إلكترونية – من الخطوات المهمة في تخطيط وتنظيم أي فعالية رسمية. تخبر الدعوات المدعوين بطبيعة الحدث وتفاصيله. يجب أن تتعلم كيفية اختيار الكلمات الصحيحة لكتابة دعوة رسمية، بالإضافة إلى الطريقة الصحيحة لمخاطبة الدعوة لأشخاص مختلفين، وأخيرًا يجب التأكد من ظهور الدعوة بشكل واضح لإقناع المدعوين.
خطوات
اختر الكلمات المناسبة لكتابة دعوات رسمية
1 اكتب التواريخ بالتفصيل. في الدعوات الرسمية – مهما كانت المناسبة – يجب عليك كتابة التواريخ والكلمات التي عادة ما يتم اختصارها بالتفصيل ؛ هذا يعني أن التواريخ مكتوبة بالأحرف وليس بالأرقام. X موارد البحث
- على سبيل المثال “السبت 19 تشرين الثاني (نوفمبر)” بدلاً من “السبت 19 تشرين الثاني (نوفمبر)”.
- مثال آخر “225 شارع الزهور” بدلاً من “225 شارع الزهور”.
2 اكتب الاسم الكامل للشخص المدعو. لا تكتب اسم الشخص المدعو بشكل مختصر، ولكن تأكد من كتابته بالكامل مع كتابة الاسم الأخير. على سبيل المثال، بدلاً من كتابة “عبده” أو “عبد الرحمن”، يجب كتابة “عبد الرحمن حسين”.
3 أضف معلومات حول مضيف الحدث. من المهم أن تتضمن الدعوة الرسمية معلومات حول مضيف الحدث، أياً كان، حتى يعرف المدعو من تقوم بدعوته إلى هذا الحدث. تختلف طريقة كتابة اسم المضيف اعتمادًا على من هو، ولكن هناك بعض القواعد المهمة التي يجب اتباعها عند كتابة بعض أنواع الدعوات الرسمية مثل دعوات الزفاف. X موارد البحث
- على سبيل المثال “علي جابر وزوجته منى الصاوي يدعوكم إلى عشاء احتفالي بمناسبة تخرج ابنتهما رنا من الثانوية”.
تعديل الدعوات الرسمية بما يتناسب مع نوع الحدث
1 اكتب أسماء المضيف بالترتيب الصحيح. يتم تحديد مضيف الزفاف وفقًا لمن يغطي تكاليف الحفلة أو يغطي الجزء الأكبر منها، وعلى هذا الأساس يتم ترتيب أسماء مضيفي الحفل عند الدعوة. عادة ما تأتي أسماء عائلة العروس أولاً، ثم عائلة العريس. يجب الحرص على كتابة اسم العروس في سطر منفصل عن اسم العريس.
- في بعض الحالات، يمكن ترتيب أسماء والدي المتزوجين بأي ترتيب ممكن (إذا لم يتقاسم أي منهم التكاليف أو إذا كانت هذه رغبة العروس والعريس، أو في بعض الحالات غير شائعة في الدول العربية مثل زواج المثليين). X موارد البحث
2 اكتب اسم مضيف الحدث بشكل صحيح. هناك بعض القواعد التي تحكم كتابة أسماء مضيف الحزب على الدعوات، اعتمادًا على من هو ونوع الحدث. في الأعراس يجب كتابة أقارب العروس أولاً.
- إذا كان أهل العروس متزوجين، فيتم كتابة الاسمين معًا على هذا النحو “السيد وزوجته” ثم يُكتب اسم الأب ليصبح “السيد علي جابر وزوجته” أو “السيد رحمي العلي”. الشرقاوي وزوجته “. اكتب عائلة العروس في السطر الأول من الدعوة، ثم اكتب عائلة العريس بنفس الطريقة.
- إذا كان والدا الزوجين يستضيفان الحفل على قدم المساواة، فابدأ بكتابة “أنتم جميعًا وأسرهم الكريمة ندعوكم”. ثم يضاف اسم العروس في السطر الثاني وكلمة “و” في السطر الثالث ثم اسم العريس في السطر الرابع.
- إذا كان أحد الوالدين منفصلاً وغير متزوج، فيجب كتابة اسم الأب والأم بشكل منفصل، واسم الأم أولاً ثم اسم الأب. مثال “السيدة منى حجازي” و “السيد علي جابر” مع الحرص على كتابة كل اسم في سطر منفصل وكتابة “و” على سطر منفصل بينهما.
- إذا كان الوالدان لا يستضيفان الحفل، فاكتب اسم قريب العروس الذي يستضيف الحفل. على سبيل المثال إذا كان شقيق العروس أو العريس يستضيف الحفلة فعليك كتابة اسمه وعلاقته بالعريس أو العروس على النحو التالي “يدعوك الأستاذ محسن جابر لحضور حفل زفاف أخته المحمية رنا جابر”.
3 ادع ضيوفك إلى حفل الزفاف. بعد كتابة أسماء مضيفي الحفلة، اكتب صيغة الدعوة المحددة لدعوة ضيوفك إلى الحفلة. يمكن أن تكون صياغة الدعوة على النحو التالي، “ندعوكم لحضور حفل زفاف” أو “ندعوكم لتكريمنا بحضور حفل زفاف” ثم كتابة تفاصيل اسمي العروس والعريس وهكذا.، بالإضافة إلى المضيف بالطبع.
- على سبيل المثال اكتب “(اسم المضيف) يدعوك لحضور حفل زفاف ابنته رنا على المهندس عادل رجب”. رنا جابر عن ابنهما المهندس عادل رجب. X موارد البحث
4 أضف باقي المعلومات المطلوبة. أضف المعلومات المتبقية. بعد كتابة اسم المضيف ودعوة الضيف، يجب عليك إضافة التاريخ والوقت ومكان الزفاف في سطر منفصل.
5 أضف معلومات حول عشاء ما بعد الزفاف. إذا كان حفل الزفاف سيتبعه عشاء خاص، فيجب تضمين المعلومات الخاصة بالعشاء في الدعوة. إذا لم تتم دعوة الجميع لتناول العشاء، فيمكن تضمين معلومات العشاء على بطاقة منفصلة مع الدعوة.
- إذا كنت ستضيف معلومات العشاء إلى الدعوة نفسها، فيجب أن تكون في نهاية الدعوة وتتضمن مكان ووقت العشاء. على سبيل المثال، “عشاء الزفاف سيكون الساعة 8 مساءً في نادي اليخوت، طريق الكورنيش، الإسكندرية”، يجب كتابة “عشاء الزفاف” و “8 مساءً” في سطر منفصل، بالإضافة إلى المكان والعنوان والمدينة.
- اكتب تفاصيل العشاء بنفس الطريقة، حتى لو كنت تكتبها على بطاقة منفصلة مرفقة. X موارد البحث
6 اطلب من المدعوين الرد على الدعوة بالطريقة التي تحددها. إذا كنت تريد معرفة الرد الإيجابي أو السلبي من المدعوين (وهو أمر مهم لحساب العدد النهائي للحضور)، فيجب أن تتضمن الدعوة معلومات حول هذه المشكلة. اطلب من المدعوين الرد إما عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني، أو يمكنك إرفاق بطاقة بريدية مسبقة الدفع لهم لكتابة ردهم عليها وإرسالها. تأكد من ترك مساحة على البطاقة لاسم المدعو وعدد المرافقين الذين قد يصحبهم معه. X موارد البحث
- مثال على بطاقة تتبع RSVP سيقرأ “Mr.
- إذا كنت تطلب من الحاضرين اختيار تفضيلاتهم لوجباتهم، فيجب أن تتضمن بطاقة تعقب الاستجابة هذا الاختيار أيضًا من خلال سرد الوجبات المتاحة وترك مساحة للمدعوين لاختيارهم المفضل.
كتابة الدعوات الرسمية لغير الاعراس
1 ادعُ ضيوفك إلى عشاء رسمي. يجب أن تكون دعوات العشاء الرسمية رسمية، مثل “أنت مدعو إلى عشاء على شرف …” أو “ندعوك إلى عشاء على شرف …” ثم حدد الغرض من العشاء. X موارد البحث
- إذا كان هناك أشخاص معينون يستضيفون العشاء، فيجب عليك كتابة أسمائهم في مقدمة الدعوة.
2 ادعُ ضيوفك إلى حفلة الذكرى السنوية. اكتب الدعوة كما تكتب دعوة لحضور حفل زفاف عن طريق إضافة أسماء المضيفين ثم تاريخ ومكان الحفل، مع ملاحظة أن الحفل هو ذكرى سنوية. X موارد البحث
- على سبيل المثال “السيد رامي نصر الدين وزوجته يحتفلان بمرور 50 عاما على زواجهما. أطفالهما يدعوكم لحضور حفل التكريم بهذه المناسبة السعيدة بنادي البلدية”.
- يمكنك إضافة “لا توجد هدايا مطلوبة” في نهاية الدعوة إذا كنت لا تريد أن يحضر المدعوون الهدايا.
3 ادع ضيوفك إلى حفل زفافك أو حفل استقبال المولود الجديد. هذا النوع من الدعوات أقل رسمية من دعوات الزفاف. يمكنك إضافة اسم المضيف أم لا، ولكن الشيء الأكثر أهمية هو كتابة اسم الشخص أو الزوجين الذين يتم الاحتفال بهم أو قدوم طفلهم. أتبع نفس طريقة الخط المستقل لدعوات الزفاف. X موارد البحث
- على سبيل المثال “انتم مدعوون لحضور الاحتفال بالميلاد القادم لكل من رنا وعادل رجب، يوم السبت 5 نوفمبر، الساعة السادسة مساءً، في منزل العائلة بشارع الزهور”.
4 اطلب من المدعوين الرد على الدعوة. تختلف أذواق وأصول الرد على الدعوات المختلفة، لكن لك الحق في مطالبة المدعوين بالاستجابة لدعوتك بطريقة إيجابية أو سلبية، مع شرح الطريقة الأنسب لهم للرد. يمكن إرفاق بطاقات الرد بالدعوة في حالة دعوات العشاء الرسمية. بالنسبة لحفلات أعياد الميلاد واحتفالات الذكرى السنوية، فيمكن الرد عليها عبر الهاتف.
تمديد الدعوة
1 دعوة الأزواج. إذا كنت تقوم بدعوة شخصين متزوجين، فيجب توجيه الدعوة في النموذج “إلى السيد والسيدة” ثم يضاف اسم الزوج. لكن في بعض الحالات، كما هو الحال في معظم الدول العربية، لا تحمل الزوجة اسم زوجها، بل تحمل اسم والدها. لذلك، يجب معالجتها بأسماء مختلفة. X موارد البحث
- على سبيل المثال “السيدة منى حجازي والسيد علي جابر” بدلاً من “السيد علي جابر وزوجته”.
2 استخدم ألقاب فريدة لضيوفك عند دعوتهم. تأكد من استخدام العناوين إذا كان ضيفك المدعو لديه عنوان واحد أو أكثر، مثل “د.” أو “أستاذ. دكتور”. يمكنك استخدام “Mr. أو “السيدة” X موارد البحث
- على سبيل المثال “Mr. علي جابر وزوجته الدكتورة منى “إذا كانا يشتركان في نفس الاسم، أو” د. منى حجازي والسيد علي جابر “إذا كانت الزوجة تحمل اسمها المستقل، أو” د. منى حجازي والدكتور علي جابر ”إذا كان كلاهما يحمل نفس الاسم اللقب.
3 دعوة لكل بالغ يزيد عمره عن 18 سنة. يجب أن يكون لكل شخص بالغ يزيد عمره عن 18 عامًا دعوة منفصلة (ما لم يكن يعيش مع أسرته). وجه الدعوة إلى “أستاذ” أو “ملكة جمال” إذا لم يكن المدعو قريبًا. X موارد البحث
4 ادعُ جميع أفراد العائلة. إذا كنت ترغب في دعوة عائلة أو عائلة بأكملها، سواء كان الأطفال أكبر من 18 عامًا، فيمكنك الكتابة على الدعوة “عائلة السيد علي رجب” مع إضافة العنوان، حتى يفهم متلقي الدعوة ذلك جميع أفراد عائلته مدعوون لحضور هذا الحدث. X موارد البحث
أفكار مفيدة
- يجب اختيار الخط الذي كُتبت به الدعوة على أساس طبيعة الحدث، سواء كان حدثًا رسميًا أم لا، ويمكن مراعاة الشركات الكبيرة التي تستخدم أنواعًا محددة من الخطوط في الكتابة . أمثلة على الخطوط الرسمية المناسبة لمختلف الأحداث هي Aristocrat و Balmoral و Bank Gothic.
- يجب أن يتلقى كل شخص بالغ يزيد عمره عن 18 عامًا دعوة منفصلة.
- الدعوات بالبريد الإلكتروني تتبع نفس مبادئ كتابة الدعوات.
- يجب إرسال الدعوات قبل ثمانية أسابيع على الأقل من الحدث.
- تتم إضافة المعلومات المتعلقة بتسجيل أوراق الزواج للعروسين إلى دعوات الزفاف في بعض البلدان (غير شائعة في الدول العربية).