التطوع هو إعطاء بعض من وقتك وخدماتك لشخص أو كيان دون انتظار المال. الخطوة الأولى هي اختيار المؤسسة التي ترغب في التطوع والتقدم فيها، وعند اختيارك للمكان المناسب، أرسل لهم خطابًا تطلب فيه الانضمام كمتطوع وشرح دوافعك لذلك، معربًا عن اهتمامك بملء دور معين. وذكر مهاراتك وخبراتك وكيف تنوي استخدامها لمساعدة الآخرين. إذا كنت تعرف كيفية كتابة رسالة ونوع المعلومات التي يجب وضعها فيها، فسيساعدك ذلك في الحصول على الدور الذي تبحث عنه في المنظمة التي تهتم بها.
خطوات
تبحث عن دور تطوعي
1 تصفح الأدوار التطوعية المتاحة. ستجد عادةً مثل هذه الأدوار على موقع الويب الخاص بالمنظمة أو الاتحاد، إما في خضم الوظائف العادية أو في قائمة متطوعين منفصلة.
- ابحث عن عدد من الأدوار حتى تجد الدور الذي يناسبك.
- احصل على فكرة عن متطلبات الوظيفة التي تهمك. من المهم معرفة ذلك قبل التقديم، لأنه حتى لو لم تكن وظيفة مدفوعة الأجر، فلا يزال لديها متطلبات مثل مهارات معينة أو الحد الأدنى من الخبرة أو الخلفية التعليمية.
2 دراسة المؤسسة. عندما تجد دورًا يثير اهتمامك، اكتشف المنظمة أو الجمعية التي تفكر في الانضمام إليها ؛ حتى لو كان الدور يناسبك ويهتم بك، فقد تجد أن قيم ودوافع المنظمة تختلف أو تتعارض مع قيمك ودوافعك. قبل التقديم، تأكد من أنك ستحب دورك في المنظمة وأن المنصب سوف يناسبك.
- اقرأ مهمة المنظمة أو الجمعية والقيم التي تعمل عليها. ستجدها أيضًا عادةً على موقعها، وقد توفر لك قراءتها الإحباط وإضاعة الوقت لاحقًا.
3 حدد من تريد مراسلته. إذا كان الدور الذي تريده مذكورًا على موقع الشركة الإلكتروني أو مطبوعًا، فعادة ما تجده مصحوبًا بطريقة للاتصال بشخص معين للمهتمين بالتقديم. يجب أن تعرف من المسؤول عن المواعيد أو استقبال المتقدمين الجدد وبياناته حتى تتمكن من التواصل معه.
- إذا لم يكن هذا الشخص مدرجًا في الإعلان عن الوظائف المتاحة، فابحث في موقع المؤسسة على الويب عن الشخص المسؤول عن المهام أو استفسارات مؤسسة الاتصال للحصول على تفاصيلها.
- إذا كان الشخص المسؤول عن المواعيد شخصًا ذا رتبة أعلى في إدارة المنظمة، فقد يكون من الأنسب توجيه رسالتك إليهم.
تجهيز نسخة أولية من الخطاب
1 اجعله احترافيًا. اكتب الرسالة كما لو كنت ترسلها إلى شركة تطلب وظيفة مدفوعة الأجر. حافظ على خطابك احترافيًا ومتسقًا، فقد تفقد الدور الذي تريده بسبب الكلام السيئ.
- استخدم نفس حجم الخط في جميع أنحاء الحرف كما هو معتاد في خطابات الأعمال. اكتب حجم الخط ما بين 10-12 ويكون لها أجزاء مقروءة ومقروءة مثل أنواع sans serif مثل Arial أو Century Gothic أو Futura أو Lucida Sans أو New Gothic أو Technical أو Times New Roman أو Rockwell. X موارد البحث
- لا تستخدم خطًا غريبًا أو معقدًا، واستخدم الأسود لكتابة جسم الحرف.
2 تنسيق الرسالة. اتبع اصطلاحات تنسيق خطابات العمل لجعل رسالتك تبدو احترافية قدر الإمكان.
- اكتب تفاصيل الاتصال الخاصة بك في الجزء العلوي الأيمن من الصفحة (للغة العربية) أو في الجزء العلوي الأيسر (للغة الإنجليزية)، بما في ذلك الاسم الكامل والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني. X موارد البحث
- اترك سطرين أو ثلاثة واكتب تفاصيل المستلم. ابدأ باسمه الكامل (ولقب مثل “السيد فلان وكذا” إذا كنت لا تعرف اسمه الأول)، ثم القسم الذي يعمل فيه، ثم اسم المنظمة التي تريد الانضمام إليها، ثم عنوان المنظمة. X موارد البحث
- من الجيد تضمين تاريخ كتابة المقال حتى يعرف المراجع متى أرسلته. يمكنك وضعها بين بياناتك وبيانات المستلم. X موارد البحث
3 ابدأ في كتابة الرسالة. أول شيء عليك القيام به بعد كتابة التفاصيل الخاصة بك وتفاصيل المستلم هو إعطاء المستلم عنوانًا مناسبًا. إذا كان طبيبًا أو حاصلًا على درجة الدكتوراه، فقم بمخاطبته بعنوان “دكتور” أو “دكتور”. بخلاف ذلك، استخدم “Mr.” أو “السيدة” إذا تم استخدام الاسم لكلا الجنسين، فاكتب الاسم الكامل بدون العنوان. X مصدر بحثي إذا لم تجد التفاصيل الرسمية في الإعلان ولا تعرف من سيتلقى الخطاب، فربما لن يتم تحصيل رسوم منك إذا بدأت بعنوان التطبيق دون تحية رسمية. X موارد البحث
4 اكتب الفقرة الأولى. في هذا الجزء، تقوم بترقية نفسك لإدارة المنظمة التي تريد التطوع فيها. قدم نفسك ووضح نيتك من البداية.
- اكتب بيان الاهتمام بالدور الذي تريده.
- اذكر أين رأيت إعلان التطوع لهذا الدور.
- اكتب جملتين أو ثلاث جمل تحدد خبرتك وتجربتك في هذا المجال.
- إذا كنت حاصلاً على درجات علمية أو درست دورات في المجال الذي تتقدم فيه، فتأكد من ذكر ذلك.
- ارجع إلى بيان أهداف المنظمة وقيمها واشرح سبب أهميتها بالنسبة لك. يمكنك ربط دراساتك وخبراتك واهتماماتك بهذه الأهداف أو القيم ؛ هذا حتى يعرف المجند أنك قادر ومستعد للعمل من أجل تحقيق تلك الأهداف.
5 اكتب الفقرة الثانية. بعد تقديم نفسك والإشارة رسميًا إلى رغبتك في التطوع بوقتك وجهدك، أخبر المجند بالمزيد عن نفسك.
- اشرح عملك وتطوع الماضي وكيف يرتبط بالدور الذي تريد التطوع من أجله. إذا لم يكن ما فعلته مرتبطًا بشكل مباشر بهذا الدور، فتحدث عن وظيفتك السابقة التي تسلط الضوء على نقاط قوتك كموظف، مثل إبراز إيمانك بفضيلة العمل والتزامك بوظيفتك الحالية أو السابقة وأي مهارات يمكن أن تكون كذلك. مفيد في الدور التطوعي المطلوب.
- اذكر أي مهارات لديك تتعلق بمجال التطوع وكيف يمكن أن تساهم في تحقيق أهداف المنظمة.
- إذا كانت لديك إنجازات تفتخر بها (وذات صلة أو تنطبق على دور تطوعي)، اشرح كيف تجعلك هذه الإنجازات المرشح المثالي لدور المتطوع الذي تريده.
- تحدث عن أي مشاكل أو عقبات قمت بتحديدها ومعالجتها بنجاح في أي وظيفة أو تدريب داخلي سابق أو حالي. X موارد البحث
- اكتب عن أي ابتكارات أو ابتكارات قمت بها بتحسين السياسة أو أساليب العمل في الأماكن التي عملت فيها. X موارد البحث
- ضع قائمة بأي مواقف تظهر قدرتك على المبادرة أو تحمل المسؤولية أو امتلاك مهارات القيادة. X موارد البحث
6 اكتب الفقرة الثالثة. من المتوقع أنك نجحت في الفقرتين السابقتين في تقديم نفسك كمرشح للعمل التطوعي، وسبب اهتمامك بذلك، وما الذي يجعلك مؤهلاً للمهمة، والآن تختتم بالفقرة الأخيرة التي توضح فيها. حدود ما يمكنك القيام به كمتطوع.
- دع المجند يعرف مقدار الوقت الذي يمكنك تخصيصه في الأسبوع لدورك التطوعي. إذا كانت بعض الأيام أكثر ملاءمة لك، فذكرها حتى يتم أخذها في الاعتبار إذا قبلوك.
- لا تفترض أنك حصلت على الدور. التحدث عن نفسك ومواعيدك كما لو كان القبول أمر مفروغ منه يمكن أن ينفر الشخص الذي يعمل.
- اطلب من الشخص المسؤول السماح لك بمقابلته وجهًا لوجه لمناقشة تطوعك وإخباره عن الأوقات التي يمكنك مقابلته فيها. من المهم أن تكون مرنًا في فرصة المقابلة، وأن تجعل جدولك مفتوحًا قدر الإمكان، وأن تكون مستعدًا للذهاب في غضون مهلة قصيرة.
7 قم بإنهاء الخطاب بختام احترافي. اشكر الموظف على وقته واهتمامه باستخدام لغة رسمية كما يتم استخدامها غالبًا في عالم الأعمال، بما في ذلك التحية الختامية مثل، “شكرًا جزيلاً لك” أو “لديك أقصى درجات التقدير والاحترام”.
8 وقّع الخطاب. في نهاية الرسالة ضع توقيعًا مطبوعًا وآخر يدويًا. إذا كنت ترسل الرسالة عبر البريد الإلكتروني، فقد يكون من الأفضل طباعتها وتوقيعها بالقلم (أسود كخط)، ثم مسحها ضوئيًا وإرسالها كملف PDF.
أرسل الخطاب
1 راجع لغة الخطاب. تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية أو مطبعية أو تنسيقية قبل إرسال الرسالة، لأنها قد تجعلها تبدو غير مهنية. X موارد البحث
2 أرفق سيرتك الذاتية. على الرغم من أنك ذكرت بالفعل مهاراتك وخبراتك ومؤهلاتك، إلا أنه لا يزال من الجيد إرفاق سيرتك الذاتية بالحرف ؛ يسمح ذلك للمُجنِّد بمراجعة تفاصيل تعليمك وعملك، بما في ذلك طول الوقت الذي تقضيه في كل وظيفة أو دور تطوعي. إن إرفاق السيرة الذاتية يمنحه أيضًا انطباعًا بأنك محترف وأنك تأخذ الموضوع على محمل الجد ومستعد لبذل الجهود للحصول على الوظيفة التي تتقدم لها.
3 احصل على رسالتين توصية. عادةً لا يتطلب الحصول على دور تدريبي تقديم خطابات توصية إذا كانت مطلوبة، أو إذا كنت ترغب في تأكيد التزامك بالمهنية، فقم بتضمينها في أوراقك. X موارد البحث
- تتم كتابة خطابات التوصية بواسطة أشخاص عملت معهم أو يعرفونك شخصيًا ومستعدون للتوصية بشخصيتك وقدراتك. X موارد البحث
- كبديل لخطابات التوصية، يمكنك سرد الأسماء والتفاصيل الخاصة بمن ترغب في الشهادة نيابة عنك ومن عملت معه حتى يتمكن المجند من التواصل معهم إذا رغب في ذلك. ستؤكد هذه الخطوة قدرتك على تكوين علاقات مهنية إيجابية مع رؤسائك وزملائك السابقين.
4 أرسل الرسالة. عادةً ما تحدد المؤسسة ما إذا كانت تتلقى خطابات عبر الإنترنت أم على الورق عبر البريد أم باليد. اتبع شروط المنظمة. إذا كنت ترسل الرسالة بالبريد، فتأكد من لصق العدد الصحيح من الطوابع وأن اسم وعنوان المستلم صحيحان على الظرف.
5 متابعة بمكالمة أو بريد إلكتروني. انتظر بضعة أيام على الأقل أو حتى أسبوع قبل أن تطلب منهم ذلك، ولا تدفع أو تأمر. فقط أرسل بريدًا إلكترونيًا ودودًا أو اتصل خلال ساعات العمل لمعرفة المسؤول عن الاتصال. أخبرهم أنك أرسلت خطاب طلب رسمي تعبر فيه عن اهتمامك بأن تكون جزءًا من المنظمة، وتذكر قبل كل شيء أن تكون محترفًا ومهذبًا.
6 اشكرهم في رسالة بعد المقابلة. هذه طريقة مهذبة ومهنية لإخبار المجند أنك تقدر وقته. يمكنك إرسالها كبريد إلكتروني أو كرسالة بريدية، وإذا كان لديك أكثر من مقابلة، فأرسل خطابًا إلى كل منهم. X موارد البحث
- وجه الرسالة إلى القائم بإجراء المقابلة بالاسم. X موارد البحث
- اشكره على منحك الفرصة للقاء والتحدث عن دور المتطوع. X موارد البحث
- في خطاب الشكر الخاص بك، حاول أن تذكر شيئًا معينًا قاله أثناء المقابلة. هذا يجعله يشعر أنك كنت منتبهًا ومهتمًا بكلماته وأنك تأخذ قضية التقدم على محمل الجد. X موارد البحث
- حافظ على تهذيبك الختامى ولا تقترح أن تأخذ القبول كأمر مسلم به. على سبيل المثال “أتطلع إلى مناقشة الدور بمزيد من العمق مرة أخرى” أو أتمنى له التوفيق في عملية الاختيار.
- تتلقى بعض المنظمات الكثير من الطلبات وقد تطلب منك عدم بدء خطابات بعد التقديم. في مثل هذه الحالات، اتبع التعليمات.