تعد كتابة تقرير الحالة فرصة ممتازة لوصف إنجازاتك العملية، سواء قمت بكتابتها بنفسك أو بناءً على طلب المدير. يجب أن يُظهر التقرير الجيد لمديرك إنجازاتك في العمل ويساعدك شخصيًا على تتبع تقدمك. فيما يلي بعض الأساسيات التي يجب مراعاتها عند كتابة تقرير حالة.
خطوات
اكتب تقرير حالة
1 اكتب عنوان التقرير وتاريخه. تأكد من تحديد تاريخ التقرير عن طريق إضافة التاريخ في العنوان ببساطة وكفاءة، على سبيل المثال (ملخص الأسبوع الأول من ديسمبر).
- يمكنك كتابة هذا في حقل العنوان إذا كنت ترسل التقرير عبر البريد الإلكتروني.
- أضف العنوان في مقدمة التقرير متضمنًا المعلومات السابقة، لأن التقرير سيكون في ملف منفصل.
2 أضف تفاصيل المشروع. تتضمن هذه التفاصيل عنوان المشروع أو مهمة العمل، وتاريخ البدء والانتهاء، وأسماء الأشخاص العاملين في المشروع.
3 اكتب شرحًا لما تم إنجازه. أضف عنوانًا، مثل الإنجازات، أو المهام المكتملة، أو مهام العمل المكتملة، أو يمكنك ببساطة كتابة ما تم إنجازه.
- تأكد من تحديد الفترة التي يغطيها التقرير (أسبوعيًا، شهريًا، ربع سنويًا، إلخ).
- استخدم الأفعال العملية لإكمال الجمل، مثل مكتمل، محدد، تم حله، مصمم، منظم، معدل، مصحح، مكتمل.
- في حالة التقارير الأسبوعية المختصرة، التزم بثلاث إلى ست جمل محددة.
4 اذكر الأهداف المراد تحقيقها خلال الفترة القادمة. أضف هذا تحت عنوان مثل المهام الجديدة أو الخطوات التالية أو قائمة المهام.
- حدد الوقت المخصص لكل مهمة عمل إذا كنت واثقًا من ذلك، على سبيل المثال “تسجيل تعديل التصميم – الوقت المخصص يومان”.
- تأكد من تضمين جميع الأجندات التي تعرفها.
- تذكر مرة أخرى أن 3 إلى 6 أسطر كافية لتقرير قصير.
5 ناقش المشاكل الحالية أو المحتملة. ضع قائمة بالمشكلات التي تحتاج فيها إلى إرشادات أو تحتاج إلى حلول ضمن “القضايا المفتوحة” أو “التعليقات”، ويمكن وصفها في فقرة أو فقرتين.
- على سبيل المثال، ربما تواجه مشكلة في الوصول إلى أحد الموردين لأن الشخص المسؤول ليس في المكتب هذا الأسبوع، وقد يكون لديك اقتراح حول كيفية حل هذه المشكلة وتحسين سير العمل. وفقًا لذلك، تأكد من توضيح المشكلة واقتراحك في هذا البند.
- في حال رضاك عن توضيح المشكلة دون تقديم حلول، يمكنك كتابة “نتوقع حل هذه المشكلة خلال يومين” للفت انتباه المسؤولين إلى ضرورة العمل والإشراف على حل لهذه المشكلة. .
- تجنب مديرك المباشر الشكوى في المستقبل لأنك لم تبلغ عن المشكلة في حال لم يتم حلها واستمر الوضع على ما هو، والأهم أنك توجه انتباه المسؤولين لحل المشكلة مما يجعلك فاعل رئيسي في تحقيق المصلحة العامة في مكان العمل.
6 انظر التقرير. من المهم أن تقوم بمراجعة كتابتك قبل إرسال التقرير إلى أي شخص يحتاج إلى رؤيته.
نموذج تقرير الحالة
“هذا مثال لتقرير حالة إذا تمت كتابته بواسطة محرر wikiHow. استخدم هذا القالب وقم بتعديله بما يتناسب مع عملك. كن على علم بأن الجمل عادة ما تكون أفعال (ابدأ بفعل).”
تقرير الحالة للأسبوع الذي يبدأ في 26 سبتمبر 2011 ما تم إنجازه
- بدأت 3 مقالات “إعادة استخدام علب الصفيح” (اقتراحي الخاص)، و “كيف تصبح مصمم حقائب يد” (عند الطلب)، و “كيف تتعلم نفسك” (عند الطلب).
- لقد قمت بإضافة وتحرير المقالات التالية “كيف تجد سيارتك في ساحة انتظار مزدحمة” و “خطط لبيع مخبوزاتك”.
- معاد كتابته
- راقب أكثر من 400 تعديل وشاهد طلبات لمراجعة الأخطاء الإملائية والنحوية.
بعثات جديدة
- أضفت الصور إلى مقال “كيف تصبح مصمم حقائب يد”.
- لقد راجعت وصححت مقالة “كيف تفعل ذلك بنفسك”.
- طلبت المساعدة من محرر لديه خلفية طبية لمراجعة مقال “الإسعافات الأولية للعظام المكسورة”. لقد أجريت أكبر قدر ممكن من البحث والتدقيق أثناء العمل على المقالة، لكن ليس لدي خلفية طبية كافية.
- لقد راجعت مقال “قراءة المعلومات الغذائية على الملصقات الغذائية”. تم قبول هذه المقالة مبدئيًا، ولكنها بحاجة إلى المراجعة والإضافة من قبل محرر خبير.
قضايا وتعليقات
- كل الشكر والتقدير للمبرمجين الذين طوروا موقعنا هذا الشهر. سأولي اهتماما لأي مشاكل قد أواجهها أثناء العمل.
- تعرضت إحدى الزميلات لأزمة عائلية، وأقترح أن تأخذ بعض الوقت من العمل إذا شعرت أنها بحاجة لذلك.
أفكار مفيدة
- الحفاظ على فقرات التقرير قدر الإمكان، حيث أن تقرير الحالة بشكل عام ليس المكان الأنسب للشكاوى أو الاعتذارات. على العكس من ذلك، يفضل استخدامه لتقديم حلول عملية أو مراجعة بناءة للمشكلات، مما يظهر سلوكك المهني والعملي وبُعد نظرك.
- امنح الجميع حقهم من خلال شكر الزملاء على إكمال مهمة صعبة أو مساعدة بعضهم البعض في الصالح العام.
ولا تذكر أبدًا أي مهام لم تكملها.
- تعد كتابة تقرير في نهاية الأسبوع بمثابة تذكير ممتاز بما تم إنجازه عندما تنظر إلى الوراء في بداية أسبوع العمل.
- احتفظ بصياغة التقرير، فعادةً لا يكون لدى المديرين الوقت لقراءة التقارير المطولة. اكتب المعلومات المهمة، وسيسألك المدير مطولاً عما إذا كان يريد معرفة المزيد من التفاصيل.
- كن دقيقا.
- استخدم Excel أو قاعدة البيانات لإجراء مراجعة لمهام العمل المتعلقة بنفس المشكلة، من أجل تعقبها بشكل أكثر تحديدًا.
- اكتب تقارير حالة منتظمة إذا كنت تريد تتبع إنجازاتك. يمكنك تسهيل ذلك من خلال تدوين بعض الملاحظات أولاً ثم تجميعها في تقرير.
- احتفظ بنسخ من تقارير الحالة للرجوع إليها عند الحاجة، فقد تحتاجها عند كتابة سيرتك الذاتية لإظهار إنجازاتك، أو عندما تكتب وظيفة.
- يمكنك أيضًا تطبيق نفس الطريقة على التقارير وجهًا لوجه في الاجتماعات.
- لا بأس بالقول إنك بدأت العمل على مهمة أو أنك بحثت عن مشكلة معينة، حيث يصعب أحيانًا إكمال جميع المهام في أسبوع واحد.
تحذيرات
- تأكد من كتابة التقرير بشكل احترافي إذا أرسلته عبر البريد الإلكتروني، كما قد يراه الكثير من الأشخاص.
- إن أخذ زمام المبادرة لكتابة تقرير حالة دون أن يطلبه المدير قد يتسبب في توقع المدير منك القيام بنفس الشيء كل أسبوع. هل أنت مستعد حقًا لإلزام نفسك به
- تأكد من توضيح ما يمكنك القيام به دون وعود بأشياء تفوق قدراتك.