قد يبدو الانتظار وكأنه فجوة زمنية متعبة ولا نهاية لها بين إرسال نموذج طلب الوظيفة وتلقي رد من الشركة، والتواصل المباشر مع الشركة لمتابعة تقدم طلبك قد يمنعك من التنافس مع المرشحين الآخرين للوظيفة، لذلك يمكنك كتابة خطاب متابعة وإرساله عبر البريد الإلكتروني مما يترك انطباعًا إيجابيًا طالما أنك محترف ولا تبدو متعجرفًا.
خطوات
كتابة رسالة متابعة
١ أعطِ الأمر بضعة أيام على الأقل. هناك إجماع عام على أنه يجب عليك المتابعة بعد 3-5 أيام على الأقل، على الرغم من وجود تقارير متضاربة حول المدة التي يجب أن تنتظرها لتتبع طلب توظيف حيث يقول البعض أنه يجب عليك الانتظار أسبوعًا كاملاً أو أكثر، بينما يقول آخرون ذلك 5 أيام عمل المدة المناسبة. فقط تذكر أنه من المحتمل أن يكون هناك العشرات أو حتى المئات من المتقدمين لنفس الوظيفة مثلك، وأن الأمر يستغرق وقتًا لفرز المتقدمين والعثور على مرشحين مؤهلين للوظيفة في الجولة التالية، لذا حاول ألا تبدو متعجرفًا أو غير صبور من خلال التتبع أسفل طلب الوظيفة مبكرًا جدًا. X مصدر البحث
- يقول بعض مديري التوظيف إنهم يفضلون بالفعل عدم تلقي رسائل متابعة بالبريد الإلكتروني على الإطلاق لأنهم يعتقدون أن هذا التكتيك هو لجذب الانتباه ويستغرق بعض الوقت الذي يحتاجون إليه لاختيار المرشحين المؤهلين للوظيفة. يُقال هذا أحيانًا، بينما يعتقد مديرو التوظيف الآخرون أن رسالة المتابعة ستجعلك تبرز بين المرشحين وتظهر حماسك وشغفك بالوظيفة. X مصدر البحث
2 أرسل رسالتك بالبريد الإلكتروني إلى الشخص المناسب. الشخص المثالي لتوجيه رسالتك إليه هو نفس الشخص الذي تواصلت معه عند التقدم للوظيفة. إذا وجدت الشخص، فاكتب اسم الشخص وسيظهر أنك قد بحثت عنه بالفعل، ولكن إذا بحثت في كل مكان ولا يمكنك العثور عليه، فإن أفضل ما يمكنك كتابته هو “Dear Hiring Manager”. X مصدر البحث
- قد تتمكن من العثور على معلومات الاتصال بمدير التوظيف إذا قمت بإجراء بحث مناسب على موقع الشركة على الويب.
- يمكنك أيضًا مراجعة صفحة الشركة على الموقع لمعرفة ما إذا كان بإمكانك العثور على معلومات الاتصال بمدير التوظيف هناك.
- يجب تجنب الاتصال بالمكتب للاستفسار عن اسم مدير التوظيف حتى لو لم تتمكن من العثور على اسمه.
- تأكد دائمًا من تهجئة اسم أي شخص، فلا شيء يمكن أن يخلق اتصالًا سلبيًا أسرع من كتابة اسم شخص ما بشكل خاطئ.
3 اكتب التحية الصحيحة وسطر الموضوع. اكتب “عزيزي” أمام اسم مدير التوظيف بمجرد أن تعرفه قبل الدخول في نص بريدك الإلكتروني، تمامًا كما فعلت عندما كتبت خطاب طلبك ؛ عزيزي الأستاذ فلان، تحية مناسبة. لا تحاول أن تكون حميميًا أو غير رسمي وتقول مرحبًا فقط لأنها رسالة بريد إلكتروني ؛ من المهم الحفاظ على سياق المحادثة الرسمية.
- شيء بسيط مثل “متابعة طلب لوظيفة محرر” سيؤدي وظيفة عنوان الحرف، وإذا كان للوظيفة مرجع أو رقم طلب يمكنك إضافته إلى العنوان.
- تذكر أن مدير التوظيف قد يكون مسؤولاً عن نشر الوظائف في مواقع متعددة في نفس الوقت، لذلك من المهم أن تكون محددًا قدر الإمكان، ويمكنك حتى وضع اسمك في سطر الموضوع لتسهيل العثور على طلبك. .
4 ضع قائمة بالوظيفة التي تقدمت لها ومتى تقدمت بها. اجعل هذه البيانات موجزة وبسيطة ؛ فقط ابدأ بالقول عندما تقدمت للوظيفة وكيف عرفت عنها وأنك لم تتلق ردًا على طلبك. يمكنك أن تضيف أنك ترغب في التأكد من أن مدير التوظيف قد تلقى طلبك لأنك لم تتلق أي شكل من أشكال تأكيد استلام طلبك ؛ هذه طريقة سرية لتتبع الطلب. يمكنك أن تقول شيئًا بسيطًا مثل هذا X هو مصدر بحثي
- “عزيزي السيد كذا وكذا”، “لقد تقدمت الأسبوع الماضي لمنصب المحرر الذي أعلنت عنه على موقع (…….). لم أتلق ردًا من شركة “…” بخصوص هذه الوظيفة وأود أن أؤكد أنك تلقيت طلبي.
5 عزز حماسك ومؤهلاتك للوظيفة. الآن، في جملة واحدة أو جملتين فقط، أخبر مدير التوظيف أنك متحمس جدًا للتقدم للوظيفة، واشرح ما الذي يجعلك مرشحًا رائعًا لها. سيجعل هذا رسالتك أكثر من مجرد رسالة مزعجة “للتأكد فقط”، ولكنها رسالة تعزز مؤهلاتك للوظيفة، ويمكنك قول شيء بسيط مثل هذا X Research Source
- “إن حماسي وتجربتي تجعلني مرشحًا مناسبًا جدًا لهذا المنصب، حيث عملت كمحرر متنوع على مدار السنوات الخمس الماضية، وأنا متحمس لفرصة نقل خبرتي في الكتابة والتحرير إلى مستوى أكثر تقدمًا مع شركتك . “
6 اكتب نهاية حماسية. أنهِ رسالتك بعبارة إيجابية تفيد بأنك تتطلع إلى تلقي رد من الشركة قريبًا. اعرض إعادة إرسال أي ملفات إذا لم تصل إلى الشركة بشكل صحيح وإعادة تأكيد تفاصيل الاتصال الخاصة بك، مع التأكد من شكر مدير التوظيف على قضاء وقته الثمين. اجعل هذا الجزء من رسالتك قصيرًا وبسيطًا مع توضيح مدى أهمية هذه الوظيفة بالنسبة لك. يمكنك أن تقول شيئًا بسيطًا مثل هذا
- “يرجى الاتصال بي في أي وقت إذا كانت لديك أسئلة بخصوص مؤهلاتي أو كنت بحاجة إلى أي مواد إضافية. أتطلع إلى تلقي رد منك وأود أن أشكرك على وقتك الثمين.” تحياتي، اسمك ثنائي.
7 راجع مسودة رسالتك. امنح الحرف فترة زمنية قصيرة ثم ارجع إليه للتحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية، والتأكد من جودة النص ضمن السياق العام للحرف. أهمية التأكد من صحة هذه الأشياء تساوي أهمية إعداد خطاب اقتراح السيرة الذاتية على أعلى مستوى، لذا أعط الأمر التركيز الذي يستحقه.
- يمكنك محاولة قراءة مسودتك بصوت عالٍ للتأكد من أن الكلمات تتدفق بسلاسة ومنطقية. يمكن أن يمنحك هذا أيضًا إحساسًا بما إذا كنت قد حافظت على نبرة تتسم بالحيوية والاحترام.
8 إرسال الرسالة بالبريد الإلكتروني. أرسل رسالتك بمجرد الانتهاء من الفحوصات اللازمة وتكون سعيدًا بالنتيجة النهائية، ولكن لا ترسلها أكثر من مرة ؛ آخر شيء يحتاجه مدير التوظيف هو تلقي 50 رسالة منك بسبب الضغط المتكرر على زر الإرسال. خذ نفسًا عميقًا، واضغط على زر الإرسال، وابتعد عن الكمبيوتر لفترة.
9 اجلس مرة أخرى وانتظر. امنحها بعض الحرية بعد إرسال رسالتك، ولا تتابع بمكالمة هاتفية بعد 30 دقيقة للتأكد من وصولها إلى الشركة أو كتابة رسالة جديدة في اليوم التالي. في هذه المرحلة، يمكنك أن تتذكر أنك بذلت قصارى جهدك للتقدم لهذه الوظيفة لقد قدمت نموذج طلب وظيفة قويًا واستمر. كن واثقًا من أن قوة سيرتك الذاتية وخطاب التقديم، إلى جانب تصميمك على متابعة طلبك، ستضعك في وضع قوي لإجراء مقابلة مع أصحاب العمل.
- لا تثبط عزيمتك إذا لم تحصل على استجابة سريعة من الشركة، فقد يستغرق مديرو التوظيف أسابيع لفرز المرشحين المحتملين للوظائف، وقد لا يتصل بك البعض على الإطلاق لأنهم يعملون فوق طاقتهم. حاول ألا تأخذ الأمر على محمل شخصي وتحرك للبحث عن فرصة جديدة.
- يجب أن تتأكد من أنك تنتظر بصبر قبل التفكير في متابعة تطبيق الهاتف، على الرغم من أن البعض قد ينجذب إلى هذه الفكرة لأنها قد تجعلك مرشحًا بارزًا ولكن يمكن أيضًا أن تلعب دورًا معاكسًا وتجعلك تبدو متعجرفًا ؛ لذا تأكد من أنك تبدو واثقًا، وذكّر مدير التوظيف بما يجعلك مناسبًا تمامًا، وحافظ على نبرة صوتك المحترمة إذا قررت الاتصال.
أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة
أفكار مفيدة
- فكر جيدًا في عنوان بريدك الإلكتروني وما يقوله للآخرين عنك. هل يمكن لعنوان رئيسي بعبارة “رجل مثير” أو “تسوق أكثر سخونة” أن يوصل حقًا ما تريد قوله عن نفسك كموظف محتمل ربما يجب عليك إنشاء حساب جديد باستخدام اسمك أو كلماتك المهنية، فهذه العملية برمتها تدور حول التواصل مع مدير التوظيف وصورتك الذهنية، وهذا يتطلب الانتباه إلى جميع جوانب الاتصال.
- تذكر أن مدير التوظيف عادة ما يكون لديه عمل خاص به يقوم به بالإضافة إلى إدارة عملية التوظيف، لذا فإن الحفاظ على نبرة محترمة وموجزة عند التواصل معهم سيساعد في التأكد من وصولهم إلى هناك دون مشاكل.
- تحقق من توقيعك على بريد إلكتروني للتأكد من أنه يبدو احترافيًا، فهناك بعض الأشياء في رسائلك الواردة للتواصل مع الأصدقاء الذين لديهم أسمائنا مختصرة، أو نصًا ممتعًا أو صورًا تتبع أسمائنا. تذكر أنه عليك أن تأخذ نفسك على محمل الجد إذا كنت تريد أن يأخذك الآخرون على محمل الجد، لذا امنح رسالتك أفضل فرصة ممكنة.
- اغتنم الفرصة لإعادة الاتصال بأفضل جودة يمكنك تقديمها. يساعد هذا مدير التوظيف في الحصول على فكرة عن النموذج الخاص بك في أذهانهم إذا لم يقرؤوا ذلك بعد، أو يساعد في إعادة بناء معتقداتهم حوله إذا كانوا قد قرأوه بالفعل.
- اختر حجم الخط القياسي لرسالتك. قد تكون كتابة رسالتك بالخط الوردي الغامق مفيدة لمراسلة أصدقائك ؛ لكنك تحتاج إلى استخدام خط أسود Arial أو Times New Roman أو خط آخر سهل القراءة، حتى لرسم صورة احترافية في هذا الاتصال.
تحذيرات
- لا تكن متعجرفًا أو متعجرفًا أو مُصرًا، ولا تنقص من ذوقك في تواصلك مع مدير التوظيف لأن القرار النهائي بيده، وهو يدرك أن المجند مهم بالنسبة لك، ولكنه في كثير من الأحيان مجرد جزء صغير من يومه، لذا فإن التواصل بطريقة لا طعم لها أو متعجرف لن يخلق فقط انطباعًا سلبيًا.
- كن حذرًا عند وضع عنوان الرسالة. عادة، في الشركات الكبيرة، لن يستجيب مدير التوظيف بالضرورة لطلبك، حيث غالبًا ما يكون هناك شخص ما داخل قسم الموارد البشرية يتعامل مع عملية التوظيف. تحقق دائمًا من المسمى الوظيفي للشخص الذي اتصل بك، وفي المقابل تحقق من المسمى الوظيفي الذي تتقدم إليه. اسأل بأدب عن مدير التوظيف وكيف يمكنك الاتصال به إذا بدا أن جهة الاتصال الخاصة بك هي موظف موارد بشرية.