تهدف وثيقة المواصفات الفنية إلى تحديد مجموعة من المتطلبات التي يجب أن يفي بها المنتج أو التركيب أو يتجنبهما. يعتبر المنتج أو التركيب غير متوافق إذا لم يستوف جميع المتطلبات المنصوص عليها في وثيقة المواصفات الفنية. في هذه الحالة، يمكن الإشارة إلى المنتج أو التثبيت على أنه “ليس من النوع التلقائي”. تُستخدم المواصفات الفنية عادةً عند إبرام عقد للمنتجات أو الخدمات التقنية، بشرط أن تحدد المواصفات الفنية في هذه الحالة المتطلبات التي يجب استيفائها للوفاء العقد المبرم.
راجع الخطوات التالية لمعرفة كيفية كتابة المواصفات الفنية.
خطوات
تقييم الاعتبارات العامة
1 حدد ما إذا كانت المواصفات الفنية مفتوحة أم مغلقة.
- فكر في المواصفات الفنية المفتوحة. تصف المواصفات الفنية المفتوحة الأداء المطلوب دون تحديد كيفية تحقيق ذلك الأداء، وتوفر المواصفات الفنية المفتوحة قدرًا كبيرًا من الحرية لمنتج الجهاز أو المثبت فيما يتعلق بكيفية تلبية المواصفات الفنية. على سبيل المثال، قد لا تتضمن المواصفات الفنية لتخزين الكمبيوتر الوسيلة المستخدمة لتخزين البيانات كشرط لاستيفاء المواصفات الفنية.
- فكر في المواصفات الفنية المغلقة. بالإضافة إلى وصف الأداء المطلوب، تصف المواصفات الفنية المغلقة أيضًا الأدوات أو التقنية المستخدمة أو التجميعات الفرعية التي يجب استخدامها في المنتج أو التثبيت للوفاء بالمواصفات الفنية. على سبيل المثال، قد تتطلب المواصفات الفنية لجهاز “الرفع” استخدام الطاقة الهيدروليكية في المنتج أو التثبيت.
2 تحديد المتطلبات. قم بتقييم كل مواصفة لتحديد أهميتها في المنتج أو التثبيت.
3 حدد أسلوب الكتابة الخاص بك.
- استخدم جمل قصيرة ومباشرة.
- تجنب استخدام المقالات التوضيحية أو الأسماء النسبية واذكر اسم الشيء الذي تشير إليه مباشرة في النص.
- حدد المصطلحات والاختصارات الشائعة في الصناعة التي ينتمي إليها المنتج أو التثبيت. أضف قسم تعريفات في بداية المواصفات الفنية لتعريف بوضوح معاني مصطلحات الصناعة التي ينتمي إليها المنتج أو الصيغة.
4 اكتب الفهرس. رتب الكتالوج بحيث تأتي المتطلبات العامة للمنتج أو التثبيت أولاً ثم اتبع ذلك بالمواصفات الأكثر دقة لأقسام المنتج أو التجميعات الفرعية.
إنشاء وثيقة المواصفات الفنية
1 ضع قائمة بجميع المتطلبات التي يجب أن يستوفيها المنتج أو التثبيت. استخدم كلمات تعبر عن واجب أو التزام على المنتج أو الجهاز على أنه “يجب” عند تحديد المتطلبات. المتطلبات التي يتم التعبير عنها على أنها “يجب” يجب أن تكون موجودة بشكل كامل ومناسب في المنتج. ضع في اعتبارك النقاط التالية وأضف عوامل أخرى كما هو مطلوب من قبل المنتج أو التثبيت لتلبية المواصفات الفنية.
- تحديد أبعاد المنتج المقبولة و / أو وزن المنتج المقبول.
- حدد النطاق الكامل للظروف البيئية التي يجب توفرها للمنتج أو التثبيت للوفاء بالمواصفات الفنية. كذلك، يجب الإشارة بوضوح إلى الظروف البيئية القاسية التي يكون فيها تدهور أداء المنتج أو التركيب مقبولاً، مثل درجات الحرارة المرتفعة أو ظروف الرطوبة.
- أشر إلى التفاوت في أداء المنتج أو التجميع الفرعي.
- اكتب معايير الاستخدام أو معايير السلامة التي سيتم تطبيقها على المنتج أو التثبيت. يمكن أن يشمل ذلك، على سبيل المثال، تحديد أن المنتج قد تمت الموافقة عليه من قبل الاتحاد الوطني للصناعات أو الهيئة التنظيمية الحكومية في بلدك، أو أنه حصل على موافقات وشهادات جودة معترف بها دوليًا.
- صف بالتفصيل المواصفات الفنية للمنتج أو التثبيت الذي يجب أن يفي به هذا المنتج أو التثبيت. على سبيل المثال، تشتمل المواصفات الفنية لجهاز إلكتروني على مواصفات سرعة معالجة البيانات والواجهات الإلكترونية للمنتج، بينما تشتمل المواصفات الفنية للتجميع الفرعي الميكانيكي على مواصفات الصلابة والتحمل.
- تحديد العمر الافتراضي للمنتج أو التثبيت. يجب أن تنص المواصفات الفنية على الصيانة الدورية أو معايرة المنتج أو التركيب حيثما ينطبق ذلك، ويجب أن توضح المواصفات الفنية أيضًا الشروط المقبولة لإجراء صيانة أو معايرة المنتج أو التثبيت والأوقات التي يجب فيها المعايرة أو الصيانة إجراء.
المواصفات الفنية الكاملة
1 حدد عنوانًا ورقم تحكم يسمحان بمراجعة المواصفات الفنية للمنتج أو التثبيت.
2 تحديد الجهة المسؤولة عن إصدار المواصفات الفنية والجهة المسؤولة عن إجراء أي تعديلات على المواصفات. يجب تخصيص مسافات لتوقيع هذه الأطراف في وثيقة المواصفات الفنية.
3 اقرأ المواصفات بعناية شديدة. اقرأ المواصفات الفنية كأنك شخص ليس لديه خبرة في تطبيق هذه المواصفات الفنية أو شخص يبحث عن طريقة لتقليل التكلفة من خلال استغلال الثغرات في المواصفات الفنية، ثم تعديل المواصفات الفنية حسب الحاجة تقديم جميع المتطلبات إلى الشخص الذي ليس لديه خبرة في تنفيذ هذه المواصفات وسد الثغرات التي يمكن استغلالها من قبل الأشخاص الذين يبحثون عن وسيلة للالتفاف على المواصفات الفنية.