هل فكرت يومًا في كيفية إدارة مخزون الأدوات المكتبية في مكتبك أو شركتك يجب أن تعلم أولاً أن اللوازم المكتبية عادة ما تكون باهظة الثمن، لذلك يجب إدارة مخزونها بطريقة مناسبة لضمان توفرها عند الحاجة. تساعدك هذه المقالة في تعلم كيفية إجراء جرد لمستلزمات القرطاسية ببساطة. العملية سهلة طالما أنك تعرف الخطوات. تابع القراءة لتتبع خطوات جرد وتسجيل ومتابعة المخزون وستنجح في عملية الجرد الدوري.
خطوات
تعيين مدير متجر لإجراء عملية الجرد
ابدأ بتعيين مدير مستودع للتعامل مع عملية جرد المخزون. يتولى مدير المستودع عمليات تنظيم ومتابعة الجرد من خلال إجراء الجرد اليومي، وهو المسؤول عن الرد على أي طلبات أو أسئلة تتعلق بالمستلزمات المكتبية، حيث يمكنه تلبية طلبك على الفور. X موارد البحث
- مدير المتجر هو الشخص المسؤول عن حماية اللوازم المكتبية ومنع أي شخص من التدخل في المتجر لأن اللوازم المكتبية عادة ما تكون باهظة الثمن.
تخزين اللوازم المكتبية في موقع مركزي
قم بتعيين مكان لتخزين اللوازم المكتبية حيث يسهل الوصول إليها. على الأرجح، هناك مكان مخصص بالفعل للإمدادات المكتبية. على أي حال يجب تخصيص مساحة تخزين مناسبة يسهل فيها جرد ومتابعة المستلزمات وسهولة الوصول إليها عند الحاجة. X موارد البحث
- إذا لم يكن لديك مساحة تخزين كافية، فخصص رفًا كبيرًا أو خزانة أو مكتبًا غير مستخدم. X موارد البحث
تنظيم الجرد بما يسهل الحصول على المطلوب
رتب المستلزمات في مجموعات وأرقام حتى يسهل العثور عليها. ابدأ بالتجميع ثم قرر كيف تريد تنظيم المستلزمات داخل مساحة التخزين. يمكن تقسيم الأصناف حسب الاحتياجات اليومية والأسبوعية والشهرية بحيث تضع العناصر المطلوبة بشكل دوري في مكان يسهل الوصول إليه، وأخيراً وضع الملصقات على جميع الأرفف والسلال والصناديق حتى تتمكن من تمييز محتوياتها. X موارد البحث
- على سبيل المثال ضع العناصر المطلوبة بشكل منتظم في مكان يسهل الوصول إليه ويمكن تمييزه من خلال النظر، والأشياء التي لا تحتاج إليها كثيرًا مثل حبر الطابعة يمكن وضعها على الرفوف العلوية.
- قم بترتيب مستلزمات القرطاسية أبجديًا في حالة وجود العديد منها، لتسهيل الحصول على ما تحتاجه.
- يمكن أيضًا ترتيبها وفقًا لاحتياجات كل قسم في الشركة ؛ على سبيل المثال، ضع مستلزمات قسم الحسابات على رف ومستلزمات السكرتارية على رف آخر.
قم بإعداد قائمة رئيسية باللوازم المكتبية
يجب إعداد قائمة رئيسية باللوازم المكتبية لإبقائها منظمة. احصل على قطعة من الورق وقلم وابدأ في تدوين جميع مستلزمات القرطاسية في المتجر. تأكد من كتابة نوعه واسمه ورقمه ولونه وجميع التفاصيل الأخرى التي تسهل التعرف عليه عند إعادة الترتيب. X موارد البحث
- على سبيل المثال حدد نوع حبر الطابعة والعلامة التجارية الخاصة بك حتى لا تضطر إلى جلب هذه التفاصيل في كل مرة تحتاج فيها إلى طلب المزيد من الحبر.
انقل قائمة المستلزمات إلى جدول بيانات
جداول البيانات مناسبة لمخزون الإمدادات في حالة المكاتب الصغيرة والمتوسطة الحجم ؛ ليست هناك حاجة لشراء برامج جرد اللوازم المخصصة في هذه الحالات. استخدم برنامج جداول بيانات مثل Excel أو Google Sheets، وخصص العمود الأول من الجدول لاسم المستلزمات، مع تخصيص الأعمدة المجاورة للعلامات التجارية والأرقام والألوان وما إلى ذلك. X موارد البحث
احسب عدد العناصر وأضفها إلى الجدول
قم بتعيين عمود أخير في الجدول لعدد العناصر الموجودة حاليًا في مخزونك. ضع العدد الإجمالي للكائنات في المساحة المتوفرة في العمود الأخير من الجدول، واحفظ الملف على سطح المكتب لسهولة الوصول إليه في المرة القادمة. X موارد البحث
- يمكنك تخصيص عمود إضافي يحتوي على الحد الأدنى من العدد الذي يجب أن يكون متاحًا لكل عنصر من المستلزمات فيما يعرف باسم “نقطة الإطلاق”، ومن خلال البرنامج تحصل على تنبيه في كل مرة يقل فيها عنصر معين عن الرقم المطلوب في المتجر؛ بهذه الطريقة ستتمكن من الحفاظ على مخزون ثابت دون الحاجة إلى استبدال عنصر ما بسرعة. X موارد البحث
استخدم برنامج إدارة المخزون في حالة المكاتب الكبيرة
يسهل برنامج الجرد تتبع المخزون، خاصة في حالة المكاتب الكبيرة. يوصى بشراء برنامج مخصص لإدارة المخزون في حالة وجود مخزون كبير يمكنك من خلاله إدخال أسماء وعدد الأصناف، ومن ثم يتولى البرنامج مهمة تحديث البيانات في كل مرة يتم فيها سحب صنف من جرد. X موارد البحث
- يمكن الاعتماد على السجلات المكتوبة إذا كان من الصعب تحديث البرنامج ثم إدخال بيانات جديدة.
- اضبط البرنامج لإعلامك إذا وصل أحد العناصر إلى نقطة إطلاقه بحيث يمكنك استبداله بسرعة.
- تختلف طريقة عمل كل برنامج، لذا تأكد من اختيار البرنامج المناسب لمكتبك أو شركتك. على سبيل المثال تقدم بعض البرامج خدمة مسح رمز تعريف الجهاز لتحديث البيانات ؛ هذه البرامج مناسبة جدًا في حالة المكاتب الكبيرة.
إجراء الجرد بشكل دوري
يعد الجرد الدوري ضروريًا لتحديث البيانات في جدول اللوازم المكتبية. يعتمد عدد المرات التي يعتمد فيها المخزون على معدل استهلاك اللوازم المكتبية، ويمكن إجراء الجرد الدوري أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا. ابدأ عملية الجرد من خلال مراجعة الأرقام المسجلة، ثم تحديثها بالأرقام الحالية لكل عنصر، وحساب الطلبات التي تحتاج إلى إجرائها. X موارد البحث
- لا تنس التحقق من أرقام “نقطة الإطلاق” بدلاً من مجرد الأرقام الإجمالية.
أوامر الجدولة
تخصيص يوم محدد لإصدار الطلبات من أجل الحفاظ على النظام في المتجر. يساعدك تخصيص أيام الطلب على الاحتفاظ بعدد ثابت من العناصر في المخزون، ويمنعك من الطلب الزائد بشكل عشوائي. تأكد من التخطيط المسبق لتقديم الطلبات بحيث تتلقى هذه الطلبات في الأيام التي حددتها. X موارد البحث
- يعتمد عدد المرات التي تحتاج فيها إلى تلقي الطلبات على عدد المرات التي تستهلك فيها اللوازم المكتبية وعدد مرات إجراء المخزون.
تقييد الدخول إلى متجر اللوازم المكتبية
حراسة منطقة تخزين مستلزمات المكاتب بحيث يُسمح فقط لمدير المتجر بالدخول. لا تسمح للموظفين بالدخول إلى المتجر والحصول على ما يريدون في أي وقت، وإلا سيكون من الصعب تتبع المخزون بشكل صحيح، وسوف ينفد المخزون بمعدل أسرع مما سيكلفك أكثر. منع هذه المشكلة عن طريق إغلاق المتجر وإعطاء المفتاح فقط لمدير المتجر وموظف واحد أو اثنين آخرين. X موارد البحث
- هذا يعني أنه يتعين على الموظفين الاتصال بمدير المتجر أو المساعدين للحصول على احتياجاتهم من القرطاسية.