سيساعدك إنشاء جدول تنظيمي ليومك على إدارة وقتك بشكل أكثر كفاءة وفعالية. يمكن أن تكون ناجحًا في تحقيق المزيد من الأولويات وتقليل احتمالية تفويت المهام أو تشتيت انتباهك بالأشياء الجانبية. على الرغم من أنه قد يبدو من الأسهل التعامل بسهولة مع المنظمة، فقد تجد نفسك مرتبكًا وغير منظم وتنسى الكثير من الأشياء. قد يستغرق إنشاء جدول عمل والالتزام به بعض الوقت حتى تعتاد عليه، لكنك ستكون ممتنًا لأنك فعلت ذلك في مثل هذه الفترة القصيرة من الوقت. سيساعد ذلك في تقليل التوتر ويمنحك المزيد من التحكم في جميع جوانب حياتك. يسمح لك تنظيم يومك بالتنظيم الذاتي لأفعالك ومراقبة سلوكياتك المختلفة على مدار اليوم والاحتفاظ بسجل واضح لما تحتاج إلى تحقيقه مقارنة بما تفعله بالفعل. X مصدر البحث
خطوات
صنع طاولة
1 امتلك تقويمًا أو مخططًا زمنيًا. تأكد من أن التقويم الخاص بك يحتوي على مساحة لقائمة المهام التي تحتاج إلى تضمينها فيه. توفر بعض التقاويم صفحات مخططات أسبوعية أو يومية أو كل ساعة. يمكنك أيضًا استخدام دفتر ملاحظات عادي. اختر الطريقة التي تناسب احتياجاتك ورغباتك. X مصدر البحث مهما كان اختيارك، التزم به. لا تحاول استخدام تقويم واحد للعمل وآخر للمدرسة وما إلى ذلك. يجب أن يكون كل شيء في مكان واحد. X مصدر البحث
- هناك أيضًا العديد من الخيارات الرقمية لأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية التي يمكنها المزامنة مع مختلف الأجهزة الإلكترونية التي تستخدمها، بحيث يمكنك الوصول إلى تطبيق التقويم في أي وقت ومن أي مكان. توفر الكثير من التطبيقات خدمات لتنظيم مهام عملك وتحتوي على أدوات تذكير وأجهزة ضبط الوقت والعديد من الميزات الأخرى. X مصدر البحث
- سيكون من الأفضل أن تختار تقويمًا رقميًا أو ورقيًا به مساحة إضافية بحيث يمكنك إضافة ملاحظات متنوعة إلى جدولك الزمني. يمكن أن يساعدك هذا في تتبع ليس فقط ما تفعله، ولكن كيف تفعله و / أو كيف تشعر حيال ذلك. على سبيل المثال، ضمن قسم “الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية” في التقويم الخاص بك، من الممكن ليس فقط التحقق من قيامك بهذا العنصر، ولكن أيضًا كتابة أي ملاحظات إضافية (ركضت ميلًا إضافيًا اليوم وشعرت بالارتياح بعد ذلك!). تساعدك إضافة مثل هذه الملاحظات على تتبع سلوكياتك بشكل أفضل. X مصدر البحث
- إذا كنت تحاول الانتقال من الورق إلى الرقمي، فقد تجد الأشياء أكثر تعقيدًا ودقة لمدة يوم أو يومين، حتى تعتاد على النظام الجديد. احتفظ بكلتا الأداتين معك في الأيام القليلة الأولى، وتحقق جيدًا للتأكد من أنك لم تترك أيًا من المهام أو أضفتها في أكثر من مكان.
2 رتب مهامك. يتيح لك التنظيم الإلكتروني تنسيق المهام المختلفة بالألوان. على سبيل المثال، يمكنك وضع المهام المتعلقة بالعمل باللون الأحمر، ومهام الدراسة باللون الأزرق، والمهام المنزلية باللون الأخضر، والعطلات باللون البرتقالي، والتمرين باللون الوردي. يمكنك ببساطة أن تفعل الشيء نفسه إذا كنت تستخدم تقويمًا أو دفتر ملاحظات ؛ استخدم أقلام الرصاص الملونة (الكرات أو الرصاص أو أقلام التحديد). بمجرد التمييز بين أنواع المهام المختلفة التي تحتاج إلى تنظيمها، يمكنك العمل على تحديد أولوياتك الخاصة.
- سيساعدك التنظيم عن طريق الترميز اللوني لمهامك أيضًا على تصور وفهم المهام التي تستغرق الكثير من الوقت للعمل عليها. قد ترى، على سبيل المثال، أن هناك العشرات من المهام باللون الأحمر (العمل) والأخضر (المنزل) في قائمة المهام الخاصة بك، ولكن هناك القليل من المهام الوردية (التمرين). قد تجعلك ملاحظة قلة مهام التمرين تشعر بمزيد من الحافز لتخصيص المزيد من الوقت لها.
3 ترتيب المهام حسب الأولوية. من المهم تحديد أي من هذه المهام هو الأكثر أهمية أو التي يجب إنجازها أولاً وأيها يمكن تأجيله. دعنا نستخدم مثالاً لفهم مسألة تحديد الأولويات. لنفترض أنك مطالب في المدرسة بالدراسة لاثنين من الاختبارات، وإعداد تقريرين من المختبرات، وكتابة مقال، وإعداد عرض تقديمي. كل منهم مطلوب في نفس الأسبوع. يا إلهي!
- اطرح على نفسك بعض الأسئلة لمعرفة أي من هذه المهام يجب القيام به أولاً وإلى متى أي منها يجب القيام به أولاً ما المهمة التي ستستغرق المزيد من الوقت أي مهمة أكثر أهمية مقارنة بقيمتها المعنى ما قيمة الاختبارات والتقارير المعملية والمقالات والعرض التقديمي على حد سواء بالنسبة إلى الدرجات النهائية أي من هذه المهام يمثل التحدي الأكبر بالنسبة لك لإكماله
- في النهاية، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كان الموعد النهائي للتسليم، أو المدة المطلوبة، أو القيمة المتعلقة بكل مهمة هي أولويتك الأساسية. أنت أكثر مما تعرف نفسك وقدراتك. اختر نظام الأولوية الذي يناسبك. X مصدر البحث
4 علم المهام ذات الأولوية. بمجرد أن تقرر أسلوب تحديد الأولويات الخاص بك، حدد أهم المهام في جدولك الزمني. يمكنك متابعة جدولك اليومي، وكتابة “أ” بجوار المهام التي يجب القيام بها أولاً، و “ب” بجوار المهام التي يمكن تأجيلها إلى الغد، و “ج” بجوار المهام التي لديك حتى يوم الجمعة المقبل إلى العمل، وهلم جرا.
5 تخصيص وقت محدد لكل مهمة. اكتب المدة التي تتوقع أن تقضيها في العمل على كل مهمة. يمكنك تخصيص وقت في يوم معين للدراسة (ساعتان)، وممارسة الرياضة (ساعة واحدة)، وكتابة وإرسال رسالتين إلكترونيتين (30 دقيقة)، وتمشية الكلب (30 دقيقة). من المهم أن تسمح لنفسك بالوقت اللازم لإكمال كل مهمة، وإلا ستجد أنك تضع نفسك تحت ضغط كبير إذا كان جدولك ضيقًا جدًا وغير واقعي من حيث مقدار الوقت المخصص لكل مهمة .
- لا تنس أن تضع في اعتبارك أوقات التنقل والمواصلات خلال جدولك اليومي. على سبيل المثال، كم من الوقت سيستغرق الانتقال من المكتبة، حيث توجد التذاكر، إلى صالة الألعاب الرياضية
6 أضف بعض الوقت الإضافي إلى جدولك. يستخف معظم الناس بالوقت اللازم لإكمال المهام. سيساعدك مراعاة الأوقات التي ستستغرقها في الاستعداد لمهمة ما، والتعافي والحصول على قسط من الراحة بعد الانتهاء، على تنظيم وقتك بشكل أكثر واقعية ودقة.
- حاول دائمًا زيادة تقديرك للمدة التي يستغرقها شيء ما ببضع دقائق. حاول إضافة 25٪ من وقت المهمة إلى جدول عملك. على سبيل المثال، حدد مدة 5 دقائق لشيء يتطلب 4 دقائق، ومدة 10 دقائق للمهام التي تتطلب 8 دقائق، وهكذا. ستعمل هذه الدقائق الإضافية لصالحك وهي الدقائق الإضافية التي تتيح لك بعض حرية الحركة وتجنب التأخير في مهمة والتراجع عن جدولك الزمني بشكل صحيح.
- اسأل نفسك عما إذا كانت هناك أي مهام صغيرة أخرى تحيط بالمهام الأكبر تحتاج إلى أخذها في الاعتبار عند تحديد الجدول الزمني الخاص بك على سبيل المثال هل تحتاج إلى الاستحمام بعد الانتهاء من التمرين هل يمكنك إنهاء المحادثة مع صديقك أثناء عودته للمنزل خلال 15 دقيقة فقط يجد بعض الناس أن ممارسة ساعة واحدة من التمارين تعني أنهم سيستغرقون ساعتين أو أكثر لإنهاء جميع التفاصيل والأشياء المتعلقة بالمهمة.
7 اترك مساحة في جدول أعمالك. اترك بعض المساحة في أسفل جدولك للأشياء الأقل أهمية أو الأشياء التي تظهر خلال اليوم أو الأسبوع. إذا كان لديك بعض الوقت خلال اليوم أو في أي وقت لاحق من الأسبوع، فيمكنك الاهتمام بهذه الأشياء. قد تتضمن هذه المهام الإضافية ترتيب غرفتك، أو الاهتمام بملفاتك الضريبية، أو أكثر. هذه المهام ذات أولوية منخفضة، وصحيح أنه سيتعين عليك بلا شك إكمالها في وقت ما، لكنها لا تضع أي ضغط عليك لإنهائها قبل موعد نهائي محدد.
التزم بالجدول الزمني
1 تحقق من ملف التقويم / الجدول الزمني. اجعل من المعتاد مراجعة كتاب المهام وجدول العمل في بداية كل يوم، وكذلك في نهايته، من أجل ترتيب المهام في المستقبل. كل يوم يجب أن تخصص بضع دقائق، ربما بعد فنجان القهوة الصباحي، أو أثناء تنقلاتك، لمراجعة الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها اليوم، لإضافة بعض المهام الجديدة أو شطب المهام القديمة التي أنهيتها.
- يمكن أن يكون التحقق من جدولك الزمني وتعديله لبضع دقائق كل يوم قبل أن تبدأ في القيام بذلك طريقة رائعة لبدء يومك بحماسة فائقة! X مصدر البحث
- استخدم منبهًا على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر لتذكيرك بمهام أو مواعيد معينة. يتم حجز العديد من مواعيد فحص الطبيب مسبقًا. سيكون من الجيد ضبط تطبيق تنبيه لتذكيرك قبل أيام أو ساعات قليلة من موعدك. بهذه الطريقة، ستكون قادرًا على تخطيط مهامك وفقًا لتلك الالتزامات، وتجنب اختلاط الأشياء وتداخلها مع بعضها البعض.
2 أكمل مهامك حسب الأولوية. لقد قمت بالفعل بتمييز قائمة المهام في جدولك اليومي، وفقًا لأولوية كل مهمة. حان الوقت الآن للعمل عليها بوتيرة ثابتة.
3 اضبط جدولك حسب الحاجة. على الرغم من أنه من المهم محاولة الالتزام بجدولك قدر الإمكان، إلا أن الأشياء تحدث أحيانًا فجأة، وتحتاج إلى إعادة ضبط جدول عملك. يجب أن يتم نقل بعض المهام المرنة أو ذات الأولوية المنخفضة إلى يوم آخر فقط في أوقات الطوارئ والظروف المفاجئة، قدر الإمكان.
- احرص على عدم ترك المهام تتراكم في اليوم التالي لأنك كسول جدًا لإنجازها اليوم. إذا وجدت أن هذا يحدث كثيرًا، فحاول إضافة المزيد من الوقت لكل مهمة في يومك، بدلاً من الاضطرار إلى إعادة ترتيب العمل عليها في الأيام التالية.
4 اشطب المهام التي تكملها. يعد القيام بذلك طريقة مجزية للغاية ومجزية لكثير من الناس. تذكر نقل المهام غير المكتملة إلى جدول اليوم التالي أيضًا.
5 كافئ نفسك! من الضروري أن تمنح نفسك بعض المكافآت الإيجابية بعد إكمال مهامك كما هو مخطط لها والالتزام بجدول عملك. بعد الانتهاء من واجبك المنزلي ليوم واحد، دلل نفسك بحمام دافئ أو شاهد برنامجك التلفزيوني المفضل أو تناول وجبة لذيذة. ستشعر بمزيد من الإنجاز واستحقاق هذه المكافآت عندما تحصل عليها بعد الكثير من العمل الشاق. X مصدر البحث
6 قم بالتقييم والضبط عند الحاجة. من المهم التحقق من وقت لآخر ومعرفة ما إذا كانت طريقتك في تنظيم يومك مناسبة لك. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إلقاء نظرة على الجدول الزمني ليومك جنبًا إلى جنب مع تقييم مشاعرك وحالتك المزاجية. هل ترى أن غالبية المهام قد اكتملت وتشعر بحالة نفسية جيدة وأنك تحقق مستوى جيد من الإنتاجية والعمل إذا كانت الإجابة بنعم، فإن هذا الجدول الزمني والأسلوب التنظيمي ليومك يعملان جيدًا بالنسبة لك!
- بخلاف ذلك، إذا وجدت الكثير من المهام يتم ترحيلها مرارًا وتكرارًا في الأيام التالية، وكنت تشعر بالإحباط، فيجب عليك إجراء بعض التعديلات على كيفية تنظيم يومك.
- حدد الخلل في جدولك اليومي واعرف ما الذي تفقد السيطرة عليه. قد تحتاج إلى إعادة التقييم وإعادة ترتيب الأولويات إذا كانت المهام التي تفتقدها ذات أهمية كبيرة بالنسبة لك (على سبيل المثال، الإفراط في الالتزام بالتمرين أثناء انشغالك بالعمل أو الدراسة). قد تضطر أيضًا إلى مراعاة الوقت المخصص لكل مهمة. على سبيل المثال، بدلاً من ترك ساعتين في الصباح للاستعداد والاستيقاظ، فكر في تقليل هذا الوقت إلى ساعة واحدة وترتيب 30 دقيقة من المشي ثلاث مرات في الأسبوع.
- اعلم أن إعادة تنظيم جدول عملك أمر شائع وطبيعي. يحتاج الجميع إلى الكثير من الوقت للعثور على النظام الذي يناسبهم بشكل أفضل.
أفكار مفيدة
- وقتك بالغ الأهمية. سيساعدك الالتزام بجدول العمل على تحقيق أقصى استفادة من وقتك.
- يمكن أن يساعدك الالتزام بجدول يومي على الانتباه إلى أنماط السلوك السلبية في حياتك التي لا تلاحظها عادةً. قد تستيقظ في بداية الأسبوع متعبًا جدًا، لأنك تبقى مستيقظًا في نهاية الأسبوع ولا تحصل على قسط كافٍ من النوم. من الآن فصاعدًا، يمكنك إعادة ضبط نمط حياتك وفقًا للوعي بهذه العادة. بدلًا من السهر في وقت متأخر من الليل، قد ترغب في الاستمتاع بعطلة نهاية الأسبوع في الساعات الأولى من اليوم، بحيث لا يزال لديك نفس القدر من المرح، دون أن تجعلك تشعر بالتعب في الأيام التالية. X مصدر البحث
- يمكن أن يساعدك تحديد جدول العمل والالتزام به على أن تكون أكثر كفاءة وإنتاجية، لأنك تربط كل مهمة بوقت محدد. وهذا يعني تجنب الاعتماد على العذر “ليس هناك وقت كاف!”. من الآن فصاعدًا، عليك تنظيم كل ما تريد القيام به، وتحديد الوقت لجميع أولوياتك في حياتك. X مصدر البحث
تحذيرات
- تجنب التسويف والتسويف. إنه لا يفيدك، بل المزيد من التوتر والاضطراب والتهيج.