تميل ملفات Excel إلى النمو بشكل كبير عند إنشائها وتحريرها. عادةً ما تحتوي مصنفات Excel على نصوص فقط، ولكن يمكن أن تحتوي أيضًا على رسوم بيانية ورسومات ملونة تزيد من حجمها بشكل ملحوظ. يشغل إرسال هذه الملفات الضخمة عبر البريد الإلكتروني مساحة الخادم وتخزينها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك يشغل المساحة المتاحة لديك، ولكن لحسن الحظ يمكنك اتخاذ بعض الخطوات لتقليل حجم ملفات Excel الخاصة بك.
خطوات
جرب بعض الحلول البسيطة
1 تحقق من تنسيق الخلايا غير المستخدمة. يمكنك تقليل حجم الملف بشكل كبير عن طريق حذف جميع الخلايا غير المستخدمة في أسفل كل ورقة عمل في المصنف.
2 احفظ ملف Excel بتنسيق ثنائي (.xlsb). سيؤدي القيام بذلك إلى هيكلة المصنف في مجلد مضغوط يحتوي على العديد من الملفات الثنائية. يعتمد مقدار الضغط الذي تم إنشاؤه على محتوى المصنف. قد تجد أيضًا أن فتح الملف وإغلاقه وحفظه يستغرق وقتًا أطول من الملفات التي تحفظها بالتنسيق العادي (.xls). X موارد البحث
- بعد حفظ الملف بتنسيق xlsb، حدد وحذف جميع الخلايا خارج نطاق البيانات (عادةً على يمين البيانات وأسفلها).
- حدد نفس الخلايا واحذف التنسيق (الألوان والخطوط وما إلى ذلك). احذف التنسيق الموجود في كل ورقة عمل في المصنف.
- احفظ الملف مرة أخرى بتنسيق xlsx. تحقق من كيفية تقليل الإجراءات السابقة من حجم الملف المحفوظ.
3 احفظ المصنف بنفس التنسيق ولكن باسم مختلف. يمكن لعملية التحويل البسيطة هذه القضاء على المساحة الزائدة وعدم الكفاءة في الملف.
المصنفات التي تحتوي على رسومات وتنسيقات
1 افتح ملف Excel.
2 احفظ ملف Excel بصيغة html.
3 قم بتغيير اسم الملف المحفوظ بتنسيق html. ثم احفظ المستند الجديد بتنسيق xls.
المصنفات التي تحتوي على نص فقط
1 افتح ملف Excel.
2 احفظ ملف Excel بتنسيق xml.
3 أعد تسمية ملف xml واحفظه مرة أخرى كـ xls بالاسم الجديد.
استخدم WinZip
1 افتح “المستندات” وابحث عن الملف الذي تريد ضغطه. انقر فوق اسم الملف وقم بتغيير تنسيق xls إلى zip.
2 انقر فوق الملف وحدد الخيار “فتح باستخدام WinZip”. ثم اختر مكان حفظ المحتوى بعد فك الضغط.
3 قم بضغط محتوى الملف مرة أخرى باستخدام WinZip.
4 افتح المستندات. حدد الملف وقم بتغيير تنسيق zip إلى xlsx. يجب أن تلاحظ انخفاضًا كبيرًا في حجم الملف. X موارد البحث
5 بدلاً من ذلك، انتقل إلى المجلد الفرعي أوراق العمل لتحديد أوراق العمل الأكبر حجمًا، ثم افتح ملف Excel الأصلي مرة أخرى وقم بإنشاء نفس عدد أوراق العمل مثل أوراق العمل الكبيرة، ثم افتح كل ورقة عمل كبيرة وانسخ محتوى البيانات فقط والصقه في ملف جديد. ورقة العمل وإنهاء المهمة عن طريق حذف أوراق العمل القديمة، ثم حفظ الملف.
الوصول إلى مصدر الخطأ
1 بعد تحديد ورقة العمل التي تسبب زيادة حجم الملف، احفظ الملف باسم filename.xls لتحديد ورقة العمل والمشكلة. هذا يعني أن البيانات قد تجاوزت حد Excel.
2 احفظ نسخة من ملف Excel (للاختبار)، ثم احذف كل عمود على التوالي، واحفظ ورقة العمل بعد كل عملية حذف.
3 ستلاحظ أن حذف العمود “الإشكالي” سيقلل من وقت حفظ الملف ويقلل حجم الملف من ميغا بايت إلى كيلو بايت.
حفظ باسم
تعمل هذه الطريقة مع جداول البيانات التي تحتوي على صور.
1 افتح قائمة “ملف” واختر خيار “حفظ باسم”.
2 ستلاحظ القائمة المنسدلة “أدوات” بجوار الزر “حفظ”. انقر فوق هذه القائمة.
3 انقر فوق الصور.
4 انقر فوق الصور لطباعة أو أحجام الشاشة.
5 احفظ الملف. بهذا انتهيت.
أفكار مفيدة
- لضغط ملفات Excel على جهاز Mac، جرب برامج الجهات الخارجية مثل File Minimizer Office أو ExpressZip Mac Compression.
- إذا كنت تقوم بإرسال ملف Excel من جهاز Mac الخاص بك إلى جهاز Windows الخاص بك، فتأكد من حفظ الملف بتنسيق xlsx. سيضمن هذا أنك لن تواجه مشاكل في فتح الملف على Windows وأن تنسيق الملف لن يتغير عند فتحه بعد استلامه. X موارد البحث
تحذيرات
- قم دائمًا بعمل نسخة احتياطية من الملف الأصلي قبل محاولة ضغطه. قد تفقد التنسيق أو الرسوم البيانية أو غيرها من المكونات الهامة للمصنف الأصلي أثناء تجربة الخطوات السابقة.
- إذا كان لديك ملف Excel يحتوي على وحدات ماكرو، فسيؤدي حفظ الملف بتنسيق HTML أو XML إلى فقدان التعليمات البرمجية. في هذه الحالة، يمكنك بدلاً من ذلك فتح كل ورقة عمل وإزالة تنسيق الخلايا غير المستخدمة.