البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال شائعة، خاصة على المستوى المهني. تحتاج إلى معرفة كيفية تقديم نفسك لشخص ما عبر البريد الإلكتروني، حيث سيساعدك ذلك في وظيفتك وفي علاقاتك. ابدأ بكتابة مقدمة تشرح من أنت والغرض من الرسالة. اكتب مقدمتك قصيرة وقوية لتشجيع المستلم على قضاء المزيد من الوقت في القراءة والرد على بقية رسالتك. استمر في كتابة نص الرسالة بأسلوب متسق وتدفق جيد للأفكار، وتجنب أيضًا الأخطاء الأكثر شيوعًا، مما يضمن تمييز رسالتك عن رسائل الآخرين.
خطوات
انطلق إلى بداية قوية
1 اجعل سطر الموضوع واضحًا. يجب أن يكون لدى المستلم فكرة جيدة عما يوجد داخل البريد حتى قبل فتحه، بمجرد قراءة العنوان. اكتب عنوانًا قصيرًا، والعناوين الطويلة تشتت الانتباه ولا طائل من ورائها. أما بالنسبة للبريد التمهيدي، فإن الكتابة (المقدمة أو اسمك) مقبولة تمامًا.
- تأكد من كتابة سطر العنوان أولاً. من الأخطاء الشائعة تأجيل كتابة العنوان إلى الموضوع الأخير مما يؤدي إلى نسيان كتابته بالكامل.
- عادةً ما تعرض أجهزة الجوّال من 25 إلى 30 حرفًا كرأس للموضوع، لذا اجعله قصيرًا.
2 ابدأ بتحية رسمية. لا تبدأ بكلمات مثل “مرحبًا” أو “مرحبًا”. يمكنك استخدام نفس التحية إذا كنت تعرف الشخص الآخر بالفعل، ولكن بخلاف ذلك، ابدأ بتحية رسمية. أيضًا، لا تنس تضمين اسم المستلم في التحية. X موارد البحث
- “عزيزتي السيدة /..السيد /..ميس / ..” في حال لم تكن متأكدا من الحالة الاجتماعية للمرأة التي تكتب إليها، فقط استخدم مسمى وظيفي مثل أستاذ أو دكتور
- “إلى من يهمه الأمر”. يجب استخدام هذا فقط إذا لم تكن متأكدًا من الذي سيتلقى الرسالة.
3 قدِّم تعريفًا بنفسك. يجب أن تكون جملتك الأولى هي تقديم نفسك للمتلقي. هذا يسمح لهم بربط الاسم ببقية البريد الإلكتروني.
- “اسمي هو…”
- اكتب لقبك إن أمكن. إذا كان لديك العديد من العناوين، فلا تسردها جميعًا، ولكن اختر فقط الأهم أو الأكثر صلة بموضوع الرسالة. X موارد البحث
مختصرا
1 اشرح للمستلم كيف حصلت على عنوان بريده الإلكتروني. ساعد المستلم في قبول الرسالة من خلال شرح كيفية عثورك على معلومات الاتصال الخاصة بهم، بالإضافة إلى الجهد الذي بذلته للعثور على طريقة للاتصال بهم.
- “أعلمني مدير مكتبك بهذا البريد الإلكتروني.”
- لقد وجدت عنوان البريد الإلكتروني هذا على موقعك.
- “إنه بسبب كذا وكذا يجب أن أتواصل معك.”
2 تحدث عن آخر مرة قابلت فيها (إن أمكن). يمكن أن يؤدي هرول ذاكرة الشخص إلى استجابة أكبر لرسالتك.
- تحدثنا لفترة وجيزة الأسبوع الماضي في المؤتمر.
- تحدثنا على الهاتف أمس.
- “رأيت عرضك عن …”
3 مشاركة المصالح المشتركة. هذا شيء من شأنه أن يعزز علاقتك مع المستلم ويضيف لمسة من الاحتراف إلى خطابات الأعمال، حيث يركز على موضوعها الرئيسي دون الدخول في أي مواضيع فرعية. لتحديد الاهتمامات المشتركة، قد تحتاج إلى إجراء القليل من البحث عن المتلقي. بعض الأماكن التي يمكن البحث فيها هي Facebook و Twitter و LinkedIn.
- تأكد من أن تشرح للمتلقي المكان الذي تعرف أنه مشغول بهذه الاهتمامات، وإلا فإن الحديث عنها لن يؤتي ثماره.
- التزم بالحديث عن المصالح المشتركة تحت مظلة المجال المهني، إن أمكن، مثل الحديث عن موضوع في مجال التعليم أو جانب من جوانب الشغف المتبادل المتعلق بمهن المحاسبة أو الإدارة.
4 اذكر الغرض من الرسالة. لا تؤجل هذه النقطة كثيراً، فالطرف الآخر لن يهتم بمشاهدة رسالة بدون موضوع محدد أو بمقدمات كثيرة لا تهمه بأي شكل من الأشكال. اشرح بوضوح وبشكل مباشر ما تريده ولماذا تتواصل معه. إذا كنت تطلب منه النصيحة أو أي طلب آخر، فتأكد من أنه شيء يمكنه فعله بالفعل، خاصة وأن هذا هو أول اتصال متبادل بينكما.
- “أنا مهتم بمعرفة المزيد عن …”
- “أود أن ألتقي بكم بعض الوقت لمناقشة …”
- “أود أن أعرف قرارك بشأن …”
5 ركز بريدك الإلكتروني على موضوع واحد فقط. ليس من الجيد أن تكتب الكثير في متن رسالة البريد الإلكتروني، فقد يفقد المتلقي الرغبة في مواصلة القراءة أو ينسى ما تم ذكره في المقام الأول.
خروج
1 اشكر المستلم على وقته. تستهلك رسالتك وقت وأولويات الشخص الآخر، لذا احرص على شكره على قضاء الوقت في قراءة رسالتك. لا غنى عن هذا النوع من السلوك الجيد في المراسلة، لأنه من ناحية يمنح الطرف الآخر شعورًا بالرضا ومزاجًا أفضل، ويضمن بدوره أن الشخص الذي تتعامل معه سيكون متحمسًا للرد عليك.
- أقدر الوقت الذي قضيته في قراءة هذا الكتاب ..
- شكرًا لك على استنفاد المساحة من وقتك المزدحم لقراءة هذه الرسالة.
2 طلب محدد وواضح لمستلم الرسالة. اطلب من المستلم الرد أو الاتصال بك أو التعليق على اقتراحك أو أي طلب آخر يشجع على المشاركة. يمكنك أيضًا طرح سؤال واضح يحتاج إلى إجابة لزيادة فرص الرد بينك وبين المستلم. X موارد البحث
- “أتمنى أن تتصل بي عندما يسمح وقتك بذلك.”
- “دعنا نتقابل لتناول طعام الغداء قريبا.”
- “ما هي أفكارك حول …”
- “في انتظار ردكم. شكرا!”
3 وقّع على البريد الإلكتروني. عند إنهاء بريد إلكتروني احترافي، تأكد من التعبير عن امتنانك للطرف الآخر واحتفظ بالموجز الختامي. تضيف التحية الختامية لمسة مهنية مهمة إلى مظهر الرسالة وتؤكد امتنانك الصادق.
- “خالص التقدير،”
- “شكرًا لك،”
- “ترحيب دافئ، “
- “أتمنى لك النجاح،”
- تجنب “تفضلوا بقبول فائق الاحترام”، “أرجو أن تتقبلوا تحياتي الصادقة”، “تحياتي”، “سلام”، أو “شكراً لاهتمامك”.
4 أدخل توقيعك. إذا كنت لا تعتمد بالفعل على توقيع تلقائي مرفق بجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فتأكد من تضمين اسمك (لقبك ومعلومات الاتصال) في نهاية الرسالة. لا تفرط في كتابة هذا الجزء ؛ لا تستخدم 5 أرقام هواتف وعناوين بريد إلكتروني متعددة وثلاثة مواقع ويب. بدلاً من ذلك، اكتب توقيعًا بسيطًا وموجزًا يساعد المستلم على إعادة الاتصال بك بسهولة عند الحاجة. لا داعي لكتابة الجمل والاقتباسات التعبيرية في التوقيع، فأنت في عالم البريد الإلكتروني وليس منتديات أبو نواف! X موارد البحث
طارق مجدي [email protected] (555)555-1234 www.tarekwebsite.com
5 راجع نص الحرف لغويًا. قبل الضغط على زر “إرسال”، اقض بعض الوقت في قراءة البريد مرتين. صحح أي أخطاء قد تجدها أمامك. نظرًا لأن هذا البريد هو أول اتصال لك مع المستلم، فأنت بحاجة إلى ترك أفضل انطباع ممكن. ستجعل الأخطاء الإملائية والنحوية رسالتك أقل احترافًا.