إذا كنت ستغادر المكتب لفترة من الوقت، أو إذا كنت تخطط لقضاء إجازة بعيدًا عن المكتب، فقد تحتاج إلى السماح للأشخاص الذين يرسلون رسائل البريد الإلكتروني إليك بمعرفة أنك غير موجود. هذه الميزة مضمنة في Outlook إذا كان لديك حساب Exchange. إذا لم يكن لديك حساب Exchange، فيمكنك الرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني عن طريق إنشاء بعض القواعد. اتبع هذا الدليل لإعداد ردود البريد الإلكتروني التلقائية، سواء كان لديك حساب Exchange أم لا.
خطوات
برنامج Outlook 2010/2013
1 قم بتمكين ميزة الاستجابة التلقائية. حدد مجلد Exchange، ثم حدد المجلد من مخزن الرسائل. ستحتاج إلى تحديد مجلد Exchange أولاً لتتمكن من رؤية خيار الردود التلقائية. افتح قائمة المستجيبون التلقائي (مساعد خارج المكتب). يمكنك الوصول إلى هذه القائمة عن طريق فتح علامة التبويب “ملف” ثم تحديد علامة التبويب “معلومات”.
2 تعيين الردود. حدد مربع “إرسال ردود تلقائية” من قائمة الردود التلقائية. يمكنك ضبط وقت التنشيط لمساعد خارج المكتب عن طريق تحديد المربع وتعيين حقل التاريخ والوقت.
3 اكتب ردودك. استخدم علامة التبويب “داخل شركتي” لردود البريد الإلكتروني من داخل خادم Exchange، واستخدم علامة التبويب “خارج شركتي” لردود البريد الإلكتروني من أي شخص آخر. ثم انقر فوق “موافق” بمجرد أن تكون راضيًا عن النتائج.
4 قم بتعطيل ميزة الاستجابة التلقائية. سينتهي المساعد تلقائيًا بعد انتهاء صلاحية النطاق الزمني إذا قمت بتعيين نطاق زمني للردود التلقائية، وسيستمر المساعد في العمل إذا لم يظهر النطاق الزمني حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد “عدم الإرسال الردود التلقائية “.
برنامج Outlook 2007
1 تمكين مساعد Office. انقر فوق علامة التبويب “أدوات”، ثم حدد “مساعد خارج المكتب” من قائمة “أدوات” وحدد المربع “إرسال ردود تلقائية إلى مساعد خارج المكتب”. يمكنك ضبط وقت التنشيط لمساعد خارج المكتب عن طريق تحديد المربع وتعيين حقل التاريخ والوقت.
2 اكتب ردودك. استخدم علامة التبويب “داخل شركتي” لردود البريد الإلكتروني من داخل خادم Exchange، واستخدم علامة التبويب “خارج شركتي” لردود البريد الإلكتروني من أي شخص آخر. ثم انقر فوق “موافق” بمجرد أن تكون راضيًا عن النتائج.
3 تعطيل مساعد خارج المكتب. سينتهي المساعد تلقائيًا بعد انتهاء صلاحية النطاق الزمني إذا قمت بتعيين نطاق زمني للردود التلقائية، وسيستمر المساعد في العمل إذا لم تقم بتعيين نطاق زمني حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد “عدم الإرسال الردود التلقائية “.
برنامج Outlook 2003
1 تمكين مساعد Office. حدد “مساعد خارج المكتب” من قائمة “أدوات”، ثم حدد المربع “أنا خارج المكتب الآن”.
2 اكتب ردودك. أدخل الرد التلقائي الذي ترغب في إرساله في مربع “الرد التلقائي مرة واحدة فقط لكل مرسل بالنص التالي”.
3 أضف القواعد. يمكنك إضافة قواعد إلى مساعدك، مثل إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني من مرسلين محددين إلى مستلم آخر. انقر فوق الزر “إضافة قاعدة” لتعيين قاعدة مخصصة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني من عميل معين إلى زميل في العمل حتى لا تمر رسائل البريد الإلكتروني المهمة دون أن يلاحظها أحد أثناء تواجدك بعيدًا عن المكتب.
4 تعطيل مساعد خارج المكتب. سيستمر المساعد في العمل حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد “عدم إرسال ردود تلقائية”.
إرسال رد تلقائي بدون حساب Exchange
1 قم بإنشاء قالب. إذا لم يكن لديك حساب Exchange، فلن ترى خيارات الرد التلقائي، وفي هذه الحالة يمكنك إعداد ردود تلقائية على رسائل البريد الإلكتروني باستخدام قالب وبعض القواعد. ابدأ بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة تعمل كقالب لردودك التلقائية.
- اختر موضوعًا يوضح الموقف بوضوح. على سبيل المثال، اكتب، “أنا خارج المكتب حتى هذا التاريخ،” وتأكد من تضمين “الرد التلقائي” في سطر الموضوع أيضًا، لإعلام المستلم بأن الرسالة تلقائية.
- اكتب رسالة موجزة. اكتب رسالة عامة في نص الرسالة لتناسب أي شخص يتلقى الرسالة. دع مستلم الرسالة يعرف كيف يصل إليك أو بمن يتصل أثناء غيابك.
2 احفظ القالب. انقر على “حفظ باسم …” من القائمة المنسدلة “حفظ كنوع”، ثم حدد “نموذج Outlook” عندما تكون راضيًا عن الرسالة. سيؤدي هذا إلى حفظ الملف كقالب يمكن تحميله في Outlook.
3 إنشاء القواعد. ستحتاج إلى تحديد بعض القواعد لأتمتة العملية وتفعيل الردود التلقائية بشكل صحيح، ويمكنك تحقيق ذلك في Office 2003/2007 من خلال فتح قائمة الأدوات ثم اختيار “القواعد والإشعارات”، بينما في Office 2010/2013 يجب فتح علامة التبويب “ملف” ثم اختر “معلومات” ثم انقر فوق خيار “القواعد والإشعارات”. سيؤدي اتباع الخطوات الخاصة بإصدار Office إلى فتح قائمة قواعد رسائل البريد الإلكتروني.
- انقر فوق الزر “إنشاء قاعدة جديدة”. سيُطلب منك تحديد قالب، لذا حدد “التحقق من الرسائل فور وصولها” من قسم “البدء من قائمة فارغة” وانقر فوق “متابعة”.
- حدد الرسائل التي يجب الرد عليها تلقائيًا. حدد المربع “عندما يكون اسمي في المرسل إليه” إذا كنت تريد الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها، مع العلم أنه يمكنك تقليل الرسائل التي يجب الرد عليها من خلال تحديد مرسلين أو رسائل بريد إلكتروني محددة تحتوي على كلمات معينة في موضوعها أو محتواها . انقر فوق “متابعة” بعد إجراء التحديدات الخاصة بك.
- قم بتنزيل النموذج. حدد مربع “الرد باستخدام نموذج” في النافذة التالية لتحميل الرسالة التي أنشأتها سابقًا، ثم انقر على الرابط في وصف مربع “تعيين النموذج”. سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار يسألك عن مكان البحث عن القوالب. بعد ذلك، حدد “قوالب المستخدم في نظام الملفات” وافتح الرسالة التي أنشأتها مسبقًا.
- حدد الاستثناءات. بعد تحميل القالب، يمكنك تحديد الحالات المستبعدة من الردود التلقائية، مثل تحديد مستلم معين أو أنواع الرسائل. انقر فوق “متابعة” بعد إجراء التحديدات الخاصة بك.
- اختر اسمًا لقاعدتك. بمجرد الانتهاء، ستحتاج إلى اختيار اسم للقاعدة. يجب عليك اختيار واحد يسهل تذكره حتى تتمكن من تعطيل القاعدة بسرعة في المستقبل. حدد مربع “تمكين هذه القاعدة” لتمكين القاعدة، ثم انقر فوق “إنهاء”.
4 قم بتعطيل القاعدة. بعد عودتك إلى المكتب، يمكنك تعطيل القاعدة عن طريق فتح قائمة القواعد والإشعارات مرة أخرى، وتحديد قاعدة “خارج المكتب” التي أنشأتها من قائمة القواعد النشطة، والنقر فوق الزر “حذف”.
أفكار مفيدة
- نعني بالشركة هنا شركتك التي تتضمن الأشخاص الذين لديهم حساب خادم التبادل على نظام البريد الإلكتروني الخاص بك.
- تظهر قائمة الأدوات في نافذة برنامج Outlook الرئيسية. النافذة الرئيسية هي نفس النافذة التي تظهر عند بدء تشغيل Outlook وتتضمن القوائم “ملف” و “تحرير” و “اتجاه” و “أدوات” و “إجراءات” و “تعليمات”. لا توجد أدوات قائمة في نافذة الإنشاء أو عرض عناصر مثل رسائل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال أو المهام.
- يظهر الخيار “ممكّن” بجوار علامة التبويب “خارج شركتي” عند تشغيل مربع الرد التلقائي على الأشخاص خارج شركتي.
- يجب أن تكون جهة الاتصال في مجلد جهات الاتصال بخادم Exchange. لن يتم إرسال الرد التلقائي إذا كانت جهة الاتصال موجودة في مجلد داخل مجلد “المجلدات الشخصية” فقط.