هل يتطلب عملك التواصل مع العملاء عبر الهاتف في كثير من الأحيان قد تضطر إلى ترك رسائل مهمة عبر خدمة البريد الصوتي، وهنا السؤال هو ماذا يجب أن أقول بعد سماع الصافرة في بعض الأحيان ستشعر بالتوتر وتنسى معظم المعلومات التي يجب توفيرها في رسالتك، لذلك ننصحك بالاعتماد على نظام ونهج مدروس في ترك رسائل البريد الصوتي حتى لا تترك وراءك رسائل مرتجلة وغير واضحة. ابدأ بمراجعة تفاصيل الموضوع في ذهنك قبل الاتصال، للتأكد من استعدادك لإيصال جميع المعلومات الضرورية إلى مستلم الرسالة، مما يحقق فائدة الرسالة وغايتها، مما يمهد الطريق لإجراء مكالمة لاحقة يدور حول المزيد من التفاصيل التجارية.
خطوات
قدم نفسك في البداية
1 استخدم نبرة الصوت المناسبة. تحدث بصوت عالٍ وواضح عند بدء تسجيل رسالتك الصوتية> لا تتحدث بهدوء أو بسرعة وحاول أن تبدو مهتمًا ومتحمسًا لجذب انتباه المستمع. على الرغم من أن المستمع لا يمكنه رؤيتك، فإن نغمتك ستكشف من أنت في الرسالة التي تغادرها، لذا تأكد من استخدام نبرة الصوت التي تناسب الموقف. X موارد البحث
- تحدث بوضوح وصراحة، مع الأخذ في الاعتبار أن صوتك قد يكون عرضة للتشويه في حالة ضعف إشارات الهاتف، حتى أن الصوت الواضح قد يصبح غير واضح عبر الهاتف.
- يجب أن تعكس جودة نغمتك طبيعة المكالمة، على سبيل المثال النغمة الحماسية جيدة إذا كنت تترك رسالة صوتية لتهنئة ابن أخيك على تخرجه من المدرسة الثانوية، ويجب الحفاظ على نغمة هادئة ومحترمة إذا كنت تعزية صديق.
2 اذكر اسمك. أعط اسمك للمستلم أولاً حتى يعرف من يجب عليه معاودة الاتصال. فقط قل، “أنا (اسمك)” في معظم الحالات، أو “اسمي (اسمك الكامل)” إذا كنت تتصل بشخص لم تقابله من قبل. سيتمكن الأصدقاء والأقارب من التعرف عليك على الفور، لذلك لا داعي لذكر اسمك بالكامل. في حالة مكالمات العمل، سيتعين عليك ذكر اسمك لربطه بصوتك ورسالتك، حتى يعرف مستلم الرسالة بمن يتصل به مرة أخرى. X موارد البحث
- تبدو هذه الخطوة واضحة، لكن العديد من المتصلين ينسونها.
- أخبر المستلم بالمسمى الوظيفي أو المسمى الوظيفي إذا كان مهمًا أو مهمًا في سياق الرسالة. على سبيل المثال “اسمي دكتور علاء جاد وأعمل أخصائي أشعة في مركز القلب” أو “أنا دعاء عامر والدة رانيا من المدرسة”.
3 اترك رقم هاتفك. كرر رقم هاتفك بعد نطق اسمك حتى يتمكن المستلم من سماعه في بداية رسالتك الصوتية والاتصال بك لاحقًا. يميل معظم المتصلين إلى ترك رقم الاتصال الخاص بهم في نهاية الرسالة، ولكن إذا فقد المستمع التركيز، فسيتعين عليهم إعادة الاستماع إلى الرسالة بأكملها لمعرفة رقمك. تذكر أن تقول رقمك ببطء وبوضوح حتى يتمكن المستمع من تدوينه بشكل صحيح. X موارد البحث
- يمكنك ترك رقمك في بداية الرسالة بإحدى الطريقتين التاليتين “أنا (فلان) ورقم هاتفي هو (رقم هاتفك)” أو “اسمي (كذا وكذا) وأنا أتصل من (الرقم) “.
- على الرغم من أن خدمات معرف المتصل شائعة، فمن الأفضل دائمًا ترك رقم هاتفك في حال كنت تتصل بشخص لم يسجل رقمك أو تطلب من الطرف الآخر الاتصال بك على رقم آخر غير رقمك.
4 قم بإنشاء رابط مع متلقي رسالتك. يشعر المستمع بالريبة ويفقد الاهتمام تدريجيًا عند الاستماع إلى الرسائل الصوتية المتعلقة بالعمل إذا لم يكن على دراية بمن يتصل، لذلك تحتاج إلى إنشاء رابط بينك وبين مستلم الرسالة من خلال الإشارة على سبيل المثال إلى شخص ما لديكما معًا. شائع أو كيف حصلت على رقمه لجعل الرسالة أكثر خصوصية مما يدفع لمعاودة الاتصال بك لاحقًا. X موارد البحث
- حاول أن تفتح رسالتك بمقدمة موجزة تخبر المستمع ببعض المعلومات، مثل “حصلت على رقمك من زميلتي علياء التي أخبرتني أنك تفكر في بيع سيارتك”.
- تأكد من إنشاء رابط بينك وبين متلقي الرسالة لتسهيل عملية التواصل معه وهو مرتاح، حتى لو لم تكن رسالتك لأغراض تجارية. مثال “أنا حسين جارك في البيت الأمامي في نفس الشارع” وهي جملة أفضل من جملة “أنا حسين الراضي” والتي تعتبر جملة قصيرة.
وضح الغرض من الرسالة
1 فكر فيما ستقوله مقدمًا. يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عما ستقوله في رسالتك الصوتية قبل أن تبدأ في تسجيلها، وهو أمر بديهي طالما أنك تتواصل مع نية محددة. يشعر الكثير من المتصلين بلحظة من الشلل عندما يسمعون صفير تسجيل الرسائل الصوتية ؛ ويترتب على ذلك أنك بحاجة إلى التفكير في المعلومات التي ترغب في ذكرها في رسالتك وترتيبها قبل الاتصال. X موارد البحث
- للرسائل العاجلة أو المهمة، ضع في اعتبارك كتابة رسالتك على الورق أولاً.
- إذا كنت تشعر أنك لا تجمع أفكارك معًا، فما عليك سوى ترك اسمك ورقم الاتصال مع شرح بسيط لسبب اتصالك.
- مثال إذا كنت تترك رسالة صوتية للفتاة التي خرجت معها في موعد رومانسي الليلة الماضية، فعليك التفكير مليًا في محتوى رسالتك قبل تسجيلها حتى تتمكن من القيام بذلك بنبرة هادئة وواثقة وتجنبها. التأتأة أو العصبية.
2 اجعل رسالتك قصيرة. اجعل رسالتك قصيرة، بحيث لا تزيد عن 20 إلى 30 ثانية ؛ في معظم الأحيان، لن تحتاج إلى مزيد من الوقت في رسالتك، حتى لا يشعر المستلم بالملل من إطالة تفاصيل الموضوع الذي تتحدث عنه في رسالتك. تأكد من أن تكون محددًا واجعل رسالتك قصيرة بما يكفي لإثارة فضول الشخص الآخر وإقناعه بالاتصال بك بدلاً من مجرد تجاهل الرسالة وتجاهلك. X موارد البحث
- من ناحية أخرى، لا تجعل رسالتك قصيرة جدًا، وإلا فسيعتقد المستلم أنها غير ضرورية وسيحذفها دون الاستماع إليها. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تتصل من رقم غريب غير مسجل لدى المستلم. X موارد البحث
- الغرض من ترك رسالة صوتية هو إقناع المستلم بمعاودة الاتصال بك، وليس لعرض الكثير من المعلومات التي كنت تنوي مشاركتها في المكالمة.
3 افتح الخطاب الذي يحتوي على أهم المعلومات. اجعلها قصيرة واشرح سبب اتصالك، خاصةً إذا كان الوقت المتاح لديك قصيرًا جدًا، مثل عروض المبيعات، أو متابعة تحويل الأموال، أو تأكيد موعد. أخبر المستلم بالغرض من رسالتك وإلا ستفقده الاهتمام وتحذف الرسالة إذا لم تشرح سبب اتصالك في بداية رسالتك الصوتية. X موارد البحث
- تذكر أنه ليس لديك سوى القليل من الوقت لشرح سبب اتصالك، وبالتالي تجنب المستمع أن يشعر بالملل من خطاب افتتاح طويل دون أي معلومات قيمة.
- من الأفضل دائمًا قول الأخبار الصعبة أو الحزينة مباشرةً في بداية الرسالة، مثل “والدك في المستشفى”، ثم البدء في الشرح ومواساة. في محاولتك لنقل الأخبار بشكل غير مباشر، ستكتسب المستمع فقط الكثير من القلق.
4 اجعل رسالتك خاصة. حاول تجنب جعل صوتك يبدو وكأننا نميل إلى الاقتراض عند التحدث على الهاتف. بدلاً من ذلك، تأكد من التحدث بشكل طبيعي حتى يفهم المستمع الغرض الحقيقي من رسالتك، ومن ثم يمنحك الفرصة للتوسع في الموضوع عندما يتصل بك مرة أخرى. X موارد البحث
- إذا كنت تتحدث بنبرة مستعارة أو كما لو كنت تقرأ من نص مُعد، فسيشعر المستمع أنك تتواصل معه كجزء من عملك التقليدي.
قم بإنهاء الرسالة
1 قم بإنهاء الخطاب بسؤال أو طلب محدد. كن محددًا في نهاية رسالتك حول سبب رغبتك في أن يتصل بك المستلم بعد ذلك. اطرح سؤالاً أو اطلب طلبًا محددًا لحملهم على الاتصال بك. إذا شعر المستلم أنك غير واضح في رسالة البريد الصوتي الخاصة بك، فمن المحتمل ألا يقوموا بمعاودة الاتصال بك. X موارد البحث
- جرب بعض العبارات الختامية مثل، “أخبرني برأيك في الوصفة التي أرسلتها لك”، أو “أتطلع إلى سماع أفكارك حول اقتراحي”.
- من المرجح أن يقوم الأشخاص بمعاودة الاتصال بك إذا قمت ببساطة بإنهاء رسالتك الصوتية بعبارة “الرجاء معاودة الاتصال بي”.
2 اترك اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. قم بإنهاء رسالتك باسمك ورقم هاتف الاتصال الخاص بك. كرر الرقم مرتين على الأقل لتقليل فرصة أن يسمع الشخص الآخر الرقم بشكل غير صحيح أو لا يتمكن من تدوينه. تأكد أيضًا من ترك أي تفاصيل مهمة للشخص الذي تتصل به حتى يتمكن من الاتصال بك لاحقًا، مثل الأوقات المناسبة خلال اليوم لتلقي مكالمته. X موارد البحث
- تجنب تكرار رقم هاتفك في نهاية الرسالة الصوتية أكثر من مرتين، حتى لا يفهم المستلم أنك تحاول السخرية منهم.
- لا تفكر كثيرًا في الأمر في حالة الرسائل الصوتية غير الرسمية التي تتركها للأصدقاء أو الأقارب.
3 تجنب الإطالة في نهاية الرسائل الصوتية. لا تكن مفرطًا في الطول أو المماطلة غير الضرورية. لا فائدة من أن تتمنى لشخص ما يومًا سعيدًا إلا إذا تركت رسالة لشخص عزيز عليك. افعل ذلك لضمان تركيز انتباه المستلم على المحتوى الضروري. قدم شكرك في نهاية الرسالة وانتظر اتصاله أو اتصالها بك لاحقًا. X موارد البحث
- فكر في الاستنتاج المناسب. قل شيئًا مثل، “أتطلع إلى تلقي رد منك.” يعتقد بعض الناس أن هذا أفضل بكثير وأكثر إخلاصًا من نتيجة مفتعلة مثل، “أتمنى لك يومًا سعيدًا.”
- لا تكرر أو تلخص أي جزء من رسالتك الصوتية في النهاية. إذا احتاج الشخص إلى الاستماع إلى جزء ما، فيمكنه إعادة الاستماع إلى الرسالة في أي وقت.
أفكار مفيدة
- فكر في كل الأوقات التي تلقيت فيها رسالة على بريدك الصوتي وسألت نفسك “ماذا يريد هذا الشخص” وبالتالي اترك رسالة تطابق المعايير التي تريد تلقيها.
- اترك معلومات الاتصال الخاصة بك، سواء كان عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك إذا كان ذلك ضروريًا لرسالتك والاتصال بالشخص لاحقًا.
- لا تنسَ ذكر التواريخ المهمة إذا كانت ضرورية للمعلومات التي تتركها في رسالتك الصوتية.
- انا ابتسم! اعلم أنه يمكن الشعور بابتسامتك حتى من خلال الرسائل الصوتية.
- إذا كنت تتحدث عن موضوع حساس، فتأكد من تقييد المعلومات التي تقوم بتضمينها في الرسالة الصوتية. لا تريد أن يسمع الآخرون غير المرتبطين بالموضوع رسالتك.
- اعتمد على رسالة البريد الصوتي لطمأنة المتصلين في حالة الطوارئ أو الكوارث الطبيعية.
تحذيرات
- إذا كنت تريد أن يقوم شخص ما بمعاودة الاتصال بك، فلا داعي لذكر محاولاتك السابقة للاتصال به، لأن هذا قد يظهر أنك مستاء وأن الشخص مضطر إلى الاتصال بك على مضض.
- في السياقات المهنية، يجب عليك دائمًا ترك رسالة عبر البريد الصوتي في حالة عدم رد الطرف الآخر عليك. المكالمات الفائتة بدون رسالة صوتية تشرح سبب الاتصال تقلل من أهمية المسألة المهنية التي تتصل بها.