يقدم الموظفون عن بُعد العديد من المزايا الرائعة لعملك ومؤسستك، ولكن تدريبهم يمكن أن يمثل تحديًا فريدًا. إذا كان الموظفون يعيشون بعيدًا عن مكان العمل، فتأكد من أن لديك منصة اتصالات مستقرة وموثوقة. أرسل لهم مواد تدريبية جيدة الإعداد ليعلموا أنفسهم كيفية القيام بالمهمة. يمكن أن يساعدهم الإشراف المستمر والنقد البناء على اللحاق بالمهمة وإنجازها بسرعة وفعالية كبيرة.
خطوات
اختر منصة اتصال
1 اطلب منهم الحضور إلى المكتب للتدريب إن أمكن. حتى لو كان الموظفون يعملون عن بعد، فقد تطلب منهم التواجد في المكتب للتدريب. يرى الكثيرون أن هذه الطريقة هي الطريقة الأكثر فاعلية وسرعة لتدريب الموظفين عن بُعد، طالما أنهم يعيشون بالقرب من المكتب أو أحد فروع عملك. على العكس من ذلك، إذا كان الموظفون يعيشون بعيدًا جدًا، فقد يصبح هذا أمرًا صعبًا. X موارد البحث
2 استعد لمكالمة جماعية للتدريب الشخصي. توفر المكالمات الهاتفية ومحادثات الفيديو لمسة شخصية للتدريب ويمكن أن تساعدك في توضيح التفاصيل المهمة حول الوظيفة. تسمح لك الدردشات الأسبوعية بتتبع تقدم موظفيك مع استمرار منحهم المرونة للقيام بعملهم. X موارد البحث
- المكالمات الجماعية هي الخيار الأفضل للموظفين عن بُعد المشاركين في جوانب “الإستراتيجية” و “التسويق” لشركة أو مشروع، وتتيح لك مناقشة الخطط والأفكار معهم بحرية.
- إذا كنت لا تتفق مع الموظفين بشأن المناطق الزمنية، فتأكد من اختيار الوقت المناسب لجميع الأطراف.
- من بين أفضل برامج مؤتمرات الفيديو Zoom و Slack.
3 استخدم خدمة الرسائل الفورية للإجابة على الأسئلة بسرعة. خدمة المراسلة الفورية هي الخيار الأنسب للشركات التي تتطلب عملًا جماعيًا أو اتصالًا متكررًا ؛ هذا يسمح للعمال بالتحدث والتواصل في نفس الوقت. X موارد البحث
- إذا كان لدى الموظفين عن بُعد أي أسئلة أثناء التدريب، فسيكون بإمكانهم الاتصال بك باستخدام منصة الاتصال المختارة للحصول على استجابة سريعة. علاوة على ذلك، تتيح لك خدمة المراسلة الفورية إرسال استجابة سريعة وتقييم ورسائل متعلقة بالعمل.
- تشمل الخدمات المجانية المفيدة التي يمكنك استخدامها في عملك التالي Skype و Google Plus Hangouts و Spark.
- قد لا تكون خدمة المراسلة الفورية هي الخيار الأفضل إذا كان الموظفون عن بُعد يعملون في أوقات مختلفة عن بقية أعضاء الفريق.
4 إرسال رسائل بريد إلكتروني إذا كان الموظف يعمل وفقًا لجدوله الزمني الخاص. يعد البريد الإلكتروني خيارًا رائعًا إذا كان الموظف عن بُعد يعمل في منطقة زمنية مختلفة أو وفقًا لجدول أعماله الخاص. أرسل الملاحظات والمواد التدريبية والروابط والمرفقات بسهولة عبر البريد الإلكتروني. X موارد البحث
- تأكد من فهم الموظفين لأهمية الاستجابة السريعة لرسائل البريد الإلكتروني.
إنشاء مواد تدريبية فعالة
1 اكتب دليل التدريب أو دليل الموظف. يسمح وجود وثيقة توجيهية متفق عليها للموظفين بالرجوع إليها كمرجع عندما يتبادر إلى الذهن سؤال. أرسل دليل التدريب للموظفين بالبريد الإلكتروني أو قم بتحميله إلى نظام تخزين سحابي مشترك. يجب أن يتضمن الدليل ما يلي X مصدر بحثي
- المسؤوليات الأساسية للوظيفة.
- أفضل الممارسات لشركتك.
- كيفية أداء المهام باستخدام البرنامج أو اتصالات الإنترنت أو أي معدات أخرى.
- كيفية إدارة الاتصال.
2 صف كيفية القيام بالمهام بالتفصيل. حاول توقع الأسئلة والمشكلات التي قد يواجهها الموظف واذكر هذه التفاصيل في الدليل. تساعد التفاصيل المحددة الموظفين على فهم ما يجب القيام به بسرعة أكبر. X موارد البحث
- على سبيل المثال، لا تقل فقط، “أرسل عملك عند الانتهاء.” بدلاً من ذلك، اكتب “اضغط على زر الإرسال لإرسال عملك عند الانتهاء. سيؤدي هذا إلى تحديث الصفحة ويعيدك إلى البوابة الرئيسية.”
- تأكد من ذكر جميع التفاصيل، مثل كيفية التعرف على عدد ساعات العمل، ومكان تسليم العمل، ومن هو الشخص الذي سيلجأ إليه الموظف في حالة حدوث خطأ ما.
3 تحديد الحصة والأهمية والتوقعات حول كل مهمة. بالإضافة إلى إخبار الموظفين بكيفية القيام بالمهام، تأكد من فهمهم للقواعد أو الحصص (مقدار العمل لكل موظف) أو الإرشادات التي يُتوقع منهم اتباعها. ما مقدار الإنجاز المتوقع تحقيقه في أسبوع كم مرة يجب عليهم التواصل معك متى يجب عليهم تسليم المهام والأعمال المنزلية X موارد البحث
- على سبيل المثال، قد تقول، “نتوقع من كل موظف إجراء خمس مكالمات في الساعة” أو “سنحتاج إلى كل موظف للتحقق من بريده الإلكتروني مرة واحدة على الأقل كل ساعة بين الساعة 9 صباحًا و 5 مساءً”.
4 قم بتضمين البرامج أو المعدات المستخدمة في مقاطع الفيديو والصور التعليمية. إذا كان هناك أي برامج أو معدات خاصة يرغب الموظف في استخدامها، فقدم تعليمات مرئية واضحة توضح كيفية استخدامها إلى جانب التعليمات المكتوبة. X موارد البحث
- إذا كنت تعمل على برنامج معين على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فاستخدم برنامج لقطة شاشة لالتقاط بعض الصور أو كما توضح كل خطوة في العملية.
- قد تكون المخططات والرسومات مفيدة للموظفين الذين يحتاجون إلى تثبيت معدات أو برامج خاصة.
5 استثمر في برنامج تدريبي عبر الإنترنت للشركات الكبيرة. إذا كان لديك الكثير من الموظفين عن بُعد، فقد ترغب في تعيين شركة محترفة لتصميم برنامج تدريب عبر الإنترنت يساعد في أتمتة جزء من عملية التدريب. ستعمل هذه الشركات معك لإنشاء منصة لشركتك باستخدام مقاطع الفيديو والأدوات التفاعلية. X منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة
- قد تعلن هذه الشركات عن نفسها كمستشارين للتدريب أو التوظيف.
- قد يكون هذا الخيار أكثر تكلفة، ولكنه سيوفر عليك الكثير من الوقت إذا كان عليك تدريب الموظفين بشكل متكرر.
الإشراف على الموظفين
1 أعط الموظفين مراجع ومعايير للرجوع إليها. امنح الموظفين جدولًا للمهام وحدد أهدافًا واضحة يجب تحقيقها في وقت محدد. يساعد ذلك في إعطاء موظفيك بعض الإرشادات ويشجعهم على أن يصبحوا منتجين بشكل أسرع. X موارد البحث
- على سبيل المثال، يمكنك أن تقول، “نريدك أن تتعلم كيفية استخدام برنامج الاتصال الخاص بنا بحلول نهاية الأسبوع الأول. بحلول نهاية الشهر الأول، كان من المفترض أن تكون قد حققت مبيعات لا تقل عن 200000 دولار.”
2 قدم ملاحظات محددة حول بعض المهام الأولى. قدم لهم ملاحظات بناءة حول كل مهمة في أول أسبوعين أو ثلاثة أسابيع أو حتى يصبحوا بارعين تمامًا في القيام بأجزاء مختلفة من عملهم. يساعدهم هذا النوع من التعليقات على تعلم المبادئ التوجيهية والتوقعات لنوع العمل الذي يقومون به. X موارد البحث
- على سبيل المثال، قد تقول، “تصميمك لهذه الصور جيد جدًا، لكنني أعتقد أنك بحاجة إلى الالتزام بنظام ألوان واحد ليناسب العلامة التجارية وهوية شركتنا بشكل أفضل، كما أننا نفضل أيضًا استخدام خط أصغر.”
- يجب أن تكون المهمة الأولى للموظفين عن بُعد هي القيام بشيء بسيط في إطار زمني قصير. على سبيل المثال، قد تطلب منهم كتابة مقال قصير أو إعداد جدول بيانات بنهاية اليوم الأول. سيسمح لك ذلك بمنحهم ملاحظاتك وتقييمك بسرعة.
3 اسأل الموظفين عن ملاحظاتهم وأسئلتهم. شجع الموظف على اللجوء إليك إذا كان لديه أي أسئلة. عندما ينتهي التدريب، اطلب منهم ملاحظاتهم الصادقة على عملية التدريب. كما أنه يساعدك على توضيح الأمور بشكل أفضل للموظفين المستقبليين عن بُعد، بالاعتماد على تجاربك السابقة وإجاباتك على الأسئلة الأكثر شيوعًا. X موارد البحث
- إذا سألك موظف سؤالاً، أجب على السؤال بأفضل ما يمكنك. إذا كنت تعتقد أن الإجابة المرغوبة يمكن العثور عليها في المادة التدريبية، فأشر للموظف القسم الذي يحتوي على الإجابة.
- إذا لم يتواصل معك الموظف بشأن أي أسئلة، فيمكنك إرسال رسالة ودية إليه تقول، “أردت فقط التحقق من الأمور. كيف يجري التدريب هل لديك أسئلة تدور في ذهنك”
- يمكنك إذا كنت ترغب في إبقاء تعليقات الموظف مجهولة بحيث يمكن للموظف أن يكون صادقًا كما هو مقصود. استخدم موقع استبيان عبر الإنترنت وقم بإعداده كنموذج ملاحظات.
4 التواصل مع جميع الموظفين عن بعد بشكل دوري. ابق على اتصال مع الموظفين عن بُعد أثناء التدريب وبعده. يجب أن يعرفوا الأخبار والأشياء التي تحدث في الشركة. يمكن للنشرات الإخبارية للشركات أو الندوات عبر الإنترنت أو حتى المكالمات الجماعية الأسبوعية أن تبقيهم في قلب الحدث. X موارد البحث
- قد يشعر الموظفون عن بُعد بالعزلة أو عدم التواصل مع قرارات الشركة أو الأخبار أو الأحداث المهمة. لدعم هؤلاء الموظفين، شجعهم على التواصل أو التعاون مع بقية الفريق والشركة عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو خدمات المراسلة الفورية أو محادثات الفيديو.