قد يكون تلقي بريد إلكتروني وقح أمرًا صعبًا. قد تشعر بالراحة في الرد بطريقة غنجية ووقحة بدورها، لكن يجب أن تحافظ على مظهرك واحترافك بطريقة رسمية تُظهر احترافك. اغتنم الفرصة للتنفس والتفكير قبل الرد (سواء عبر البريد الإلكتروني أو شخصيًا)، ثم حدد القصد والهدف من الرسالة وصياغة ما تريد قوله ردًا على ذلك.
خطوات
تحقق من نية المرسل
1 حدد ما إذا كان الأمر يستحق إنفاق وقتك وطاقتك أم لا. إن رد الجميل يبعث على الاسترخاء والهدوء، ولكن يمكنك أيضًا تهدئة نفسك بأخذ بعض الأنفاس العميقة. اسأل نفسك ما إذا كانت الرسالة تستحق اهتمامك أم لا. لا تسمح لمرسل الرسالة أن يشعر بمدى انزعاجك، حتى لو شعرت بالغضب والإهانة، ولا تسمح له بإفساد يومك. X موارد البحث
- ركز على القيام بالأعمال التي ستكون في مصلحتك.
- اسأل نفسك بعض الأسئلة مثل “ما الذي سأحققه من خلال الرد على هذه الرسالة ماذا سيحدث إذا واجهت هذا الشخص ماذا سيحدث إذا لم أفعل”
2 تجنب وضع افتراضات. تختلف الطرق التي نتواصل بها مع الآخرين من شخص لآخر، وبالنسبة للعديد من الأشخاص، فإن الكتابة ليست مهارة مثالية وعملية كأداة اتصال. قد يعتقد شخص ما أن البيان الذي يقوله رسمي ومباشر ومهني، لكن قد يعتبره البعض وقحًا ويقصد منه الإهانة. لا تفترض أن مرسل الرسالة يتصرف بوقاحة معك عمدًا. X موارد البحث
- قد تنجم بعض مشكلات الاتصال بين الناس عن الاختلافات في اللغة أو اللهجة أو الثقافة.
- قد يساء فهم بعض الناس عندما يحاولون استخدام الدعابة أو السخرية في رسالتهم. X موارد البحث
3 اطلب من المرسل المزيد من المعلومات. قم بالرد عليها وطلب المزيد من المعلومات، واقتبس بعض الجمل المحددة التي ترغب في توضيحها. في بعض الأحيان، يمكن أن تكون الرسائل غير المهذبة سيئة الصياغة. على سبيل المثال، قد يقول زميلك، “أتمنى أن تجد الوقت لإنهاء تقاريرك بنهاية اليوم.”
- يمكنك الرد على هذا النحو “تم الانتهاء من جميع تقاريري، باستثناء التقرير الذي يحين موعده غدًا، هل ترغب في الحصول على نسخة من التقارير اليوم”
- لا تسأله عن شرح لما يقصده. لا تسأل بعض الأسئلة مثل “ماذا تقصد بذلك” أو “ماذا تحاول أن تقول”
4 تحدث إلى المرسل. يمنحك التحدث إلى الشخص الآخر فرصة لسماع نبرة صوته وطريقة قوله. قم بزيارة أو الاتصال بمكان عمله لمناقشة المهام أو الموضوعات المتعلقة بموضوع الرسالة. اطلب منه تقديم تفسير للملاحظات الوقحة في الرسالة. X موارد البحث
- أخبره بما يلي “خطرت لي فكرة جديدة عن المشروع، وأعتقد أنه من الأفضل أن أخبرك عنها شخصيًا، بالطبع إذا سمح وقتك بذلك.”
- يمكنك أيضًا أن تقول، “لقد كنت تقول في رسالتك أن المهام يجب أن تتم بالفعل، لكن الموعد النهائي الذي أخبروني به هو الأسبوع المقبل. هل أعمل ضد الجدول الزمني للمشروع”
اكتب ردًا
1 تجنب الاستجابة إذا لم تكن مضطرًا لذلك. إذا لم يكن عليك الرد، فإن عدم الاستجابة هو الخيار الأفضل. ضع في اعتبارك عدم الرد إذا تلقيت رسالة غير ذات صلة لا تهتم بها حتى.
- أحيانًا يضع زملاء العمل افتراضات حول عاداتك وسلوكك في العمل، وحتى يعلق عليها. لا ترد على رسالة تقول، على سبيل المثال، “أنت بالتأكيد تستمتع بقضاء وقت على الغداء أكثر من ساعات عملك!” أو “يعلم الجميع أن اجتماعاتك لا تدوم طوال فترة بعد الظهر.” طالما أن مديرك يعرف الحقيقة، فمن الأفضل الابتعاد عن مشاكل الموظفين بين بعضهم البعض والشائعات.
2 حافظ على احترافك ولطفك. إذا احتاجت الرسالة إلى رد، احتفظ بنبرة رسمية ومهنية، حتى لو لم يكن المرسل محترفًا. اقرأ رسالتك بصوت عالٍ قبل إرسالها حتى تتأكد من أنها تبدو رسمية وليست غير مناسبة أو عاطفية.
- لا تكن صريحًا في ردك حتى لا تبدو وقحًا. X موارد البحث
3 خذ وقتك في كتابة الرد. يجب أن يكون ردك هادئًا ومهنيًا، لذا لا تتسرع في كتابته. معظم رسائل البريد الإلكتروني ليس لها موعد نهائي للرد، لذلك يمكنك أن تأخذ يومًا لكتابة ردك إذا لزم الأمر. X موارد البحث
- انتظر، على سبيل المثال، ساعة بعد كتابة ردك.
- إذا كنت تعلم أن ردك ينبع من غضبك، فتأخر في كتابته أو إرساله، وانشغل بفعل شيء آخر حتى تهدأ قليلاً.
- اكتب عنوان البريد الإلكتروني للمستلم بعد الانتهاء من الكتابة لتجنب إرساله مبكرًا دون مراجعته. X موارد البحث
4 اجعل الجمل قصيرة وبسيطة. لا تحاول الإجابة على جميع النقاط المذكورة، ولا تستخدم الدفاع عن النفس كثيرًا. إذا كنت ترغب في التخلص من السلوك الوقح، ركز رسالتك على الموضوعات المتعلقة بالعمل. X موارد البحث
- اختر موضوعًا ذا صلة بالعمل للتركيز عليه.
5. التزم بالحقائق ولا تشرح بالتفصيل. مناقشة الحقائق هي إحدى الطرق للتأكد من أن رسالتك مكتوبة بشكل احترافي. تتضمن الحقائق أشياء مثل المهام المسجلة والمكتملة والمواعيد النهائية والجداول الزمنية والبيانات والموضوعات المتعلقة بالعمل. X موارد البحث
- إذا كانت الرسالة الوقحة تتعلق بتقرير على سبيل المثال، فيمكنك الرد بـ “شكرًا على المتابعة. سأرسل لك المزيد من البيانات في الصباح بينما أقوم بتحديث التقرير، أما بالنسبة للتقرير الجديد، فسيكون جاهزًا في الظهيرة.”
- ستصبح استجابتك شديدة ومركزة على عملك ومدى نجاحك في مشروعك، بدلاً من رد فعلك على وقاحة زميلك.
6 تجنب الاستجابة عاطفيا. إن الاستجابة للفظاظة بفظاظة أو أن تكون دفاعيًا هو أول ما يتبادر إلى ذهنك، ولكنه لن يؤدي إلا إلى جعل الأمور أسوأ. كن رسميًا ومهنيًا في ردك بدلاً من ذلك. X موارد البحث
- لا تتهم المرسل بأنه فظ.
- ضع مشاعرك جانبًا في كتابة الرد.
- قبل أن تضغط على إرسال، اسأل نفسك عما إذا كان هناك أي جزء من ردك دافع فيه عن نفسك أو كنت وقحًا.
دعم إضافي
1 أبلغ عن الخطاب المؤذي ليكون فظًا أو عندما تتعرض لاعتداء شخصي. إذا كان الخطاب يحتوي على تهديدات أو اعتداءات شخصية، فقم بعمل عدة نسخ من الرسالة وعرضها على مديرك أو الموارد البشرية. تأكد من توثيق هذا الحادث في مكان العمل، واطلب فتح المجال للتحقيق.
- أخبر مديرك أو الشخص المسؤول أن محتويات الرسالة ستخلق بيئة عمل معادية.
2 لا تسكت عن حقك إذا تحولت الوقاحة إلى مضايقات ومضايقات مستمرة. احتفظ بسجل أو توثيق لكل مرة تتعرض فيها للمضايقة، لإثبات أنه سلوك مستمر. إذا كنت تتلقى باستمرار رسائل وقحة تؤثر على إنتاجيتك وبيئة عملك، فقم بتسجيل هذه الرسائل وقدمها إلى مديرك أو قسم الموارد البشرية. خذ معك بعض نسخ هذه الرسائل لتعرضها على المدير أو قسم الموارد البشرية حتى يفهم ما تمر به. X موارد البحث
- فكر في سياسات مكتبك أو شركتك عند اتخاذ قرار بشأن من ستقدم شكوى بشأن تنمرك. على سبيل المثال، من الأفضل أن تذهب إلى قسم الموارد البشرية إذا كان مديرك قريبًا من الشخص الذي أهانك.
3 تحدث إلى مسؤول الموارد البشرية إذا كان رئيسك هو من يرسل لك الرسائل المهينة. سيساعدك موظف الموارد البشرية أو مشرف مديرك إذا كان مديرك المباشر هو من يرسل لك الرسائل الوقحة. قبل الإبلاغ عن الحادث، كن مستعدًا لشرح سبب اعتقادك أن الرسالة غير مناسبة. قد يُطلب منك كتابة تقرير أو تقرير بخصوص الحادث، وفقًا لما قيل لك، وقد يُطلب منك حضور جلسة مصالحة بينكما، أو قد يتم نقلك إلى قسم أو فريق آخر.
- لن يساعدك أي شيء سوى إبلاغ مسؤول الموارد البشرية بأنك تعرضت لرسائل غير لائقة من مديرك المباشر، لأنه الوحيد الذي سيساعدك في حل هذه المشكلة إذا استمرت. لذلك، يجب أن تبدأ في إنشاء محفوظات كاملة لتلك الرسائل.
أفكار مفيدة
- اذكر أي سلوك فظ آخر من قبل المرسل بخلاف رسالته وقم بتضمينه في شكواك.
- طريقة بديلة للتخلص من غضبك هي كتابة خطاب بدون اسم المستلم، أو كتابته على صفحة برنامج كتابة دون إرساله. بهذه الطريقة، يمكنك التخلص من غضبك دون إرساله عن طريق الخطأ.
- اقترح أن يأخذ جميع الموظفين دورة تدريبية في آداب البريد الإلكتروني. في حالة عدم وجود شخص مؤهل لتدريس تلك الدورة، يمكنك اللجوء إلى شخص لديه الخبرة المطلوبة في ذلك ؛ على وجه الخصوص، يعد عدم وجود شخص مؤهل للقيام بذلك علامة واضحة على الحاجة إلى مثل هذا التدريب.
- يمكنك إرفاق مديرك أو زميلك في العمل بقائمة المستلمين ردًا على الرسالة الوقحة التي تلقيتها من زميلك في العمل.
- قد يكون التعامل مع البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا حتى بالنسبة للمحترفين، لذا تذكر أن التعبير عن مشاعرك ونواياك بشكل صحيح لن يأتي بسهولة عبر البريد الإلكتروني.
تحذيرات
- بعض الناس يطلقون قنابل موقوتة، وقد يغضبون منك أكثر إذا استجابت لهم بوقاحة. كن مهذبًا ومهنيًا، وإذا كنت قلقًا لأي سبب من الأسباب، فتحدث إلى مديرك أو الموارد البشرية بشأن ذلك.
- يجب أن تعلم أن هناك بعض الجمل التي قد تؤدي إلى تقديم شكوى ضدك أو رفع دعوى قضائية إذا ذكرتها في بريدك الإلكتروني، مثل أي إساءة أو تشهير أو مضايقة أو عنصرية أو هجوم شخصي. يمكن فحص البريد الإلكتروني من قبل معظم الجهات القضائية، لذا فإن وجود أي انتهاك قد يؤدي إلى مساءلة قانونية للشركة. قد يخضع مرسل الرسائل التي تحتوي على أي إساءة للعقوبة ويتم تحويله إلى التحقيق، وقد يصل الأمر إلى الفصل. إذا كنت قلقًا من احتواء رسائل البريد الإلكتروني على محتوى غير لائق، فاطلب النصيحة من مديرك أو الموارد البشرية، وإذا كنت لا تريد التحدث عن ذلك في مكان العمل، فيمكنك أن تسأل محاميك الخاص.