لا حاجة لنسخ النص ولصقه جزءًا تلو الآخر من Word إلى خلايا جدول بيانات Excel إذا كنت تريد نقل قائمة أو جدول بيانات من Word إلى Excel، ولكن يمكنك تنسيق مستند Word بطريقة مناسبة تسهل عليك قم باستيراد مستند Word إلى Excel ببضع نقرات فقط على مؤشر الماوس.
خطوات
قائمة التحويل
1 فهم كيفية تحويل وثيقة. إذا كنت ترغب في استيراد مستند Word إلى Excel، فسيتم استخدام رموز معينة لتحديد البيانات التي تدخل في كل خلية في جدول بيانات Excel. يمكنك اتخاذ بعض خطوات التنسيق البسيطة قبل عملية الاستيراد، حتى تتمكن من التحكم في مظهر جدول البيانات النهائي وتقليل التنسيق اليدوي الذي ستحتاج إليه. هذا الأمر مفيد بشكل خاص عند استيراد قائمة من مستند Word إلى جدول بيانات Excel.
- تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون لديك قائمة بإدخالات متعددة منسقة بنفس الطريقة (قائمة العناوين وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وما إلى ذلك).
2 ابحث عن أي أخطاء في التنسيق في المستند. يجب عليك التأكد من تنسيق جميع المدخلات بنفس الطريقة قبل بدء عملية التحويل. يعني هذا تصحيح أخطاء علامات الترقيم أو إعادة تنظيم الإدخالات التي لا تتطابق مع بقية الإدخالات بحيث يمكنك نقل البيانات بشكل مناسب.
3 اعرض رموز التنسيق في مستند Word الخاص بك. عادةً ما يساعدك عرض الرموز المخفية في تحديد أفضل طريقة لتقسيم الإدخالات، يمكنك عرض هذه الرموز بالنقر فوق الزر “إظهار / إخفاء علامات الفقرة” في علامة التبويب الرئيسية أو باستخدام اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + ⇧ Shift + *
- تحتوي معظم القوائم على علامة فقرة واحدة في نهاية كل سطر أو علامة واحدة في نهاية السطر وواحدة في السطر الفارغ بين الإدخالات. ستستخدم هذه العلامات لإدراج رموز تقسيم الخلية في Excel.
4 قم بتغيير علامات الفقرة بين كل إدخال وآخر للتخلص من المسافات الزائدة. يستخدم Excel مسافة بين الإدخالات لتحديد الصفوف، ولكنك ستحتاج إلى التخلص من هذا الرمز في الوقت الحالي للمساعدة في عملية التنسيق. لا تقلق، ستضيف هذه الرموز مرة أخرى قريبًا. تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون هناك رمز فقرة واحد في نهاية الإدخال ورمز فقرة آخر في المسافة بين الإدخالات (اثنان في صف).
- استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- اكتب ^ p ^ p في حقل البحث. هذا هو رمز علامتي فقرة متتاليتين. استخدم ^ p بدلاً من ذلك إذا كان كل إدخال في سطر واحد مع عدم وجود أسطر فارغة بينهما.
- أدخل رمز الفصل في حقل الاستبدال. احرص على عدم استخدام رمز يظهر في أي مكان في المستند (على سبيل المثال ~).
- انقر فوق “استبدال الكل”. قد تلاحظ أن الإدخالات تتجمع معًا، لكن لا داعي للقلق بشأن ذلك الآن طالما أن رمز الفاصل في المكان الصحيح (بين كل إدخال).
5 افصل كل مدخل في حقل منفصل. بعد فصل الإدخالات لتظهر في صفوف متتالية، يجب تحديد البيانات التي ستظهر في كل حقل. على سبيل المثال، إذا كان كل إدخال يتكون من اسم في السطر الأول، وعنوان شارع في السطر الثاني، وحالة ورمز بريدي في السطر الثالث، فيمكنك تنفيذ الخطوات التالية
- استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- احذف أحد أحرف ^ p في حقل البحث.
- قم بتغيير الرمز الموجود في حقل الاستبدال إلى.
- انقر فوق “استبدال الكل”. هذا يستبدل رموز الفقرة المتبقية برمز فاصلة، والذي يفصل كل سطر في حقل منفصل.
6 قم بتغيير كود الفصل لإنهاء التنسيق. لن تظهر قائمتك بعد الآن كقائمة بعد الانتهاء من البحث أعلاه وخطوات الاستبدال، وستظهر جميع البيانات على نفس السطر بفاصلة بين أجزاء البيانات. الخطوة الأخيرة للبحث والاستبدال هي إرجاع البيانات إلى نموذج القائمة مع الحفاظ على الفواصل التي تحدد الحقول.
- استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + H لفتح نافذة البحث والاستبدال.
- اكتب ~ (أو رمز الفصل الذي اخترته في البداية) في حقل البحث.
- اكتب ^ p في حقل الاستبدال.
- انقر فوق “استبدال الكل”. سيؤدي هذا إلى تقسيم الإدخالات إلى مجموعات فردية مفصولة بفواصل.
7 احفظ الملف كملف نص عادي. الآن بعد أن انتهيت من التنسيق، يمكنك حفظ المستند كملف نصي. سيسمح هذا لبرنامج Excel بقراءة كافة البيانات وتمثيلها بحيث يمكن نقلها إلى الحقول الصحيحة.
- افتح علامة التبويب “ملف” وانقر فوق الخيار “حفظ باسم”.
- انقر على قائمة “حفظ كنوع” واختر خيار “نص عادي”.
- اختر اسم ملف من اختيارك، ثم انقر فوق حفظ.
- انقر فوق “موافق” إذا ظهرت نافذة تحويل الملف.
8 افتح الملف في Excel. بعد حفظ الملف كملف نص عادي، يمكنك فتحه في Excel. X موارد البحث smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
- افتح علامة التبويب “ملف” وحدد “فتح”.
- انقر فوق القائمة المنسدلة “كافة ملفات Excel” وحدد “ملفات نصية”.
- انقر فوق الزر التالي> في نافذة مساعد استيراد النص.
- حدد رمز “الفاصلة” في قائمة الفصول. يمكنك معرفة كيفية فصل الإدخالات في المعاينة أسفل النافذة ثم النقر فوق الزر التالي>.
- حدد تنسيق البيانات لجميع الأعمدة، ثم انقر فوق “إنهاء”.
تحويل الجدول
1 قم بإنشاء جدول يحتوي على بياناتك في Word. يمكنك تحويل قائمة البيانات إلى جدول في Word ثم نسخ الجدول بسرعة إلى Excel. تخطى هذه الخطوة وانتقل إلى الخطوة التالية إذا كانت البيانات موجودة بالفعل في شكل جدول.
- حدد النص الذي تريد تحويله إلى جدول.
- انقر فوق علامة التبويب “إدراج”، ثم انقر فوق الزر “جدول”.
- حدد خيار “تحويل الشفرة إلى طاولة”.
- أدخل عدد الأسطر لكل سجل في حقل “عدد الأعمدة”، وأضف واحدًا إلى العدد الإجمالي إذا كان لديك سطر فارغ بين كل سجل.
- انقر فوق الزر “موافق”.
2 تحقق من تنسيق الجدول. سيقوم Word بإنشاء جدول بناءً على إعداداتك، ويجب عليك التحقق من الجدول للتأكد من أن جميع البيانات موجودة في الأماكن الصحيحة.
3 انقر فوق الزر الصغير “+” أعلى يسار الجدول. سيظهر هذا الزر عند تحريك الماوس فوق الطاولة. سيؤدي القيام بذلك إلى تحديد جميع البيانات الموجودة في الجدول.
4 استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + C. لنسخ البيانات. يمكنك أيضًا النقر فوق الزر “نسخ” في علامة التبويب الرئيسية.
5 افتح برنامج Excel. يمكنك فتح Excel بعد نسخ البيانات، ويمكنك تنزيل جدول بيانات Excel موجود إذا كنت تريد وضع البيانات فيه. ضع المؤشر في الخلية حيث تريد أن يظهر في الزاوية اليسرى العلوية من الجدول.
6 استخدم اختصار لوحة المفاتيح Ctrl + V. للصق البيانات. سيتم وضع الخلايا الفردية من جدول بيانات Word في خلايا منفصلة في جدول بيانات Excel.
7 افصل أي أعمدة متبقية. قد يكون لديك بعض عمليات التنسيق الإضافية التي يجب إجراؤها على بعض أنواع البيانات التي يتم استيرادها. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم باستيراد العناوين، فيمكن أن تظهر كل من المدينة والمقاطعة والرمز البريدي في نفس الخلية. يمكنك إرشاد Excel لتقسيم هذه الإدخالات تلقائيًا. X موارد البحث
- انقر فوق رأس العمود الذي تريد تقسيمه لتحديد العمود بأكمله.
- حدد علامة التبويب “البيانات”، ثم انقر فوق الزر “الانتقال إلى الأعمدة”.
- انقر فوق التالي> ثم اختر فاصلة في حقل كود الفصل. يفصل هذا اسم المدينة عن اختصار المقاطعة عن الرمز البريدي في المثال السابق.
- انقر فوق “إنهاء” لحفظ التغييرات.
- حدد العمود الذي ما زلت بحاجة إلى تقسيمه وكرر العملية، واختيار “مسافة” بدلاً من “فاصلة” كرمز فاصل. هذا يفصل اختصار المقاطعة عن الرمز البريدي في المثال السابق.