في ويكي هاو هذا، ستتعلم كيفية كتابة خطاب تصريح لمدرستك أو مدرستك الجامعية لتغيب عن الفصل في يوم محدد أو لفترة زمنية محددة. غالبًا ما لا تكون رسائل البريد الإلكتروني مطلوبة للمعلمين في المدرسة الثانوية أو ما قبلها، ولكن في بعض الأحيان قد تفعل ذلك. البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال المفضلة لغالبية أساتذة الجامعات.
خطوات
الاستعداد لكتابة الرسالة
1 راجع كتيب الفصل الدراسي الخاص بك للتعرف على القواعد المتعلقة برسائل البريد الإلكتروني. غالبًا ما يقوم الأساتذة في كتيبات المناهج الخاصة بهم بتضمين ملحق يحتوي على إرشادات وقواعد للاتصال عبر البريد الإلكتروني. احرص على مراجعته قبل البدء في كتابة رسالتك، والتزم بما ورد فيها، حتى لو كان مختلفًا عما هو مذكور في هذه المقالة.
- وضع الأساتذة هذه القواعد لرسائل البريد الإلكتروني لسببين رئيسيين التفضيلات الشخصية، والالتزام بقواعد المدرسة أو الجامعة. ومن ثم، فمن الأفضل الالتزام بهذه القواعد بمجرد توفرها.
2 تعرف على عنوان البريد الإلكتروني للأستاذ. يجب أن تكون قد عثرت على عنوان البريد الإلكتروني في المنهج الدراسي أو خطابات غلاف الدورة التي تلقيتها في بريدك الإلكتروني من قبل، وربما تعرفه بالفعل إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتواصل فيها إلكترونيًا مع الأستاذ. قد تحتاج إلى إلقاء نظرة على موقع المدرسة أو الجامعة أو سؤال أحد زملائك عن عدة حلول بديلة مقترحة.
- من الممكن ألا يكون البريد الإلكتروني وسيلة اتصال متاحة مع أستاذك لسبب أو لآخر ؛ في هذه الحالة، اكتب خطاب إذن وقم بتمريره إلى زميل في الفصل. يمكنك أيضًا الاتصال بالمعلم أو مكتب المدرسة لطلب الإذن قبل يوم الغياب.
3 حدد سبب الغياب. من المهم أن يكون لديك سبب مقنع للغياب حتى تتمكن من إقناع المعلم ليطلب منك إعفاء نفسك من الفصل. الأفضل ذكر السبب الحقيقي، وإذا كان طلبك للغياب غير مقنع فالأفضل لك أن تحضر الصف حتى لا تفوتك المنفعة التعليمية.
- الأسباب الشائعة للغياب هي المرض، والمواعيد الأخرى، وحالات الطوارئ، ونقص وسائل النقل، والالتزام بمباراة رياضية أو حدث فني.
- إذا كنت تكتب لسبب غير حقيقي، فمن الأفضل أن تختار شيئًا سريعًا وليس مفصلاً للغاية (على سبيل المثال المرض أو نقص وسائل النقل) بدلاً من الأمور الخطيرة والحوادث المعقدة (مثل الطوارئ العائلية). لا تذكر عذرًا يؤثر على تداخل العديد من الأشخاص، وإلا فسيكون لديك تعقيد كبير لإثبات ذلك بشكل صحيح ويمكن أن يتم القبض عليك بسهولة.
4 قم بإنهاء أي واجب منزلي وإرساله إلى معلمك. هل ستغيب عن المدرسة في يوم عرض تقديمي أو واجب منزلي مهم التزم بإرسالها عبر البريد الإلكتروني (إذا كان ذلك ممكنًا رقميًا) لتظهر لأستاذك أنك ستراعي واجبك المنزلي على الرغم من غيابك.
- هل يجب تقديمها بنسخة ورقية رتّب لإرسالها مبكرًا، أو اتفق مع معلمك على موعد لاحق لتقديم الواجب المنزلي. لا تفوت تسليم واجباتك المدرسية حتى لا تفقد درجاتك.
5 الاتصال بالأستاذ عبر البريد الإلكتروني قبل يوم الغياب. لا جدوى من الاعتذار عن الحضور بعد يوم الغياب، والإحتمال الذي سيقترحه الأستاذ هو أنك نمت أو تغيبت لسبب غير مقنع. في حالة المرض أو أي حالة طارئة، اتصل بمعلمك عبر البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن وبمجرد التأكد من أنك لن يتم حشرك في الفصل.
6 توقع من أستاذك أن يطلب إثبات سبب الغياب. في حالة المرض أو الغياب لعدة أيام متتالية، سيحتاج المعلم إلى الحصول على تقرير طبي أو إقرار من والديك بغيابك. أشر في بريدك الإلكتروني إلى أنك ستقدم الإذن من الوالدين أو أي طرف ثالث معني لإثبات سبب الغياب، خاصة إذا كنت ستفوت عرضًا تقديميًا مهمًا أو امتحانًا.
اكتب الرسالة وأرسلها
1 افتح صندوق بريدك الإلكتروني. استخدم خدمة البريد الإلكتروني للمدرسة وتأكد من تسجيل الدخول بعنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور الصحيحين.
- تستخدم العديد من المدارس Gmail.
2 انقر فوق إنشاء أو جديد. ستجد هذا الزر على جانب أو أعلى صفحة البريد الوارد، فوق الرسائل الواردة لحسابك.
3 اكتب عنوان البريد الإلكتروني للمدرس. انقر فوق “إلى” ثم اكتب عنوان بريده الإلكتروني. سيكون هذا عادةً بريده الإلكتروني الخاص بالمدرسة للتواصل المهني والتعليمي.
- هل تعرف البريد الإلكتروني الشخصي لأستاذك لا تتصل به عبر هذا البريد بخصوص الأمور التربوية طالما أن الأستاذ لا يتفق مع الفصل على خلاف ذلك.
4 اكتب عنوانًا للرسالة. انقر فوق حقل النص “الموضوع” ثم اكتب عنوانًا قصيرًا، مثل “دعني وشأني”.
- اذكر في العنوان رقم مجموعة الدراسة الخاصة بك أو رقم / اسم فصلك، إذا كانت جامعتك أو أستاذك في المدرسة مسؤولاً عن أكثر من فصل / مجموعة.
- ضع في اعتبارك يوم الغياب إذا كنت غائبًا عن فصل به عدد كبير من الطلاب.
5 تحدث إلى معلمك. في السطر الأول من الرسالة، اكتب “عزيزي الأستاذ” متبوعًا باسم الأستاذ، ثم شرطة مائلة “/” أو فاصلة “،”.
- احرص على استخدام اسم الأستاذ باحترام ؛ في اللغة العربية، يمكنك استخدام الاسم الأول، أما إذا كانت رسالتك باللغة الإنجليزية، فمن الأفضل استخدام الاسم الثاني، طالما أنه ليس تقليدًا في مدرستك / جامعتك بخلاف ذلك.
- استخدم العنوان الصحيح لمن تكتب إليه ؛ لا تخطئ في مخاطبة طبيب جامعي بلقب “أستاذ” على سبيل المثال.
6 انقر فوق “إدخال” مرتين. يؤدي هذا إلى إدراج خط مسافة بين التحية الأولية ونص الرسالة.
7 اذكر أنك لن تحضر الفصل. يجب أن تذكر في السطر الأول من رسالتك أنك لن تحضر الفصل في يوم أو فترة زمنية محددة.
- على سبيل المثال، اكتب “أود أن أعذر نفسي من الفصل يوم الاثنين، 17 ديسمبر”
- لست مضطرًا بالضرورة إلى الاعتذار عن غيابك، ولكن لا بأس من قول اعتذار مهذب (على سبيل المثال، “أنا آسف للغياب، ولكن …”).
8 اشرح بإيجاز سبب الغياب. ليست هناك حاجة لسرد قصة طويلة مليئة بالتفاصيل، ولكن المهم هو أن تقدم سببًا واضحًا ومنطقيًا لعدم الحضور.
- مثال هل لديك موعد مع الطبيب اكتب ما يلي “يجب أن أذهب إلى الطبيب الساعة 100 ظهرًا، وبعد ذلك لن أتمكن من الحضور إلى الفصل 5.”
9 اذكر التزامك بتقديم أي مقررات دراسية مطلوبة. هل ستغيب عن واجباتك المدرسية نتيجة الغياب دع الأستاذ يعرف أنك ملزم بإرساله، إما عن طريق إرساله إلكترونيًا في الوقت المحدد أو عن طريق إرساله في تاريخ لاحق محدد بدلاً من يوم غيابك.
- مثال يمكنك تحميل الملفات عبر البريد الإلكتروني، إما في نفس رسالة الاعتذار أو في رسالة لاحقة. اكتب “أدرك أن الورقة ستحل يوم الاثنين، لذا يمكنك رؤية نسخة رقمية منها مرفقة بهذه الرسالة.”
- يمكنك الجمع بين الاعتذار عن الغياب وشرح سبب الغياب في نفس الجملة، كما في المثال التالي “أكتب لأوضح أنه بسبب موعد طبيبي، لن أتمكن من حضور الفصل يوم الاثنين، 17 ديسمبر. “
- هل ستحضر فصلًا مع الأستاذ قبل يوم الغياب المتوقع نتفق معه على تقديم الواجب المنزلي في وقت مبكر ؛ “أما بالنسبة للبحث الذي سيقدم يوم الاثنين، فأنا أطلب الإذن بتقديمه يوم الأحد لأنني لن أحضر في اليوم المحدد للتقديم”.
10 أضف توقيعك. اختتم الحرف بالضغط على ↵ Enter مرتين لإدراج سطر فارغ بين الفقرات. ثم اكتب فقرة ختامية، مثل “شكرًا لك” أو “تحياتي الجميلة”. ثم، في السطر التالي من التحية، اسمك الكامل.
- التزم بالصياغة الرسمية للرسالة، مثل “شكرًا لك” أو “تحياتي” أو “مع خالص التقدير” بدلاً من التحية العامية.
11 أرفق بالرسالة أي مهام مدرسية يجب تقديمها لذلك اليوم. يمكنك تضمين ملفات المهام في رسالة البريد الإلكتروني على النحو التالي
- انقر فوق رمز مشبك الورق في نافذة البريد الإلكتروني.
- اختر من جهاز الكمبيوتر الخاص بك المجلد الذي يحتوي على الملف (الملفات) الذي تريد تحميله.
- انقر فوق الملف المطلوب. (لتحديد أكثر من ملف، انقر عليها واحدًا تلو الآخر أثناء الضغط على Ctrl أو ⌘ Command)
- انقر فوق فتح لبدء تنزيل الملف (الملفات).
12 راجع رسالتك نحويًا قبل إرسالها. اقرأ رسالتك عدة مرات قبل إرسالها للتأكد من أنك لم ترتكب أخطاء في علامات الترقيم أو التهجئة أو القواعد، وأنها بأفضل لغة ممكنة.
13 انقر فوق الزر “إرسال”. انقر فوق إرسال لإرسال رسالتك إلى الأستاذ.
- تأكد من التحقق من صندوق الوارد الخاص بك لاستجابة المعلم عند وصوله. سيرد الأستاذ بتعليمات إرشادية أو ببعض الأسئلة الاستقصائية.
أفكار مفيدة
- اكتب الخطاب بأسلوب مهذب ورسمي. لا تستخدم كلمات عامية أو غير مهذبة. راجع الرسالة للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية قد تنتقص من رسالتك وتترك انطباعًا غير سار على الأستاذ.
تحذيرات
- لا تحميك خطابات الإذن بالضرورة من الإجراءات التأديبية الناتجة عن الغياب، كما أنها لا تعفيك من الواجبات المنزلية والواجبات المدرسية. مهما كان سبب الغياب طارئًا وإلزاميًا، سيُطلب منك العمل في مهام الدراسة المطلوبة وقد تضطر إلى إعادة الدورة بأكملها إذا فاتك يومًا مهمًا (مثل يوم الامتحان النهائي).