برنامج Excel من ضمن حزمة Microsoft Office وهو من البرامج القوية المتميزة في التعامل مع جداول البيانات. باستخدامه، يمكنك إنشاء وتنسيق الجداول والمصنفات (مجموعة من جداول البيانات)، وبناء نماذج لتحليل البيانات، وكتابة الصيغ الرياضية، وإجراء العمليات الحسابية، وتوفير الرسوم البيانية الاحترافية. يمكنك أيضًا العمل على إعداد قوائم التدفق النقدي وقوائم الدخل والميزانيات والتقويمات وقوائم الأرباح والخسائر بسهولة، بشرط أن تعرف الطريقة الصحيحة لإنشائها باستخدام Excel.
خطوات
إعداد جدول البيانات
1 افتح برنامج Excel. يمكنك العثور على اختصار للبرنامج على سطح المكتب أو فتح قائمة “ابدأ” وتحديد “البرامج” للنقر فوق رمز Excel.
2 قم بإنشاء مصنف جديد (ملف Excel). افتح قائمة “ملف”، واختر “جديد”، وحدد “مصنف فارغ”، ثم إنشاء ضمن فئة “القوالب المتوفرة” لفتح مصنف جديد فارغ.
3 احفظ المصنف. انقر فوق زر Office (أو انقر فوق علامة التبويب ملف إذا كان لديك إصدار قديم من Excel)، ثم حدد “حفظ باسم” واختر مكان حفظ الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (مثل مجلد “المستندات”)، ثم اكتب اسم المصنف في مربع “اسم الملف”. وتأكد من اختيار نوع الملف “Excel Workbook”.
4 تعرف على علامات التبويب الموجودة في الشريط الموجود أعلى المصنف. علامات التبويب الموجودة هي ملف، القائمة الرئيسية، إدراج، تخطيط الصفحة، الرياضيات، البيانات، المراجعة، والعرض.
5 تعرف على اللغة التي تحتاجها لاستخدام Excel. يعد الإلمام بمصطلحات التكنولوجيا أمرًا مهمًا لتكون قادرًا على استخدام البرنامج بسهولة وفهم أدلة الكيفية.
- الصف عبارة عن قسم يمتد عبر الشاشة من اليمين إلى اليسار (يشار إلى الصفوف بالأرقام على يسار الشاشة).
- العمود عبارة عن مجموعة من البيانات تمتد عموديًا من أعلى إلى أسفل في جدول بيانات ويشار إليها بحرف مكتوب في أعلى العمود.
- الخلية هي أي مربع فردي يمكن وضع البيانات فيه داخل جدول بيانات.
6 تحضير جدول البيانات لتخزين البيانات. يحتوي كل مصنف Excel على 3 جداول بيانات بشكل افتراضي ويفتح جدول البيانات الأول افتراضيًا ويمكنك رؤية علامة التبويب هذه في أسفل النافذة.
7 أعد تسمية جدول البيانات بالنقر فوق علامة التبويب “ورقة” 1. بعد ذلك، اختر إعادة تسمية واكتب اسم جدول البيانات الجديد.
- إذا لزم الأمر، أضف جداول بيانات أخرى عن طريق النقر على يمين جدول “الورقة 3” الثالث، والذي يعرض جدولًا ورقيًا بنجمة على جانبه.
8 اكتب عنوانًا في كل خلية لتحديد محتوى كل عمود في الصف العلوي من كل جدول بيانات. على سبيل المثال، يمكنك كتابة الاسم والتاريخ والكمية وتخصيص الصفوف الموجودة أسفل هذه العناوين للبيانات.
9 احفظ جدول البيانات بشكل متكرر. قد تحتاج إلى حفظ عملك بشكل متكرر عن طريق النقر فوق رمز القرص المرن في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة أو فتح قائمة Office واختيار “حفظ” أثناء إدخال البيانات. يمكنك أيضًا حفظ البيانات بالضغط على زر “Ctrl” على لوحة المفاتيح باستخدام الزر “S”. “.
إدخال البيانات وإدارتها في برنامج Excel
1 ابدأ بإدخال البيانات في خلايا جدول البيانات. يمكنك إدخال عمودين أو صفين اختبار قبل إدخال كل بيانات في جدول البيانات.
- انقر فوق الخلية واكتب البيانات الموجودة فيها.
- لتحرير البيانات بعد إدخالها في الخلية، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الخلية أو قم بتحرير البيانات المعروضة في شريط التحرير الذي يظهر أعلى جدول البيانات (أعلى أحرف العمود مباشرةً).
2 تعرف على كيفية تنسيق الخلايا. يتم استخدام التنسيق “عام” افتراضيًا ويمكنك تغيير الإعدادات لكل خلية أو صف أو عمود بشكل منفصل.
- يمكنك تغيير التنسيق إلى قيمة محددة مسبقًا مثل الأرقام أو التواريخ أو الوقت أو العملة بالنقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار العنوان “عام” في علامة التبويب الرئيسية في الشريط العلوي.
- يمكنك أيضًا تغيير الخط والنمط ومحاذاة الأرقام أو النص باستخدام قسمي “الخط” و “المحاذاة” في الشريط الرئيسي.
- قم بتغيير تنسيق العمود بأكمله عن طريق تحديد الحرف العلوي من العمود ثم إجراء التعديلات.
- قم بتغيير تخطيط الصف بأكمله عن طريق تحديد حرف الصف الموجود على الجانب الأيسر من الشاشة ثم إجراء التعديلات.
3 أدخل البيانات. أضف جميع البيانات إلى جدول البيانات.
- اضغط على زر enter للانتقال إلى الخلية التالية، واضغط على الزر Tab للانتقال إلى الخلية الموجودة على يمين الخلية الحالية، أو استخدم أحد أزرار الأسهم للتنقل بين الخلايا.
- تذكر أن تحفظ عملك!
4 افرز البيانات. حدد البيانات التي تريد فرزها. يمكنك تحديد عمود واحد أو عدة أعمدة وتضمين عناوين نصية إذا كنت ترغب في ذلك.
- تأكد من تحديد أعمدة متعددة إذا كنت تريد الاحتفاظ بصفوف البيانات معًا، حيث يؤدي فرز عمود واحد إلى تغيير ترتيب البيانات في هذا العمود دون التأثير على الأعمدة المجاورة، حيث تظل غير مرتبة.
- حدد علامة التبويب البيانات وانقر على خيار “فرز”. سيظهر مربع فرز أمامك.
- حدد العمود الذي تريد الفرز في قائمة “فرز حسب”. إذا كنت قد أدخلت عناوين في الصف العلوي، فستظهر عناوين الأعمدة في المربع فرز حسب.
- اختر القيم أو لون الخلية أو لون الخط أو أيقونة الخلية. قد ترغب في تحديد “القيم” إذا كنت قد أدخلت نصًا في الخلايا.
- اختر الترتيب الذي تريد تطبيقه عند الفرز. يمكن ترتيب القيم بترتيب تصاعدي أو تنازلي (أبجديًا في النص أو من الأصغر إلى الأكبر في النص والعكس صحيح).
5 تصفية البيانات. حدد البيانات التي تريد تصفيتها بتحديد عمود واحد أو أكثر.
- حدد علامة التبويب “البيانات”، ثم انقر فوق “تصفية” (رمز مسار التحويل) في قسم “الفرز والتصفية”.
- ستظهر الأسهم أعلى كل عمود، وسيؤدي النقر عليها إلى إظهار قائمة بالخيارات في رأس العمود.
- اختر القيم التي تريد استخدامها ثم انقر فوق “موافق” لعرض النتائج. سيتم إخفاء باقي البيانات حتى تتمكن من عرض البيانات التي تمت تصفيتها.
- استرجع بقية البيانات عن طريق تحديد “إلغاء” (رمز على شكل قمع مع علامة X حمراء بجواره) في قسم الفرز والتصفية من علامة التبويب البيانات.
6 ابحث عن نص محدد في المصنف. انقر فوق الخيار “بحث وتحديد” (رمز العدسات) في علامة التبويب الرئيسية.
- انقر فوق خيار “بحث” واكتب النص الذي تبحث عنه.
- اختر Find All لمشاهدة قائمة بجميع تكرارات هذا النص في المصنف الخاص بك (ملاحظة اختر زر الإعدادات في القائمة المنبثقة بحث واستبدال وقم بتغيير ضمن الحدود من ورقة العمل إلى المصنف ثم انقر فوق بحث عن الكل إذا كنت تريد ذلك ابحث في المصنف بأكمله بدلاً من مجرد ورقة العمل الحالية).
7 اطبع المصنف عن طريق فتح قائمة “ملف” وتحديد “طباعة” أو بالضغط على الزر Ctrl على لوحة المفاتيح باستخدام الزر P (Ctrl + P).
- يمكنك معاينة الملف بالنقر فوق زر Office ثم تحريك مؤشر الماوس فوق “طباعة”، حيث سيعطيك هذا الخيار “معاينة قبل الطباعة”. من هذه الشاشة، يمكنك النقر فوق رمز الطباعة في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة.
- يمكنك تغيير إعداد الصفحة وحجمها وحدودها وخيارات أخرى من خلال فتح قائمة إعداد الصفحة في علامة التبويب تخطيط الصفحة. انقر فوق السهم الصغير بجوار “إعداد الصفحة” لتوسيع القائمة.
- غيّر حجم المصنف بأكمله في صفحة واحدة بالانتقال إلى علامة التبويب “تخطيط الصفحة”، ثم النقر على السهم الصغير بجوار خيار “مقياس ليناسب الصفحة”، ثم اختيار “تغيير الحجم” في علامة التبويب “الصفحة” وتعيين الخيار “Fit” كـ “صفحة” واحدة تلو الأخرى “ثم انقر فوق” موافق “.
- لطباعة جزء من جدول البيانات، انقر فوق جدول البيانات، ثم اختر حقل البيانات الذي تريد طباعته عن طريق النقر مع الاستمرار على زر الماوس وسحبه لتغطية التحديد الذي تريد القيام به، ثم انقر فوق زر Office، وحدد ” اطبع “وحدد” قسم “تحت عنوان” طباعة ماذا “. ثم انقر فوق الخيار Agree.
- استخدم القائمة المنسدلة ضمن “الطابعة” لعرض الطابعات المثبتة حاليًا على الجهاز واختيار الطابعة التي تريد استخدامها.
قم بإجراء عمليات حسابية بسيطة
1 استخدم وظيفة الجمع لإجراء عمليات جمع بسيطة. انقر فوق الخلية الفارغة الموجودة أسفل عمود الأرقام التي تريد إضافتها معًا.
- انقر فوق رمز “جمع تلقائي” على يمين شريط علامة التبويب الرئيسي الذي يشبه حرف “M” الأفقي.
- انقر مرة أخرى لعرض الخلية الفارغة ثم مجموع الأرقام في العمود.
2 استخدم رمز يساوي (=) لبدء أي معادلة حسابية. يجب أن تبدأ أي صيغة تريد كتابتها يدويًا (بدلاً من استخدام زر علامة الجمع) برمز يساوي، لذا اكتب علامة يساوي أولاً في الخلية التي تريد ظهور النتيجة فيها.
3 اجمع عمود الأرقام بالكامل. يمكن تحقيق ذلك باستخدام زر “جمع تلقائي” (راجع الخطوة 1 في هذا القسم) أو عن طريق كتابة الصيغة بنفسك.
- اكتب = في خلية فارغة حيث تريد إظهار نتيجة عملية الإضافة، ثم اكتب SUM.
- اكتب قوس فتح “)”، وحرف العمود الأول ورقم الخلية للصف الأول من الحقل الذي تريد جمعه، ثم علامة النقطتين.
- بعد ذلك، اكتب رقم العمود الأخير مع رقم الخلية الأخيرة في النطاق الذي تريد إضافته، ثم أغلق الأقواس بحيث تكون الأرقام داخل الأقواس. على سبيل المثال، يمكن أن تكون الصيغة = SUM (B5 B9). ثم اضغط على زر الإدخال لإضافة أرقام الأعمدة معًا.
4 أضف أرقامًا باستخدام الصيغة الحسابية الخاصة بك. إذا كنت تريد إضافة أرقام غير محاذية في عمود واحد، يمكنك إنشاء الصيغة الخاصة بك لإجراء عملية الجمع.
- انقر فوق خلية فارغة حيث تريد عرض المجموع.
- ثم اكتب = وانقر على الخلية الأولى التي تريد إضافتها، أو اكتب حرف العمود ورقم الصف من الرقم الأول (مثل B2).
- اكتب + ثم انقر فوق الخلية التالية التي تريد إضافتها، أو اكتب حرف العمود ورقم الصف للرقم الثاني. على سبيل المثال، اكتب = B2 + C5 وكرر العملية حتى تحدد جميع الأرقام التي تريد جمعها معًا، ثم اضغط على زر الإدخال لحساب النتيجة.
5 اطرح بنفس طريقة الجمع، مضيفًا إشارة سالبة بدلاً من علامة زائد. في خلية فارغة، اكتب الرمز = وحرف العمود ورقم الصف والرمز – متبوعًا بالرقم الثاني. على سبيل المثال، اكتب = D5-C5 واضغط على Enter لإظهار نتيجة الحساب.
قم بإنشاء رسومات مرئية
1 قم بإنشاء رسم بياني عن طريق تحديد البيانات التي تريد رسمها بيانيًا.
- ابحث عن علامة التبويب إدراج ومجموعة الرسم البياني.
- انقر فوق نوع المخطط واختر نوع الرسم البياني الفرعي الذي تريد استخدامه.
2 قم بإنشاء جدول عن طريق تحديد منطقة الخلايا التي تريد تحويلها إلى جدول. يمكن أن تحتوي هذه الخلايا على بيانات أو يمكن أن يكون بعضها فارغًا.
- ابحث عن علامة التبويب الأصل ومجموعة الأنماط، ثم انقر على “تنسيق الجدول” في مجموعة الأنماط ضمن علامة التبويب الأصل.
- اختر نمط الجدول من بين العديد من الخيارات المتاحة.
3 قم بتمييز الخلايا أو اختر إطارًا لها. حدد منطقة الخلايا التي تريد تطبيق هذا التعديل عليها.
- انتقل إلى علامة التبويب الرئيسية ثم إلى مجموعة الخط.
- انقر فوق علامتي التبويب “الخط” و “الحدود”.
- اختر النمط المناسب من مربع الحوار.
- لتمييز الخلايا، انتقل إلى علامة التبويب الرئيسية ومجموعة الخط.
- انقر فوق علامتي التبويب “خط” و “تعبئة”، ثم اختر لون تظليل من اختيارك.
أفكار مفيدة
- اعلم أن الإرشادات المذكورة أعلاه هي مجرد تعليمات بسيطة لبرنامج Excel حيث توجد صيغ رياضية والعديد من الوظائف الأخرى في هذا البرنامج القوي.
- يعتمد هذا الدليل على Excel 2007 وقد تجد اختلافات طفيفة بين إصدارات البرامج وقد تتسبب الإعدادات ونظام التشغيل في ظهور شاشتك بشكل مختلف قليلاً.
- إذا كنت بحاجة إلى مساحة أكبر على شاشة الكمبيوتر، فقم بتصغير الشريط بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه واختيار “تصغير الشريط”.