توفر هذه المقالة إرشادات خطوة بخطوة تعلمك كيفية إنشاء قاعدة بيانات باستخدام Microsoft Access.
خطوات
1 قم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة. قم أولاً بتشغيل Access وافتح القائمة File → New.
2 اختر قاعدة بيانات فارغة لبناء قاعدة البيانات من البداية.
3 سيظهر الجدول 1 على الشاشة. انقر فوق خيار “انقر لإضافة”.
4 أدخل بيانات أول اثنين من الموظفين. اكتب Ahmed، ثم اضغط على Enter للانتقال إلى العمود التالي، ثم اكتب Khaled. ثم اضغط على enter مرتين للانتقال إلى العمود الثاني من الصف الثاني واكتب محمد، ثم اضغط على Enter واكتب علي.
5 يجب عليك تغيير التصميم في هذه المرحلة لأنه لا يحتوي على رؤوس جدول لتتمكن من استخدام أرقام تعريف الموظف. قم بإجراء هذه التغييرات بالنقر فوق القائمة المنسدلة “عرض” في علامة التبويب الرئيسية بشريط الأدوات ثم تحديد طريقة العرض “تصميم”.
6 اكتب “الموظفون” كاسم للجدول عندما يظهر مربع “حفظ باسم” في علامة التبويب أسفل شريط القائمة، ثم انقر فوق “موافق”.
7 يمكنك تعديل التصميم بعد كتابة بعض البيانات بالانتقال إلى طريقة العرض “تصميم”.
8 بعد أن تكون في عرض “التصميم”، اكتب “رقم الموظف” بدلاً من حقل “المعرف”.
9 انقر فوق الزر “Tab” على لوحة المفاتيح واختر “رقم” في القائمة المنسدلة “نوع البيانات”.
10 تغيير “field1” ليكون الاسم الأول وتغيير “field2” ليكون الاسم الأخير.
11 ارجع إلى طريقة عرض جدول البيانات بفتح قائمة “عرض”، ثم “عرض جدول البيانات”.
12 انقر فوق “موافق” عندما يُطلب منك حفظ الجدول.
13 اكتب أرقام 2011 و 2012 في العمود الأول من الجدول.
14 بعد اكتمال الجدول، قم بحفظه بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب “الموظفون” ثم النقر فوق خيار حفظ.
15 قم بإنشاء جدول يحتوي على معلومات العنصر. لإنشاء جدول ثانٍ لتخزين معلومات حول الأجهزة الرقمية التي يستخدمها الموظفون، حدد علامة التبويب إنشاء في شريط الأدوات وانقر على خيار الجدول.
16 انقر فوق الخيار “انقر للإضافة”، ثم اكتب “Nokia” واضغط على Enter. ثم أدخل “iPhone” واضغط على زر الإدخال مرتين. تعد كتابة “Nokia” و “iPhone” مجرد أمثلة ويمكنك استخدام أي مخطط رقمي يناسب شركتك.
17 يجب تعيين كل عنصر للموظف الذي يمتلكه. انقر على القائمة المنسدلة “عرض” في علامة التبويب الرئيسية بشريط الأدوات، ثم حدد طريقة العرض “تصميم”.
18 أدخل اسم الجدول “إلكترونيات” وانقر فوق “موافق”.
19 في “طريقة عرض التصميم”، اكتب القيمة “رقم الموظف” بدلاً من حقل “المعرف”.
20 اضغط على زر Tab في قائمة البيانات المنسدلة وحدد رقم.
21 اكتب “كود الهوية” بدلاً من “Field1” واكتب “الوصف” بدلاً من “Field2”.
22 تم تعيين حقل “رقم الموظف” كحقل “مفتاح أساسي” والذي يمنعك من إدخال بيانات مكررة في هذا الحقل. إذا كان لدى الموظف أجهزة متعددة، فستحتاج إلى تغيير هذا الإعداد بحيث يمكنك إدخال رقم الموظف نفسه عدة مرات.
23 انقر فوق أي مكان في حقل رقم الموظف داخل الجدول وانقر فوق الزر “المفتاح الرئيسي” في شريط الأدوات لحذف إعداد المفتاح الأساسي من هذا الحقل.
24 العودة إلى “عرض جدول البيانات” بفتح القائمة “عرض” في شريط الأدوات. ثم انقر فوق “موافق” عندما يُطلب منك ذلك لحفظ الجدول. اكتب 2011 كرقم الموظف في أول عنصر إلكتروني في القائمة ثم تابع أو اتبع الصورة أدناه.
25 إنشاء علاقات بين الجداول. يمكنك إدخال البيانات في الجدول بعد إعداد تصميم الجدول.
26 أولاً، قم بحفظ وإغلاق كل جدول بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب كل جدول وتحديد “إغلاق”، ثم انقر فوق “موافق” عندما يُطلب منك ذلك.
27 بعد ذلك حدد علامة التبويب “أدوات قاعدة البيانات” وانقر فوق الزر “العلاقات”.
28 عندما يظهر مربع الحوار “إظهار الجدول”، انقر فوق اسم كل جدول على حدة، ثم انقر فوق الخيار “إضافة” وانقر فوق الخيار “إغلاق”.
29 اسحب حقل “رقم الموظف” من مربع “الموظفون” وقم بإفلاته أعلى حقل “رقم الموظف” في مربع “الإلكترونيات”.
30 سيؤدي القيام بذلك إلى إظهار مربع الحوار “علاقات”. تحقق من فرض التكامل المرجعي وانقر فوق إنشاء.
31 تتيح لك أداة “العلاقات” إنشاء ارتباط بين جدولي بيانات. يجب أن ترى بعد ذلك خطًا بين الجدولين بالقيمة 1 على جانب الموظفين ورمز اللانهاية على جانب الإلكترونيات. يصف هذا السطر ارتباط واحد لكثير يمكن أن يمتلك الموظف أجهزة متعددة، ولكن يتم تخصيص كل جهاز لموظف واحد فقط.
32 قم بإنشاء نموذج لإدخال البيانات وعرضها. بعد ربط الجدولين، يمكنك إنشاء نموذج يسهل إضافة الموظفين والأجهزة.
33 انقر فوق الخيار “إنشاء” من “المساعد” في شريط الأدوات.
34 اختر “جدول” عندما يظهر مربع “مساعد النموذج” “الموظف” من قائمة الجداول / الاستعلامات وانقر فوق زر السهم المزدوج لإضافة كافة الحقول إلى قائمة الحقول المحددة.
35 بعد ذلك، انقر فوق الخيار “جدول” في قائمة “جداول / استعلامات” إدخال إلكترونيات، انقر فوق رمز التعريف، وانقر فوق السهم الفردي.
36 أخيرًا، انقر فوق “الوصف” ثم انقر فوق السهم الفردي وانقر فوق الزر “متابعة”.
37 عندما تظهر رسالة الخطأ “كيف ترغب في عرض البيانات” يظهر مربع، انقر على خيار “حسب الموظفين”، ثم اختر “نموذج مع نماذج فرعية” وانقر على خيار متابعة.
38 بعد ذلك، انقر فوق جدول البيانات، والمتابعة، والنهاية لإعطاء النماذج أسماءها الافتراضية وفتح النموذج لعرض البيانات.
39 سيفتح النموذج على الشاشة لعرض تفاصيل الموظف الأول في جدول الموظفين وعرض الأجهزة الإلكترونية المخصصة لذلك الشخص.
40 يمكنك الانتقال من موظف إلى آخر باستخدام أدوات التنقل الموجودة أسفل الشاشة. ستجد هناك أيضًا زر “سجل جديد (فارغ)” يمكن النقر فوقه لإضافة موظف جديد. سيقوم Access تلقائيًا بربط أي عنصر إلكتروني جديد بالموظف الحالي.