يمكن أن تؤدي إضافة قائمة منسدلة إلى ورقة عمل Excel 2007 إلى تسريع إدخال البيانات من خلال توفير قائمة بالعناصر التي يمكن للمستخدمين الاختيار منها بدلاً من كتابة المعلومات في كل مرة. تعرض الخلية الموجودة في ورقة العمل حيث تقوم بإدراج القائمة المنسدلة سهمًا بحيث يمكنك إدخال البيانات في الخلية عن طريق النقر فوق السهم واختيار العنصر الذي تريد إدخاله. بعد قراءة هذه المقالة، ستتمكن من إدراج قائمة منسدلة في بضع دقائق فقط، مما سيؤدي إلى تسريع عملية إدخال البيانات بشكل كبير.
خطوات
1 افتح جدول البيانات الذي تريد إضافة قائمة منسدلة فيه.
2 قم بإنشاء قائمة بالعناصر التي ستظهر في القائمة المنسدلة. اكتب العناصر بالترتيب الذي تريده أن تظهر في القائمة المنسدلة. يجب أن تكون العناصر في عمود أو صف واحد ويجب ألا تحتوي على أي خلايا فارغة.
- يمكنك أيضًا النقر فوق علامة تبويب ورقة العمل التي تريد إدخال البيانات فيها لإنشاء قائمة بالعناصر في ورقة عمل منفصلة. اكتب البيانات، ثم قم بتمييزها، وانقر بزر الماوس الأيمن على نطاق الخلايا المظللة، ثم انقر على خيار “تسمية حقل” من القائمة التي تظهر. اكتب اسم نطاق الخلايا في مربع الاسم وانقر فوق الزر “موافق”. يمكنك بعد ذلك حماية ورقة العمل أو إخفاؤها لمنع المستخدمين الآخرين من تعديل القائمة.
3 انقر فوق الخلية حيث تريد إدراج القائمة المنسدلة.
4 انقر فوق علامة التبويب “بيانات” على شريط أدوات Microsoft Excel 2007.
5 انقر فوق الزر “التحقق من البيانات” في مجموعة “أدوات البيانات”. سيظهر هذا مربع حوار التحقق من البيانات.
6 انقر فوق علامة التبويب “إعدادات”، ثم انقر فوق “قائمة” في القائمة المنسدلة “السماح”.
7 انقر فوق الزر “تغيير الحالة” في الجزء السفلي من مربع المصدر. حدد قائمة العناصر التي تريد عرضها في القائمة المنسدلة.
- إذا قمت بإنشاء اسم مجال في الخطوة السابقة، فاكتب علامة (=) متبوعة باسم المجال في مربع “المصدر”.
8 حدد أو ألغ تحديد مربع “تجاهل المسافات”، اعتمادًا على ما إذا كنت تريد ترك الخلية فارغة أم لا. تأكد من تحديد خيار “القائمة المنسدلة في خلية”.
9 انقر فوق علامة التبويب “رسالة الإدخال” لعرض رسالة عند النقر فوق الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة. تأكد من تحديد المربع “إظهار رسالة الإدخال عند تحديد الخلية”، ثم اكتب “Header” و “Input message” المعلومات التي تريد عرضها في مربع الرسالة.
10 انقر فوق علامة التبويب “تنبيه خطأ” لعرض رسالة خطأ عند إدخال بيانات خاطئة في الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة. تأكد من تحديد الخيار “إظهار تنبيه الخطأ بعد إدخال بيانات غير صحيحة”. يمكنك أيضًا عرض تحذير أو إشعار بدون منع إدخال البيانات الخاطئة عن طريق تحديد الخيار “تحذير” أو “معلومات” من القائمة المنسدلة “تنسيق”. يمكنك أيضًا تحديد خيار “إيقاف” من القائمة المنسدلة “تنسيق” لعرض رسالة ومنع إدخال بيانات غير صحيحة في الخلية. بعد ذلك، اكتب “العنوان” و “رسالة الخطأ” البيانات التي تريد عرضها.
11 انقر فوق “موافق” لحفظ معايير التحقق من البيانات وإنشاء القائمة المنسدلة.
أفكار مفيدة
- انقر فوق الخلية التي تحتوي على القائمة المنسدلة لحذف القائمة المنسدلة. حدد الخلية التي تحتوي على القائمة، وانقر فوق علامة التبويب “البيانات” في شريط أدوات Microsoft Excel 2007، وانقر فوق الزر “بيانات صالحة” في مجموعة “أدوات البيانات”. بعد ذلك، انقر فوق علامة التبويب “الإعدادات”، ثم انقر فوق الزر “حذف الكل”، وأخيراً على الزر “موافق”.
- إذا كان النص في الإدخال في القائمة المنسدلة أطول من عرض الخلية التي تحتوي على القائمة نفسها، فقم بتغيير عرض الخلية لإظهار كل النص الموجود بداخلها.