كيفية إرسال الفاكس

سواء كنت تتعلمها لأول مرة أو استخدمتها منذ سنوات ولكنك نسيت، فمن المفيد أن تتعلم كيفية استخدام جهاز الفاكس للمراسلات. لا تفكر أبدًا في أنها خارج نطاق الاستخدام تمامًا، على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد سحب البساط من أسفل جهاز الفاكس، إلا أنه لا يزال مطلوبًا ويتم تطبيقه في بعض الخدمات والبلدان حتى الآن. تعرف على الفروق بين أجهزة الفاكس المختلفة، حتى لا تضطر إلى قراءة دليل التعليمات باستمرار لكل جهاز أو جهاز فاكس. تعرف على آلية الإرسال وكيفية استخدام الفاكس بشكل صحيح. أدخل صفحة الغلاف، التي تُستخدم في معظم حالات إرسال الفاكسات، ثم اكتب رقم فاكس المستلم واكتب رسالتك. لن تحتاج إلى أكثر من ذلك.

خطوات

قبل إرسال الفاكس

1. 1 اصنع ورقة الغلاف. لاحظ أن أجهزة الفاكس تُستخدم عادةً بشكل مشترك في المكاتب أو من قبل أكثر من شخص يعمل في نفس الشركة أو الكيان، وبما أنه من الممكن أن يرى أشخاص مختلفون رسالتك المرسلة بالفاكس، فمن الأفضل استخدام ما يسمى بورقة الغلاف، مما يضمن لك تغطية الورقة التي تحتوي على الرسالة، وأن تصل الرسالة إلى الشخص المناسب عن طريق الفاكس فقط.

   • تحتوي ورقة غلاف الفاكس على مجموعة من البيانات، مثل اسم المستلم ومحتوى الفاكس وعدد الصفحات التي يحتوي عليها. كما يجب أن تتضمن معلومات عن المرسل، مثل اسمه ورقم فاكسه، حتى يتمكن الطرف المتلقي للرسالة من التعرف على هوية المرسل ومن ثم الرد عليها بشكل صحيح عند الحاجة.

2. 2 اطلب رقم الفاكس. بعد إدخال ورقة الغلاف، ستحتاج في الخطوة التالية إلى الضغط على رقم الفاكس من خلال لوحة الأرقام بالجهاز، تمامًا كما تفعل مع أجهزة الهاتف. مع معظم أجهزة الفاكس الحديثة، لن تحتاج إلى إدخال رقم المنطقة عند إرسال فاكس محلي، بينما ستحتاج إلى القيام بذلك للأرقام الإقليمية (في مدن أخرى). قد يطلب جهاز الفاكس الخاص بك كتابة رمز المنطقة، بغض النظر عن موقعك. ابحث على الإنترنت أو اطلب معرفة كيفية تشغيل جهاز الفاكس المتاح والتعرف على رموز المنطقة المختلفة.

   • في بعض الحالات، ستحتاج إلى كتابة رمز البلد الخاص بالفاكس (عادةً ما يكون هو نفسه رمز الهاتف). على الرغم من أنك ترسل رقم فاكس محليًا بدلاً من رقم خارجي (في دولة أخرى)، فهذا هو الوقت الذي يطلب منك الجهاز إدخال رمز المنطقة. من ناحية أخرى، سيتعين عليك كتابة رمز الفاكس الدولي للبلد الذي ترسل إليه عند الاتصال برقم فاكس في بلد آخر.
   • ستحتاج عادةً إلى الضغط على 9 (أو رقم مخصص آخر) قبل إرسال أرقام الفاكس في البلدان الأخرى. اطلع على الخصائص أو الخطوات المتبعة في التعامل مع آلة الفاكس المستخدمة.
   • تأكد من أنك تستخدم رقم الفاكس وليس رقم هاتف الشخص الذي تحاول الاتصال به. عادةً ما يتم إدراج أرقام الهواتف بجوار أرقام الفاكس في بطاقات الهوية، ولأنها متشابهة نسبيًا، فقد يسيء القارئ استخدام الاثنين. قد يؤدي ذلك إلى عدم إرسال الفاكس وعدم اكتمال العملية بشكل صحيح، لذا تأكد من أنك تستخدم البيانات الصحيحة.

3. 3 حدد الطريقة الصحيحة لإدخال الورق في الجهاز. يجب وضع الأوراق التي يتم إرسالها بالفاكس في الاتجاه الصحيح حتى يتم الإرسال، تمامًا كما يتم وضع الورق في طابعة إلكترونية. يقوم جهاز الفاكس بمسح محتوى الصفحة ضوئيًا، لذلك إذا وضعت الورقة رأسًا على عقب، فسيتم مسح الجزء الخلفي “الفارغ” وسيحتوي الطرف الآخر على صفحة فارغة فقط. تأكد من توجيه الورق بشكل صحيح قبل متابعة الخطوات التالية.

   • تختلف طريقة تغذية أجهزة الفاكس بالورق، لكن كن مطمئنًا إلى أنه يجب أن تكون هناك صور إرشادية على الجهاز تخبرك بالاتجاه الصحيح لوضع الأوراق. بالقرب من المنطقة التي يأتي بها الورق، ابحث عن رمز أو رمز على شكل ورقة مطوية في زاوية. سترى من خلال هذه الصورة الإرشادية الجانب الذي من المفترض أن يكون فيه الخطاب المكتوب والجانب الذي من المفترض أن يكون على الجانب الفارغ من الورقة.
     • إذا كانت الزاوية المطوية للورقة تحتوي على الخطوط، فسيتم إدخال الأوراق في الفاكس بحيث يكون الوجه الفارغ مواجهًا لك ؛ أي ورقة مقلوبة.
     • إذا كانت الزاوية المطوية من الورقة فارغة، فيجب إدخال الأوراق في الفاكس مع توجيه الجانب المكتوب إليك ؛ يتم تقويم أي ورقة كما لو كنت تقرأها.

4. 4 استخدم المعدات الصحيحة لإرسال الفاكس. تعمل أجهزة الفاكس بشكل أفضل مع الورق ذي الحجم القياسي، مما يعني أن محاولة إرسال أوراق بأحجام غير تقليدية قد لا تعمل بشكل صحيح ويمكن أن تدمر الجهاز نفسه. إذا كنت ترغب في إرسال شيء ما بحجم غير قياسي من الورق، كما هو الحال مع الإيصالات وما شابه، فستحتاج أولاً إلى نسخه مع آلة النسخ على ورقة ذات حجم قياسي، ثم استخدام تلك النسخة للفاكس.

   • الحجم القياسي التقليدي لمعظم أجهزة الفاكس – كما هو الحال مع الطابعات – هو A4.

إرسال الفاكس

1. 1 تعرف على كيفية استخدام جهاز الفاكس للإرسال. بعد تنفيذ الخطوات المذكورة أعلاه، كل شيء جاهز للإرسال. تأكد من استخدام ورقة بالحجم الصحيح وتحتوي على النص المراد إرساله وكتابة الرقم الصحيح. يمكنك الآن النقر فوق “إرسال”. يجب أن يكون هذا الزر كبيرًا وواضحًا أمامك. تهانينا، لقد وصل الفاكس!

   • ستلاحظ أنه بمجرد الضغط على “إرسال”، سيصدر جهاز الفاكس مجموعة من الأصوات والصفير. وهو أمر طبيعي. تشير هذه الأصوات إلى وجود استجابة بين جهاز الفاكس والأجهزة الأخرى. ستلاحظ أيضًا بعد فترة صوت صفير طويل وواضح يشير إلى أنه تم استلام الرسالة بنجاح. في المقابل، سوف تسمع رنين تحذير مزعجًا في حالة حدوث مشكلة وعدم نجاح الإرسال. ثم يجب عليك متابعة جميع خطوات الإعداد والتحقق من جهاز الفاكس للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح ومعرفة سبب المشكلة.

2. 2 استخدم الإنترنت لإرسال فاكس. يمكنك استخدام الإنترنت لإرسال فاكس عبر مجموعة من الخدمات الإلكترونية. قد يكون مجانيًا أو مجانيًا لفترة محدودة وبعد ذلك سيبدأ تحصيل رسوم مقابل استخدام الخدمة. لكن من ناحية أخرى، يعتبر الكثيرون هذه الخدمات استثمارًا جيدًا، فمن ناحية، فهي سهلة الاستخدام، وبديل رائع في حال احتجت إلى إرسال فاكس بشكل متقطع ولا ترغب في تحمل تكلفة شراء جهاز فاكس أو التعامل مع الخدمات المعقدة، مثل “FedEx”. (فيديكس).

   • PamFax هي واحدة من الخدمات الرائعة التي يمكن استخدامها عبر Skype. فقط لاحظ أنه يكلفك رسومًا مالية بسيطة.
   • HelloFax يعمل بشكل جيد مع Google Drive ويسمح لك بإرسال العديد من مستندات Google بالفاكس. لاحظ أنك تعمل مجانًا لعدد معين من الفاكسات ثم تبدأ في تحصيل الرسوم.

3. 3 استخدم البريد الإلكتروني لإرسال الفاكس. قد يكون من الممكن بالنسبة لك استخدام خدمات البريد الإلكتروني لإرسال أرقام الفاكس، دون أي رسوم إضافية، اعتمادًا على مدى توفر تلك الخدمة وتغطيتها لرقم الفاكس نفسه. في المقابل، لاحظ أنك لن تكون حراً في إرسال محتوى مخصص عبر البريد الإلكتروني، وهناك بعض القيود والقيود على هذا النوع من الخدمات.

   • يمكنك التحقق مما إذا كانت الخدمة البريدية تغطيها أم لا من خلال البحث عبر الإنترنت. X مصدر البحث
   • هذه هي الصيغة التي تمكنك من إنشاء عنوان يمكنك إرسال البريد الإلكتروني إليه للوصول عن طريق الفاكس “[email protected]”
   • قم بإزالة علامات الاقتباس واستبدال الأرقام برقم الفاكس (الذي يحتوي على رمز الدولة والمنطقة)، و (First_Last) باسم الشخص الذي تراسله.
   • لاحظ أن النص الموجود في مربع تحرير النص فقط هو الذي سيظهر في الفاكس. على سبيل المثال، لا يمكنك إرفاق مستندات PDF أو صور أو وسائط أخرى برسالة بريد إلكتروني.

أفكار مفيدة

• تأكد دائمًا من إدخال الرقم الكامل، بما في ذلك الرقم المنطقي ورمز البلد ورقم الاتصال الدولي لجهاز الفاكس (قد يكون 9 أو 1).
• يحتوي كل جهاز فاكس على تعليمات الاستخدام الخاصة به، والتي يتم تضمينها في كتيب دليل المستخدم. استفد من معرفة هذه المعلومات مسبقًا بدلاً من إثقال كاهل نفسك بالتعلم عن طريق التجربة والخطأ!

تحذيرات

• لن يكون من المناسب استخدام الفاكس للرسائل شديدة الخصوصية أو التي تحتوي على معلومات سرية. اعلم أن العديد من الأشخاص قد يرون محتوى الفاكس على الطرف الآخر، وليس الشخص الذي تريد إرساله فقط. تأكد من انتظار الطرف الآخر لتلقي الرسالة قبل أي شخص آخر أو أنه يستخدم جهاز فاكس شخصي.

الأشياء التي سوف تحتاجها

• ورق غلاف

• الأوراق إلى الفاكس

• رقم الجهة المستلمة للفاكس

• جهاز فاكس أو كمبيوتر